Politique de confidentialité

1.1 Responsable du traitement. Le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette politique est FIZ PT, Unipessoal Lda (« la société FIZ » ou « nous »). La société FIZ a pour NIPC (numéro d’identification de personne morale) 517696835 et son siège est situé Rua do Cais do Tojo, 24, 2.º, 1200‑082 Lisboa, Portugal.

1.2 Contact. Pour toute question relative aux données personnelles, y compris l’exercice des droits décrits à la section 12, chacun peut écrire à [email protected] ou à l’adresse indiquée ci‑dessus. Toute personne qui a accès à un compte FIZ peut aussi utiliser le chat d’assistance de FIZ.

1.3 Champ d’application. Cette politique s’applique au site fiz.co, à l’application web app.fiz.co et aux applications mobiles FIZ (ensemble, « FIZ »). Elle s’applique aussi au blog de FIZ, sur blog.fiz.co, au centre d’aide, sur help.fiz.co, à la documentation de l’API de FIZ, sur api.fiz.co, et aux personnes qui nous contactent. Elle s’applique en outre au Conseiller IA FIZ, sur af.fiz.co (sections 8.5 et 8.6). Elle ne s’applique pas aux sites ou services de tiers vers lesquels FIZ renvoie par des liens. Elle ne s’applique pas non plus aux services de tiers que l’utilisateur décide de connecter à FIZ, qui ont leurs propres politiques. L’annuaire d’entreprises de diretorio.fiz.co n’est pas couvert par cette politique, qui ne le traite que comme source de données (section 3.10).

1.4 Lien avec les Conditions générales. Cette politique complète les Conditions générales de FIZ.

2.1 Dans cette politique, les termes suivants ont le sens indiqué ci‑dessous :

• La société FIZ : la société FIZ PT, Unipessoal Lda, responsable du traitement (section 1).
• FIZ : le service, c’est‑à‑dire le site, l’application web et les applications mobiles. Les Conditions générales l’appellent « Plateforme » et y incluent aussi le Conseiller IA FIZ, sur af.fiz.co, dont cette politique traite aux sections 8.5 et 8.6.
• Données personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, par exemple le nom, le NIF, l’adresse e‑mail ou l’adresse IP.
• Traitement : toute opération portant sur des données personnelles, comme la collecte, la conservation, la consultation, l’envoi ou l’effacement.
• Responsable du traitement : la personne ou l’entité qui décide à quelles fins et de quelle manière les données sont traitées.
• Sous-traitant : la personne ou l’entité qui traite des données pour le compte du responsable du traitement et selon ses instructions.
• Utilisateur : la personne qui utilise FIZ, avec ou sans compte, y compris les membres de l’équipe et les comptables invités sur un compte.
• Titulaire du compte : la personne physique ou l’entreprise à qui appartient le compte. La personne physique peut être, par exemple, un travailleur indépendant ou une personne qui utilise FIZ uniquement pour l’IRS. Dans les Conditions générales, il est appelé « utilisateur ».
• Compte : le profil du titulaire du compte dans FIZ, avec ses données et ses membres.
• AT : l’Autoridade Tributária e Aduaneira, l’administration fiscale et douanière portugaise, y compris le Portal das Finanças et l’e‑Fatura.
• Seg. Social : la Segurança Social, la sécurité sociale portugaise, y compris l’Instituto da Segurança Social, I.P., et les instituts de sécurité sociale des Régions autonomes des Açores et de Madère ; son portail en ligne, Segurança Social Direta, est ici désigné Seg. Social Direta.
• NIF : le numéro d’identification fiscale.
• NISS : le numéro d’identification de la sécurité sociale.
• SAF‑T : le fichier normalisé, au format défini par l’AT, qui contient les données de facturation et de comptabilité.
• CAE : le code de la classification portugaise des activités économiques (Classificação Portuguesa de Atividades Económicas), qui identifie l’activité exercée.
• IUC : l’imposto único de circulação, la taxe que les propriétaires de véhicules paient chaque année.
• EORI : le numéro qui identifie, dans l’Union européenne, les personnes qui importent ou exportent des marchandises.
• Open banking : la connexion, autorisée par l’utilisateur auprès de sa banque, qui permet à un prestataire agréé de lire les comptes, les soldes et les opérations bancaires et de les transmettre à FIZ.
• Anonymiser : modifier les données de façon qu’elles ne permettent plus d’identifier une personne, sans retour en arrière possible. Les données anonymisées ne sont plus des données personnelles.
• Identifiants : le nom d’utilisateur, le mot de passe, les codes de confirmation et les clés d’accès (jetons) qui permettent de se connecter au Portal das Finanças ou à Seg. Social Direta, ou d’accéder aux services correspondants. Les Conditions générales les appellent « identifiants d’accès ».
• Bouclier fiscal (en portugais « Escudo Fiscal ») : la responsabilité que la société FIZ assume pour les erreurs qu’elle commet elle-même dans certaines déclarations déposées ou confirmées via FIZ. Ses règles figurent à l’article 10 des Conditions générales.
• Consentement : autorisation libre, spécifique, éclairée et univoque, que la personne qui la donne peut retirer à tout moment.
• IA : l’intelligence artificielle, c’est‑à‑dire des programmes qui génèrent des réponses ou extraient des données de manière automatique.
• RGPD : le règlement (UE) 2016/679, règlement général sur la protection des données.
• EEE : l’Espace économique européen, c’est‑à‑dire l’Union européenne, l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège.
• Assistant d’IA de FIZ : l’assistant intégré à l’application (« Assistant fiscal IA »), qui répond à partir des données du compte (section 8.1(a)). Nous l’appelons aussi « assistant d’IA ».
• Conseiller IA FIZ : l’assistant disponible sur af.fiz.co, qui répond à des questions générales sur les impôts et les cotisations, avec ou sans compte (sections 8.5 et 8.6).

3.1 Données fournies par l’utilisateur. Lorsqu’il crée un compte et utilise FIZ, l’utilisateur nous fournit :

• (a) les données du compte : nom, adresse e‑mail et, s’il le souhaite, photo. FIZ n’utilise pas de mot de passe propre : la connexion se fait avec un code envoyé par e‑mail ou avec un compte externe (section 3.5) ;
• (b) les données de l’activité ou de l’entreprise : nom et nom commercial, NIF, date de naissance (pour les travailleurs indépendants), adresse, téléphone, site web, e‑mail et IBAN. S’y ajoutent le CAE, le régime d’IVA, la tranche de revenu mensuel, le logo et le fait d’avoir ou non des salariés. Enfin, si l’utilisateur les indique, le NIF du comptable certifié et les adresses e‑mail auxquelles FIZ envoie automatiquement le fichier SAF‑T ;
• (c) les factures, reçus, dépenses et autres documents qu’il émet dans FIZ, téléverse ou transfère par e‑mail à une adresse FIZ ;
• (d) les données pour la déclaration d’IRS (impôt portugais sur le revenu des personnes physiques) : revenus et dépenses, biens immobiliers et locations, et NIF des payeurs de revenus, des bailleurs et des locataires. S’y ajoutent les comptes et valeurs mobilières à l’étranger, ainsi que le NISS et l’IBAN pour le remboursement ;
• (e) les identifiants de l’AT et de la Seg. Social, s’il souhaite que FIZ importe ses données ou dépose des déclarations (section 6) ;
• (f) les données pour payer l’abonnement : nom, adresse e‑mail, adresse postale et, pour MB WAY, numéro de téléphone mobile. Les données complètes de la carte sont saisies dans le formulaire du prestataire de paiement et FIZ ne les conserve pas ;
• (g) s’il active la réception de paiements de ses clients : les données de l’entreprise et du représentant exigées par le prestataire de ces paiements et l’IBAN pour les encaissements. Les données du représentant exigées par ce prestataire sont le nom, la date de naissance, l’adresse et le téléphone. Nous recueillons ces données dans un formulaire FIZ et les transmettons à ce prestataire, qui peut également demander une pièce d’identité pour vérifier l’identité ;
• (h) les messages et pièces jointes envoyés au support, les évaluations des réponses et les conversations avec l’assistant d’IA ;
• (i) s’il relie le compte à un bot FIZ dans une application de messagerie : l’identifiant de la conversation et le nom d’utilisateur.

3.2 Données de l’AT et de l’e-Fatura. Si l’utilisateur connecte FIZ au Portal das Finanças, nous importons, en son nom :

• (a) l’identification et la situation fiscale : nom, NIF, date de naissance, sexe, nationalité, résidence fiscale, service des finances de rattachement, date de début d’activité, CAE et régimes d’IVA et d’IRS. S’y ajoutent le statut de résident non habituel, le numéro EORI, le comptable certifié, les adresses, l’IBAN et les véhicules enregistrés auprès de l’AT ;
• (b) les déclarations et les paiements : déclarations d’IRS et d’IVA, déclarations de début, de modification et de cessation d’activité et leurs justificatifs, IUC, compte courant fiscal et notifications de l’AT. Lorsque les notifications de l’AT comportent une amende, nous importons aussi du Portal das Finanças les paiements de cette amende, pour montrer à l’utilisateur si elle a déjà été payée. Les données relatives aux amendes peuvent être considérées comme des données relatives aux infractions, que le RGPD protège de manière particulière (art. 10). Nous les utilisons uniquement pour montrer à l’utilisateur sa propre situation vis‑à‑vis de l’AT (section 4.2) et pour examiner les demandes au titre du Bouclier fiscal (section 4.14). Nous ne les utilisons pas à d’autres fins. Nous ne les communiquons à d’autres entités, en dehors de nos prestataires (section 9.2), que lorsque la loi l’exige ou pour défendre des droits dans le cadre de ces demandes (section 9.4(c) et (d)) ;
• (c) les factures et dépenses de l’e‑Fatura, avec le NIF, le nom et l’activité des fournisseurs. Les dépenses de santé ne sont importées qu’avec le consentement prévu à la section 5.3 ;
• (d) le foyer fiscal enregistré auprès de l’AT : nom et NIF du conjoint et des personnes à charge ;
• (e) les données préremplies et les simulations de la déclaration d’IRS, y compris les revenus, les retenues à la source et les cotisations sociales. Les cotisations syndicales et le taux d’incapacité ne sont importés qu’avec le consentement prévu à la section 5.3.

3.3 Données de la Seg. Social. Si l’utilisateur connecte FIZ à Seg. Social Direta, nous importons son identification : NISS, nom, date de naissance, NIF, coordonnées, adresse et IBAN. Nous importons aussi la situation et le régime de cotisation, le taux de cotisation, les exonérations et les déclarations trimestrielles, avec leurs justificatifs. S’il est employeur, nous importons également les données des salariés enregistrés auprès de la Seg. Social : NISS, nom, type, dates et conditions du contrat, rémunérations et taux de cotisation.

3.4 Données bancaires. Si l’utilisateur connecte un compte bancaire (open banking, via un prestataire de connexion bancaire) ou téléverse des relevés, nous recevons les comptes, les soldes et les opérations. Pour chaque opération, nous recevons le montant, la date, le libellé, la catégorie, le commerçant et les noms des payeurs ou des bénéficiaires. La connexion bancaire repose sur une autorisation que l’utilisateur donne à ce prestataire et confirme auprès de sa banque, valable jusqu’à 180 jours et renouvelable. Ce prestataire est régi par ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité, que l’utilisateur accepte en connectant le compte bancaire.

3.5 Données des services connectés par l’utilisateur. Si l’utilisateur se connecte avec un compte externe, le prestataire de ce compte nous transmet le nom, l’adresse e‑mail, l’indication que cette adresse est vérifiée et la photo de profil. S’il importe des fichiers depuis un service de stockage de fichiers, nous ne recevons que les fichiers qu’il choisit. S’il connecte une boutique en ligne, nous recevons les commandes, y compris les données des acheteurs. Ces services sont régis par leurs propres conditions et politiques de confidentialité, que l’utilisateur accepte avec eux.

3.6 Données des clients, fournisseurs et salariés de l’utilisateur. L’utilisateur saisit ou importe dans FIZ des données d’autres personnes avec qui il travaille. Ces données et les documents de l’utilisateur peuvent inclure des données de santé, lorsqu’un document en révèle, par exemple dans les factures qu’un professionnel de santé adresse à ses clients. Nous traitons toutes ces données pour le compte du titulaire du compte (section 7). Il s’agit des données :

• (a) des clients : nom, NIF, coordonnées, adresse, entreprise, fonction et autres champs que l’utilisateur crée ;
• (b) des fournisseurs et des contreparties d’opérations bancaires : NIF, nom, coordonnées, IBAN et notes ;
• (c) des acheteurs des boutiques que l’utilisateur connecte à FIZ (section 3.5) ;
• (d) des salariés : nom, NISS, date de naissance, profession, type, dates et conditions du contrat, rémunérations et taux de cotisation, saisis par l’utilisateur ou importés de la Seg. Social (section 3.3). Si le titulaire du compte est employeur, FIZ communique à la Seg. Social, après confirmation dans FIZ, les rémunérations ainsi que l’embauche, la modification et la cessation des contrats ;
• (e) des personnes qui ouvrent un document que l’utilisateur partage par lien : l’adresse e‑mail vérifiée et le type de navigateur, que nous enregistrons afin de protéger l’accès au document.

3.7 Données des membres de l’équipe et des comptables. Lorsque le titulaire d’un compte invite une personne, nous traitons son adresse e‑mail, son rôle, ses autorisations et les dates de l’invitation et de son acceptation. Nous enregistrons aussi les actions qu’elle effectue sur le compte (qui, quoi, quand et avec quel résultat). Pour confirmer qu’un comptable est certifié, nous demandons le numéro de sa carte professionnelle (cédula profissional) délivrée par l’Ordem dos Contabilistas Certificados et les réponses à un court questionnaire.

3.8 Données du conjoint et des personnes à charge. Lors de la préparation de la déclaration d’IRS, l’utilisateur peut choisir de fournir des informations sur son conjoint et les personnes à sa charge, ses dépenses de santé et ses cotisations syndicales. FIZ utilise ces informations pour préparer la déclaration et calculer les déductions et les avantages fiscaux.

• (a) quelles données : pour le conjoint ou le partenaire en union de fait, le nom, le NIF, la résidence, le NISS et le taux d’incapacité ; pour les personnes à charge, le nom, le NIF, la date de naissance et le taux d’incapacité ;
• (b) identifiants du conjoint : l’utilisateur peut indiquer les identifiants de l’AT et de la Seg. Social du conjoint, pour que FIZ s’occupe de ses déclarations, comme la déclaration commune d’IRS. L’utilisateur ne peut les indiquer qu’avec l’autorisation du conjoint et, en les indiquant, il déclare en disposer ;
• (c) données de santé et d’appartenance syndicale : l’utilisateur décide s’il indique ou importe celles du conjoint ou d’une personne à charge (section 5). Il ne peut le faire qu’avec le consentement de cette personne ou, si elle est mineure ou ne peut pas consentir, de la personne qui la représente, et, ce faisant, il déclare en disposer ;
• (d) informer ces personnes : l’utilisateur doit les informer et leur montrer cette politique avant de nous fournir leurs données. Lorsque nous n’avons pas leurs coordonnées, ni celles des autres personnes que la déclaration d’IRS doit identifier (section 4.3(b)), nous ne pouvons pas les informer directement. C’est pourquoi nous maintenons cette politique publiée sur le site, afin qu’elles puissent la lire (art. 14, par. 5, point b), du RGPD).

3.9 Données de l’appareil, de la navigation et des campagnes. Lorsque l’utilisateur visite le site ou utilise les applications, nos serveurs reçoivent des données techniques : adresse IP, type de navigateur et d’appareil, langue, pages demandées, date et heure. Si l’utilisateur l’accepte sur le site, dans l’application web ou sur af.fiz.co (section 14), nous recueillons aussi des données pour mesurer les campagnes. Il s’agit de la page et du lien d’origine, des paramètres de campagne (par exemple utm_source ou gclid) et, dans l’application web, des identifiants publicitaires de Meta (_fbp et _fbc). Avec le même consentement et dans le même but, nous recueillons en outre des caractéristiques de l’appareil (écran et densité de pixels, fuseau horaire, langue et nombre de processeurs).

3.10 Données issues de sources publiques. Pour valider des NIF et des numéros d’IVA, vérifier des codes CAE et compléter des données d’entreprises, nous consultons des sources publiques. Il s’agit par exemple du système VIES de la Commission européenne, du SICAE (Sistema de Informação da Classificação Portuguesa de Atividades Económicas) et de l’annuaire d’entreprises de FIZ. Cet annuaire rassemble des informations publiées sur des entreprises (NIF, nom, CAE, adresse et coordonnées). Nous conservons une copie des données issues de ces sources pendant la durée indiquée à la section 11.1(r).

Nous effectuons ces consultations pour fournir le service (section 4.2). Lorsqu’elles portent sur des clients ou des fournisseurs de l’utilisateur, nous les effectuons pour le compte du titulaire du compte (section 7). Dans les autres cas, la base juridique est l’intérêt légitime à garantir que les données fiscales des factures et du compte sont exactes (art. 6, par. 1, point f), du RGPD). Lorsque ces sources contiennent des données d’entrepreneurs individuels, ces personnes peuvent s’opposer à leur utilisation par FIZ et exercer auprès de nous les autres droits prévus à la section 12.

3.11 Données obligatoires. Pour créer un compte, l’adresse e‑mail, le nom et le NIF du titulaire du compte (personne physique ou entreprise) sont nécessaires, ainsi que, dans certains cas, le code postal. Pour émettre des factures certifiées, la loi exige certaines données de l’émetteur et, dans certains cas, du client (par exemple le NIF). Les identifiants de l’AT et de la Seg. Social sont facultatifs, mais sans eux FIZ ne peut ni importer de données ni déposer de déclarations au nom de l’utilisateur. Les autres données sont facultatives ; sans elles, certaines fonctionnalités peuvent ne pas être disponibles.

4.1 Règle générale. Nous ne traitons des données personnelles que lorsque nous disposons d’une base juridique prévue à l’article 6 du RGPD. Pour chaque finalité, nous indiquons la base juridique. Certaines personnes utilisent FIZ sans être parties au contrat conclu avec la société FIZ, comme un membre de l’équipe ou un comptable invité. Dans ces cas, la base juridique n’est pas l’exécution du contrat. C’est l’intérêt légitime du titulaire du compte et de la société FIZ à fournir le service par l’intermédiaire des personnes que le titulaire choisit (art. 6, par. 1, point f), du RGPD).

4.2 Fournir le service. Nous utilisons les données pour fournir le service souscrit par l’utilisateur. Base juridique : exécution du contrat (art. 6, par. 1, point b), du RGPD). Pour les données des clients, fournisseurs et salariés de l’utilisateur, la société FIZ agit en qualité de sous-traitant (section 7). Le service comprend :

• (a) créer et gérer le compte et l’accès ;
• (b) émettre des factures et d’autres documents certifiés et les communiquer à l’AT au nom de l’utilisateur, comme la loi l’exige ;
• (c) importer des données de l’AT, de la Seg. Social et de la banque, et lire les factures et les reçus téléversés ;
• (d) organiser les dépenses et la comptabilité et calculer les impôts et les cotisations ;
• (e) afficher les échéances, les prévisions et les rappels ;
• (f) envoyer des documents et des rappels de paiement aux clients de l’utilisateur ;
• (g) gérer l’équipe et les autorisations.

4.3 Préparer et déposer les déclarations. Préparer des déclarations (par exemple la déclaration périodique d’IVA, la déclaration récapitulative, la déclaration d’IRS et la déclaration trimestrielle de la Seg. Social) et les déposer auprès de l’AT ou de la Seg. Social. FIZ ne dépose une déclaration qu’après sa confirmation dans FIZ par le titulaire du compte ou par un membre du compte autorisé à le faire. Lorsque la loi l’exige, la déclaration périodique d’IVA et la déclaration récapitulative sont déposées avec les identifiants du comptable certifié, et c’est le comptable qui les confirme. La loi l’exige, par exemple, pour les sociétés et pour les travailleurs indépendants qui tiennent une comptabilité régulière (contabilidade organizada). Bases juridiques :

• (a) pour les données de l’utilisateur : exécution du contrat (art. 6, par. 1, point b), du RGPD) ;
• (b) pour les données du conjoint et des personnes à charge nécessaires à la déclaration du foyer : intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f), du RGPD). Il s’agit de l’intérêt de l’utilisateur et de la société FIZ à établir correctement cette déclaration. Ces données sont l’identification et, dans la déclaration commune, les revenus, les dépenses et les déductions. La loi exige que la déclaration inclue ces personnes. La même base juridique s’applique aux données des autres personnes que la déclaration d’IRS doit identifier, comme les payeurs de revenus, les bailleurs et les locataires ;
• (c) pour les identifiants du conjoint : consentement du conjoint (art. 6, par. 1, point a), du RGPD), dont l’utilisateur déclare disposer en les indiquant (section 3.8(b)). Nous les utilisons uniquement pour importer les données du conjoint et pour déposer ses déclarations, ou les déclarations communes, confirmées dans FIZ. Le même consentement est la base juridique du traitement des données du conjoint dans ses déclarations autres que la déclaration du foyer, comme la déclaration trimestrielle de la Seg. Social.

  Le conjoint peut retirer son consentement à tout moment, par e‑mail à [email protected] ou, s’il a accès à FIZ, dans le chat d’assistance de FIZ. Dans ce cas, nous supprimons ses identifiants et cessons de traiter ses données qui ont pour base juridique ce consentement. Nous les supprimons dans FIZ, sauf celles qui sont nécessaires à la déclaration du foyer (point (b)) et celles qui figurent dans les registres de la section 11.1(c) ;

• (d) pour le taux d’incapacité, les dépenses de santé et les cotisations syndicales : voir la section 5 ;
• (e) pour les identifiants du comptable certifié (section 6.1(e)) : intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f), du RGPD). Il s’agit de l’intérêt du titulaire du compte et de la société FIZ à déposer les déclarations que le comptable confirme. Le comptable les indique lui‑même, uniquement à cette fin, et peut nous demander de les supprimer (section 6.5).

4.4 Encaisser le prix de l’abonnement. Encaisser le prix des plans payants, émettre nos factures et conserver les registres de facturation. Base juridique : exécution du contrat et respect des obligations légales de la société FIZ, notamment fiscales et comptables (art. 6, par. 1, points b) et c), du RGPD).

4.5 Recevoir les paiements des clients de l’utilisateur. Si l’utilisateur active la réception de paiements (par exemple liens de paiement, références Multibanco ou codes QR sur les factures), nous transmettons les données nécessaires aux prestataires de paiement qui fournissent ce service. L’un de ces prestataires vérifie l’identité du représentant pour respecter ses propres obligations légales, en qualité de responsable du traitement. Ces prestataires sont régis par leurs propres conditions et politiques de confidentialité, que l’utilisateur accepte en activant la réception de paiements. Base juridique : exécution du contrat. Lorsque le titulaire du compte est une entreprise, la base juridique pour les données de son représentant est l’intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f), du RGPD). Il s’agit de l’intérêt du titulaire du compte et de la société FIZ à activer la réception de paiements que le titulaire a demandée.

4.6 Assistance à l’utilisateur. Répondre aux demandes d’assistance par e‑mail ou sur le chat, y compris avec une première réponse préparée par IA (section 8). Envoyer aussi des messages d’assistance sur l’utilisation de FIZ, par exemple au sujet d’une étape non terminée ou d’un problème sur le compte. Ces messages ne font la promotion d’aucun plan ni d’aucune offre. Les communications qui en font la promotion suivent les règles de la section 13. Base juridique : exécution du contrat ; pour les personnes qui n’ont pas encore de compte, intérêt légitime à répondre aux personnes qui nous contactent.

4.7 Assistant d’IA. Répondre aux questions que l’utilisateur pose à l’assistant d’IA, avec les données du compte nécessaires à la réponse (section 8). Base juridique : exécution du contrat.

4.8 Sécurité et correction des erreurs. Protéger les comptes et les systèmes, détecter les accès non autorisés et les fraudes, enregistrer les actions importantes effectuées sur chaque compte (journal d’audit), tenir des journaux techniques et détecter et corriger les erreurs. Base juridique : intérêt légitime à assurer la sécurité et le bon fonctionnement de FIZ et à pouvoir démontrer ce qui a été fait sur chaque compte (art. 6, par. 1, point f), du RGPD). La sécurité est aussi une obligation légale de la société FIZ (art. 6, par. 1, point c), et art. 32 du RGPD).

4.9 Améliorer FIZ. Comprendre quelles fonctionnalités sont utilisées, afin de les améliorer. Sur le serveur, nous enregistrons des événements d’utilisation liés au compte (par exemple le dépôt d’une déclaration). L’analyse d’utilisation dans le navigateur ne fonctionne qu’avec le consentement. Nous analysons aussi les questions posées au Conseiller IA FIZ, pour connaître les interrogations les plus fréquentes et améliorer les réponses (section 8.6). Base juridique : intérêt légitime à améliorer le produit, pour les événements enregistrés sur le serveur et pour les questions posées au Conseiller IA FIZ ; consentement (art. 6, par. 1, point a), du RGPD), pour l’analyse dans le navigateur. Lorsque les questions contiennent des données de santé, le consentement prévu à la section 8.8(b) s’applique également.

4.10 Publicité et mesure des campagnes. Savoir quelles publicités et quelles campagnes amènent de nouveaux utilisateurs et rendre les publicités plus pertinentes. Nous utilisons à cette fin une mesure interne et, dans l’application web, Google (Google Ads et Google Analytics), le pixel Meta et l’API Conversions de Meta. Base juridique : consentement, donné dans la catégorie « Marketing » (section 14.4 ; art. 6, par. 1, point a), du RGPD et art. 5 de la Lei n.º 41/2004). Sans consentement, nous n’utilisons pas ces technologies et ne transmettons pas à Meta les données indiquées ci‑dessous. Si l’utilisateur retire son consentement, nous cessons, à partir de ce moment, de transmettre à Meta et à Google les données visées à la présente section.

Via l’API Conversions, nous transmettons à Meta des données sur l’inscription et sur certaines étapes franchies par l’utilisateur. Il s’agit par exemple de commencer la période d’essai, d’émettre la première facture, de connecter l’AT ou d’acheter un plan. Nous transmettons :

• (a) l’adresse e‑mail transformée en un code fixe (hachage SHA‑256). Ce code ne révèle pas l’adresse e‑mail. Toutefois, Meta le compare aux adresses e‑mail qu’elle connaît, pour associer l’événement à un compte Facebook ou Instagram de l’utilisateur, s’il en existe un. Ce code ne rend donc pas l’utilisateur anonyme ;
• (b) les identifiants _fbp et _fbc ;
• (c) l’adresse IP et le type de navigateur ;
• (d) le cas échéant, le montant et la devise.

4.11 E-mails concernant FIZ. Envoyer des actualités, des conseils et des offres sur des produits et services FIZ analogues à ceux que l’utilisateur utilise déjà (section 13). Base juridique : intérêt légitime à promouvoir ces produits et services (art. 6, par. 1, point f), du RGPD). Elle vaut pour les personnes qui ont créé un compte dans FIZ, pour elles-mêmes ou pour leur entreprise, et respecte les limites de l’art. 13‑A, par. 3, de la Lei n.º 41/2004. Pour les autres personnes, y compris les membres de l’équipe et les comptables invités sur un compte, la base juridique est le consentement (art. 6, par. 1, point a), du RGPD).

4.12 Invitations et inscription. Lorsqu’une personne s’inscrit via le lien d’invitation d’un utilisateur de FIZ, y compris le lien personnel d’un partenaire, lorsque le programme de partenaires sera disponible, nous enregistrons qui l’a invitée. Nous pouvons ainsi appliquer au nouvel utilisateur l’avantage de l’invitation et attribuer la récompense à la personne qui l’a invité, aux conditions indiquées dans FIZ. La personne qui invite voit dans son compte, pour chaque personne inscrite via son invitation, la date d’inscription et la date de chaque récompense. Lorsqu’une récompense résulte d’un paiement de la personne invitée, elle voit aussi l’adresse e‑mail de cette personne et la date du paiement. La personne qui invite ne voit aucune autre donnée sur les personnes invitées.

Un lien d’invitation peut aussi accompagner un document envoyé via FIZ. Nous utilisons le lien par lequel la personne est arrivée et les données avec lesquelles elle s’inscrit. Le code du lien est conservé dans le navigateur même sans consentement aux cookies, pour que la personne reçoive l’avantage de l’invitation (section 14.2(i)). Le code peut être le NIF de la personne qui invite, si elle partage le lien qui le contient.

Lorsque la personne arrive depuis un document reçu, le formulaire d’inscription peut être prérempli. Il reprend le nom, le NIF et l’adresse e‑mail figurant sur ce document, pour lui éviter de les saisir. Ces données restent uniquement dans le navigateur de cette personne et ne sont plus utilisées au bout de 30 minutes. Elles sont supprimées au plus tard à la fermeture de l’onglet et ne parviennent aux serveurs de FIZ que si elle finalise son inscription.

Base juridique : exécution du contrat, pour appliquer l’avantage de l’invitation au nouvel utilisateur (art. 6, par. 1, point b), du RGPD) ; intérêt légitime à récompenser les personnes qui invitent d’autres personnes sur FIZ et à faciliter l’inscription des personnes qui arrivent depuis un document (point f)).

4.13 Vérifier les comptables. Confirmer que les personnes qui utilisent les fonctionnalités réservées aux comptables sont bien des comptables certifiés. Base juridique : intérêt légitime à protéger les clients qui donnent accès à leur compte à un comptable.

4.14 Obligations légales et défense des droits. Respecter les obligations légales, répondre aux demandes des autorités et des tribunaux, traiter les réclamations et les demandes au titre du Bouclier fiscal et défendre les droits de la société FIZ. Base juridique : respect d’une obligation légale (art. 6, par. 1, point c), du RGPD) ; exécution du contrat (point b)) ; intérêt légitime à défendre des droits dans le cadre de procédures et de réclamations (point f)).

4.15 Intérêt légitime. Lorsque la base juridique est l’intérêt légitime, nous avons mis en balance cet intérêt avec les intérêts et les droits des personnes concernées. Nous avons conclu que ceux‑ci ne prévalent pas sur lui. Ces personnes peuvent s’opposer à ces traitements (section 12) et nous demander des informations sur cette mise en balance.

4.16 Nouvelles finalités. Si nous souhaitons utiliser des données pour une nouvelle finalité, nous ne le ferons que si elle est compatible avec la finalité initiale ou si nous disposons d’une nouvelle base juridique. Avant de commencer, nous en informerons les personnes concernées.

5.1 Quelles données et pourquoi. Le taux d’incapacité de l’utilisateur, du conjoint et des personnes à charge est une donnée de santé, que le RGPD protège de manière particulière (art. 9). Il comprend le pourcentage, l’année de réévaluation, le taux antérieur et le fait qu’il résulte ou non d’un service dans les Forces armées. Les dépenses de santé indiquées ou importées de l’e‑Fatura pour les déductions de l’IRS peuvent aussi révéler des informations sur la santé. Les cotisations syndicales de l’utilisateur ou du conjoint ouvrent droit à déduction, et l’AT les indique dans les données préremplies de l’annexe A de la déclaration d’IRS. Elles révèlent l’appartenance à un syndicat, que le RGPD protège également de manière particulière. Nous utilisons ces données uniquement aux fins suivantes :

• (a) préparer la déclaration et la prévision d’IRS, car ces données ouvrent droit à des déductions et à des avantages fiscaux ;
• (b) afficher les dépenses de santé dans la liste des dépenses de l’utilisateur ;
• (c) répondre aux questions que l’utilisateur pose sur ces données à l’assistant d’IA de FIZ (section 8.1(a)) ;
• (d) les conserver dans les registres des déclarations visés à la section 11.1(c), uniquement pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (art. 9, par. 2, point f), du RGPD).

5.2 Champ d’application de cette section. Les règles de cette section s’appliquent aux données utilisées pour préparer la déclaration et la prévision d’IRS. Les règles relatives aux données de santé dans les documents, les opérations bancaires et les messages adressés au support ou aux assistants figurent à la section 8.8.

5.3 Exigences légales. Base juridique : consentement explicite (art. 9, par. 2, point a), du RGPD). L’utilisateur décide s’il indique ces données ou s’il demande à FIZ de les importer depuis l’AT ou l’e‑Fatura. Sans elles, FIZ ne les utilise ni dans la déclaration ni dans la prévision d’IRS, ce qui peut réduire les déductions et les avantages fiscaux auxquels l’utilisateur a droit. Le consentement est donné :

• (a) par l’utilisateur, pour ses propres données ;
• (b) par le conjoint et par les personnes à charge majeures, pour leurs propres données ;
• (c) par les parents ou par le tuteur, pour les personnes à charge mineures ;
• (d) par l’accompagnant auquel le tribunal a confié des pouvoirs de représentation, pour les majeurs protégés (adultes pour lesquels un tribunal a désigné un accompagnant, « maior acompanhado » en droit portugais) qui ne peuvent pas consentir.

5.4 Retirer le consentement. Le consentement peut être retiré à tout moment, aussi facilement qu’il a été donné : dans FIZ ou par e‑mail à [email protected].

Lorsque le consentement est retiré, nous cessons d’importer et d’utiliser ces données et les supprimons dans FIZ. Nous ne conservons que celles qui figurent dans les registres des déclarations visés à la section 11.1(c). FIZ ne les prend plus en compte dans les calculs ni dans la déclaration qu’il prépare, ce qui peut réduire les déductions et les avantages fiscaux auxquels l’utilisateur a droit. Pour en bénéficier, l’utilisateur peut déposer sa déclaration directement sur le Portal das Finanças. Le retrait du consentement n’affecte pas les traitements effectués auparavant.

6.1 Quels identifiants nous traitons. Pour importer des données, communiquer des documents à l’AT et déposer des déclarations au nom de l’utilisateur, FIZ traite les identifiants suivants :

• (a) Portal das Finanças : lorsque l’utilisateur connecte l’AT, FIZ peut utiliser le mot de passe principal pour créer, en son nom, un sous-utilisateur sur le Portal das Finanças. Ce sous-utilisateur est utilisé pour l’e‑Fatura, pour l’importation de données et pour la communication à l’AT des séries de numérotation, des factures et des autres documents émis dans FIZ. Nous conservons le nom et le mot de passe de ce sous-utilisateur. Si l’utilisateur choisit une adresse e‑mail que FIZ lui attribue, cette adresse peut servir de contact du sous-utilisateur sur le Portal das Finanças. L’utilisateur peut nous fournir le mot de passe principal, par exemple pour que FIZ crée le sous-utilisateur. Dans ce cas, nous conservons aussi ce mot de passe, car il est nécessaire pour l’IRS et l’IVA et pour consulter les données de l’activité sur le Portal das Finanças ;
• (b) Seg. Social Direta : le NISS, le mot de passe et les codes de confirmation que la Seg. Social envoie à chaque connexion. Si l’utilisateur choisit une adresse e‑mail que FIZ lui attribue et que les codes arrivent à cette adresse, FIZ les lit automatiquement, dans le seul but de finaliser la connexion ;
• (c) employeurs : la clé d’accès (jeton) de l’employeur à la Seg. Social, avec sa date d’expiration ;
• (d) conjoint : les identifiants de l’AT et de la Seg. Social du conjoint, si l’utilisateur les indique avec le consentement de celui‑ci (section 4.3) ;
• (e) comptable certifié : lorsque la loi l’exige (section 4.3), la déclaration périodique d’IVA et la déclaration récapitulative sont déposées avec le NIF et le mot de passe du comptable. Le comptable les indique à cette fin, et nous les traitons selon les règles de la présente section.

6.2 Comment nous les protégeons. Nous conservons les mots de passe et les clés d’accès sous forme chiffrée (norme AES‑256), dans l’infrastructure d’hébergement indiquée à la section 9.2(a). Une fois enregistrés, les mots de passe ne sont plus affichés dans l’application, ni à l’utilisateur ni aux autres membres du compte. Ils ne sont déchiffrés qu’au moment de la connexion au portail.

6.3 À quoi nous les utilisons. Nous utilisons les identifiants uniquement pour faire ce que l’utilisateur a demandé et ne les communiquons à personne d’autre que le portail de l’AT ou de la Seg. Social lui‑même. Les messages, y compris les codes de confirmation, reçus à une adresse e‑mail de FIZ que l’utilisateur choisit d’utiliser restent dans les boîtes de messagerie visées à la section 9.2(c), pendant la durée prévue à la section 11.1(n).

Les identifiants servent à :

• (a) importer les données de l’utilisateur depuis l’AT et la Seg. Social ;
• (b) créer, si nécessaire, le sous-utilisateur visé à la section 6.1(a) ;
• (c) communiquer à l’AT les séries de numérotation, les factures et les autres documents émis dans FIZ (section 4.2(b)) ;
• (d) déposer les déclarations et les communications confirmées dans FIZ, y compris, pour les employeurs, celles qui concernent les salariés (section 3.6(d)).

6.4 Comptables. Un comptable disposant d’une autorisation de gestion sur un compte peut y associer les identifiants que son client lui a remis et déposer des déclarations. Les comptables ne peuvent ni connecter, ni gérer, ni déconnecter les comptes bancaires associés au compte.

6.5 Déconnecter. L’utilisateur peut déconnecter l’AT ou la Seg. Social à tout moment, dans les paramètres. Lors de la déconnexion, FIZ supprime les identifiants conservés dans FIZ et cesse de se connecter au portail. Dans le cas de la Seg. Social, FIZ supprime aussi les données de profil, les notifications importées et l’historique des déclarations de début, de modification et de cessation d’activité. L’employeur peut aussi déconnecter sa clé d’accès à la Seg. Social (section 6.1(c)). Dans ce cas, FIZ supprime cette clé ainsi que les données des salariés et des contrats qu’il conserve.

Les autres documents et données déjà importés, comme les factures, les dépenses et l’historique des déclarations déposées via FIZ, restent sur le compte tant que celui‑ci existe (section 11). Les déclarations déjà déposées auprès de l’AT ou de la Seg. Social y restent, sans aucune modification. Le sous-utilisateur créé sur le Portal das Finanças peut être géré ou supprimé par l’utilisateur sur le portail lui‑même.

Le conjoint et le comptable peuvent aussi nous demander à tout moment de supprimer leurs identifiants. Ils peuvent le faire par e‑mail à [email protected] ou, s’ils ont accès à FIZ, dans le chat d’assistance de FIZ. Nous cessons alors de les utiliser et les supprimons dans FIZ. Nous faisons de même avec les identifiants du comptable lorsque celui‑ci n’a plus accès au compte.

7.1 Qui décide. Lorsque l’utilisateur enregistre dans FIZ des données de clients, de fournisseurs, de salariés, d’acheteurs ou d’autres personnes, il le fait pour émettre des documents, respecter ses obligations fiscales et sociales ou gérer son activité. Dans ces cas, le titulaire du compte est le responsable du traitement de ces données et la société FIZ est sous-traitant (art. 28 du RGPD). Ne relèvent pas de ces cas les données du conjoint, des personnes à charge et des autres personnes identifiées dans la déclaration d’IRS de l’utilisateur : nous les traitons en qualité de responsable du traitement (section 4.3).

7.2 Conditions. Les conditions dans lesquelles nous traitons ces données figurent à l’article 8.6 des Conditions générales et font partie du contrat conclu avec le titulaire du compte. Elles couvrent les instructions, la confidentialité, la sécurité, le recours à d’autres sous-traitants, l’aide à l’exercice des droits, les violations de données, la restitution et la suppression des données, ainsi que les audits. Les autres sous-traitants auxquels nous faisons appel sont les prestataires des catégories indiquées à la section 9.2. Avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant qui traite ces données, nous prévenons le titulaire du compte par e‑mail au moins 30 jours à l’avance. Le titulaire du compte peut s’y opposer pour un motif raisonnable, comme le prévoient les Conditions générales.

7.3 Obligations du titulaire du compte. Il appartient au titulaire du compte de disposer d’une base juridique pour traiter ces données et d’informer les personnes concernées. Si l’une de ces personnes nous contacte pour exercer ses droits, nous transmettons la demande au titulaire du compte et l’aidons à y répondre.

7.4 Finalités propres de la société FIZ. La société FIZ n’utilise pas ces données pour ses propres finalités, sauf dans les cas suivants, où elle agit en qualité de responsable du traitement :

• (a) lorsque la loi l’exige ;
• (b) pour protéger la sécurité de FIZ et de ses utilisateurs (section 4.8) ;
• (c) pour conserver les registres des déclarations déposées ou confirmées via FIZ, qui peuvent contenir des données de clients, de fournisseurs ou de salariés, dans les conditions prévues à la section 11.1(c) ;
• (d) lorsqu’un client de l’utilisateur crée un compte FIZ à partir d’un document reçu. Dans ce cas, nous traitons le lien par lequel il est arrivé et, pour préremplir son formulaire d’inscription, le nom, le NIF et l’adresse e‑mail figurant sur ce document (section 4.12) ;
• (e) pour examiner les demandes au titre du Bouclier fiscal et pour constater, exercer ou défendre les droits de la société FIZ dans le cadre de réclamations, de litiges ou de procédures, dans la mesure nécessaire (sections 4.14 et 11.2).

8.1 Où nous utilisons l’IA. Nous utilisons l’IA de fournisseurs externes dans ces fonctions :

• (a) assistant d’IA : reçoit la question de l’utilisateur, l’historique de la conversation et les pièces jointes, les informations que l’assistant a retenues des conversations précédentes et les données du compte que l’utilisateur lui demande d’analyser, par exemple une facture ou les dépenses d’une période. Les données visées à la section 5.1 ne sont transmises qu’avec le consentement prévu à la section 5.3, donné par la personne concernée ou par son représentant.

  Certaines questions peuvent recevoir une réponse du Conseiller IA FIZ (af.fiz.co), qui reçoit uniquement la question et l’identifiant de la conversation (sections 8.5 et 8.6). L’assistant d’IA de FIZ peut conserver des informations tirées des conversations, pour mieux répondre lors des conversations suivantes (section 11.1(a)) ;

• (b) assistance : les messages envoyés au support peuvent recevoir une première réponse préparée par IA. Certains messages d’assistance que nous envoyons de notre propre initiative sont préparés de la même manière ;
• (c) classification des factures et des reçus : pour les factures et reçus chargés, l’IA reçoit uniquement les désignations des produits et des services, afin de les classer. Si l’utilisateur demande à l’assistant d’IA d’analyser ses dépenses ou ses recettes, les données nécessaires à cette analyse sont aussi transmises (point (a)).

8.2 Résultats de l’IA. L’IA peut se tromper : ses résultats ne sont donc que des suggestions, et la décision revient toujours à l’utilisateur.

8.3 Décisions automatisées. FIZ ne prend pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à l’égard de l’utilisateur ou d’autres personnes. Il ne prend pas non plus de telles décisions qui les affectent de manière significative de façon similaire (art. 22 du RGPD). Les calculs d’impôts et de cotisations et les suggestions de FIZ sont confirmés dans FIZ avant tout dépôt.

8.4 Assistants d’IA tiers. L’utilisateur peut connecter FIZ à un assistant d’IA tiers ou à une application partenaire. Ce service n’accède qu’aux données que l’utilisateur autorise et est régi par ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité, que l’utilisateur accepte en le connectant. L’utilisateur peut révoquer cet accès à tout moment, dans les paramètres.

8.5 Conseiller IA FIZ (af.fiz.co). Le Conseiller IA FIZ répond à des questions sur les impôts et les cotisations sociales au Portugal. Il peut être utilisé dans FIZ (section 8.1(a)) et directement sur af.fiz.co, même par des personnes qui n’ont pas de compte. Il peut aussi être utilisé au moyen d’une clé d’accès à l’assistant attribuée par la société FIZ, par exemple pour le connecter à un autre assistant d’IA. Lorsqu’il est utilisé sur af.fiz.co ou avec une clé d’accès à l’assistant, nous traitons :

• (a) les questions, les réponses, les titres des conversations ainsi que les évaluations et les commentaires que la personne laisse sur les réponses ;
• (b) un identifiant aléatoire, conservé dans un cookie et dans le stockage local du navigateur, pour que la personne puisse retrouver ses conversations (section 14.2(h)) ;
• (c) un code calculé à partir de l’adresse IP, pour limiter le nombre de questions par heure, par jour et par mois et protéger le service contre les abus ;
• (d) les journaux techniques des requêtes, qui peuvent contenir l’adresse IP, le type de navigateur et le début de la question ;
• (e) l’adresse e‑mail, si la personne s’est connectée avec celle‑ci dans une version antérieure de l’assistant ;
• (f) les paramètres de campagne du lien d’origine, si la personne accepte la catégorie « Marketing » (section 14.4(c)) ;
• (g) si la personne utilise une clé d’accès à l’assistant : l’identifiant associé à la clé et le nombre de questions posées chaque mois. L’identifiant peut être, par exemple, une adresse e‑mail ou un numéro de téléphone. Si l’application connectée transmet un identifiant de son propre utilisateur, nous le conservons aussi avec la conversation.

8.6 Fonctionnement du Conseiller IA FIZ. Les questions et les commentaires sont transmis à des prestataires d’IA, pour préparer la réponse et pour classer les commentaires. L’un de ces prestataires reçoit aussi les questions pour vérifier s’il s’agit d’une utilisation abusive de l’assistant. Sur af.fiz.co, les réponses sur l’IVA ou la Seg. Social peuvent se terminer par un paragraphe sur les services de FIZ. Nous le choisissons uniquement en fonction du thème de la question, sans créer de profils.

Les prestataires qui hébergent l’assistant et ses réponses au format PDF sont indiqués à la section 9.2(a). Nous demandons aux personnes qui utilisent l’assistant de ne pas inclure dans leurs questions des données qui les identifient, comme leur nom, leur NIF, leur IBAN ou leur numéro de téléphone. Avant la première question, l’assistant demande à la personne son consentement explicite au traitement des données relatives à sa propre santé qu’elle décide d’inclure, par exemple son taux d’incapacité (section 8.8(b)).

Nous conservons les conversations pour continuer à répondre et pour analyser les questions les plus fréquentes et la qualité des réponses (section 4.9). Nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’IA. La personne peut supprimer dans l’assistant lui‑même chaque conversation qui figure encore dans sa liste, c’est‑à‑dire jusqu’à 30 jours après le dernier message. Les durées de conservation figurent à la section 11.1(p). Bases juridiques (art. 6, par. 1, du RGPD) :

• (a) répondre aux questions sur af.fiz.co ou avec une clé d’accès à l’assistant : intérêt légitime à fournir le service que la personne demande (point f)) ;
• (b) répondre aux questions dans FIZ : exécution du contrat (point b) et section 4.7) ;
• (c) limiter les requêtes, détecter les utilisations abusives et analyser les questions : intérêt légitime à protéger et à améliorer le service (point f)) ;
• (d) conserver les paramètres de campagne : consentement (point a)) ;

8.7 Entraînement des modèles. FIZ n’utilise pas les données des utilisateurs, y compris les documents, les opérations bancaires et les conversations, pour entraîner des modèles d’IA.

8.8 Données de santé hors de la préparation de l’IRS. Les documents que l’utilisateur téléverse et les opérations bancaires peuvent mentionner des données de santé. Il en va de même des messages adressés au support, à l’assistant d’IA ou au Conseiller IA FIZ (section 8.5). Par exemple, ils peuvent indiquer une dépense de santé, un taux d’incapacité ou le nom d’une pharmacie ou d’une clinique. Dans ces cas, les règles suivantes s’appliquent :

• (a) usage limité : nous les traitons uniquement pour les lire, les conserver, les organiser et y répondre à la demande de la personne qui les a envoyés. Nous ne les utilisons pas pour tirer des conclusions sur la santé de quiconque, pas même lorsque nous analysons les questions posées au Conseiller IA FIZ (section 4.9). Les alertes internes de la section 9.2(g) peuvent contenir un extrait de ces messages. Nous conservons ces alertes jusqu’à 12 mois (section 11.1(i)) ;
• (b) messages aux assistants : la personne peut inclure des données relatives à sa propre santé dans un message adressé à l’assistant d’IA ou au Conseiller IA FIZ. La base juridique est alors son consentement explicite (art. 9, par. 2, point a), du RGPD). Ce consentement couvre la réponse aux messages et la conservation de la conversation et des informations que l’assistant d’IA en retient (section 8.1(a)). Il couvre aussi l’analyse des questions posées au Conseiller IA FIZ (section 4.9). Chaque assistant le demande avant le premier message, par une déclaration distincte et sans case précochée. Les personnes qui ne donnent pas ce consentement peuvent quand même utiliser les assistants, sans inclure de données de santé dans leurs messages ;
• (c) clés d’accès à l’assistant : les règles de traitement des données lors de l’utilisation d’une clé d’accès figurent aux sections 8.5 et 8.6 ;
• (d) retrait du consentement : la personne peut le retirer à tout moment, aussi facilement qu’elle l’a donné : dans l’assistant lui‑même ou par e‑mail à [email protected]. Dans ce cas, nous cessons de traiter ces données et supprimons les conversations qui les contiennent ainsi que les informations que l’assistant d’IA en a retenues (section 8.1(a)) ;
• (e) dépenses de santé pour l’IRS : nous ne classons un document ou une opération comme dépense de santé qu’avec le consentement explicite prévu à la section 5.3. Il en va de même pour l’utiliser dans la déclaration ou la prévision d’IRS. Avec ce consentement, les règles des sections 5.1 et 5.4 s’appliquent également ;
• (f) données de santé d’autres personnes : le consentement visé au point (b) ne couvre que les données de santé de la personne qui écrit. Nous demandons de ne pas inclure de données de santé d’autres personnes dans les messages adressés aux assistants. Dans l’assistant d’IA de FIZ, les données du conjoint ou d’une personne à charge visées à la section 5.1 peuvent être incluses, si le consentement prévu à la section 5.3 a été donné.

9.1 Règle générale. Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous partageons des données uniquement avec les entités et les catégories d’entités indiquées dans la présente section, et seulement dans la mesure nécessaire.

9.2 Prestataires travaillant pour la société FIZ. Les prestataires des catégories suivantes traitent des données pour le compte de la société FIZ, selon nos instructions et dans le cadre de contrats qui les obligent à protéger les données (art. 28 du RGPD). Les catégories sont :

• (a) hébergement et base de données : des prestataires d’hébergement et de bases de données ; la base de données principale et les serveurs de l’application se trouvent dans l’Union européenne. Ces prestataires hébergent aussi le Conseiller IA FIZ (af.fiz.co), sa base de données et les réponses qu’il prépare au format PDF ;
• (b) réseau et protection : un prestataire de diffusion de contenus et de sécurité réseau, qui diffuse le site et l’application et les protège contre les attaques ;
• (c) e‑mail et notifications : un prestataire d’envoi d’e‑mails, qui envoie les e‑mails, y compris les codes de connexion, les documents et les rappels aux clients de l’utilisateur et les e‑mails de marketing. Un prestataire de boîtes de messagerie, pour la boîte de réception du support et pour les boîtes qui reçoivent les documents transférés. Il sert aussi aux adresses e‑mail de FIZ que les utilisateurs choisissent d’utiliser pour recevoir des messages et des codes de l’AT et de la Seg. Social (section 6.1(a) et (b)). Un prestataire de notifications, pour les notifications push ;
• (d) paiements de l’abonnement : des prestataires de paiement, pour les paiements par carte, par prélèvement SEPA et par MB WAY. Ces prestataires traitent aussi certaines données en tant que responsables du traitement, pour respecter leurs propres obligations légales (par exemple la prévention de la fraude) ;
• (e) intelligence artificielle : des prestataires d’IA ;
• (f) analyse d’utilisation et erreurs : un outil d’analyse d’utilisation reçoit les événements d’utilisation enregistrés sur le serveur (section 4.9). Il reçoit aussi l’analyse d’utilisation dans l’application web, mais uniquement si l’utilisateur accepte la catégorie « Analyse » (section 14.3). Un outil de détection des erreurs reçoit les données techniques des erreurs (section 14.3). Google Analytics n’est utilisé que dans l’application web et si l’utilisateur accepte la catégorie « Marketing » (section 14.4) ;
• (g) outils internes : un outil de notifications internes, pour les alertes de l’équipe. Les alertes peuvent contenir le nom du compte, une partie de l’adresse e‑mail, l’objet et un extrait d’un message adressé au support. Pour le Conseiller IA FIZ, elles peuvent contenir l’identifiant de la personne (ou le début de l’adresse e‑mail visée à la section 8.5(e)) et la description technique de l’erreur.

9.3 Entités qui décident de l’usage des données qu’elles reçoivent. Ces entités traitent des données en qualité de responsables du traitement, selon leurs propres politiques :

• (a) les prestataires de paiement, lorsque l’utilisateur reçoit des paiements de ses clients, y compris pour la vérification d’identité ;
• (b) le prestataire de connexion bancaire et les banques, pour la connexion bancaire autorisée par l’utilisateur. Pour que ce prestataire crée le compte de l’utilisateur et effectue ses vérifications d’identité, nous lui transmettons le nom complet et l’adresse e‑mail de son profil FIZ ;
• (c) Meta Platforms Ireland, pour la publicité et la mesure des campagnes dans l’application web, avec consentement. Pour la collecte et la transmission de données via le pixel Meta et l’API Conversions, la société FIZ et Meta sont responsables conjoints du traitement (art. 26 du RGPD). Cela signifie qu’elles décident ensemble de ce traitement. La société FIZ est chargée de recueillir le consentement et d’informer l’utilisateur, et Meta répond du traitement qu’elle effectue après avoir reçu les données. L’essentiel de l’accord entre la société FIZ et Meta est publié par Meta sur facebook.com/legal/controller_addendum, et l’utilisateur peut exercer ses droits auprès de la société FIZ ou de Meta ;
• (d) Google, pour Google Ads dans l’application web, avec consentement. Pour la collecte et la transmission de données à Google Ads via la balise Google, la société FIZ est chargée de recueillir le consentement et d’informer l’utilisateur. Google répond du traitement qu’il effectue après avoir reçu les données, selon ses propres conditions. Pour Google Analytics, Google traite les données pour le compte de la société FIZ (section 9.2(f)) ;
• (e) les services de consultation de NIF, d’IVA et de CAE (par exemple, VIES et SICAE) ;
• (f) les services que l’utilisateur décide de connecter à FIZ : le compte externe avec lequel il se connecte, les services de stockage de fichiers, la boutique en ligne, les applications de messagerie, les assistants d’IA tiers et les applications partenaires. Ces services sont régis par leurs propres conditions et politiques de confidentialité, que l’utilisateur accepte avec eux.

9.4 Autres destinataires. Nous partageons également des données avec :

• (a) l’AT et la Seg. Social, lorsque FIZ communique des factures ou dépose des déclarations au nom de l’utilisateur ;
• (b) les personnes choisies par l’utilisateur : le comptable et les membres de l’équipe qu’il invite et les clients auxquels il envoie des documents ;
• (c) les tribunaux, le ministère public (Ministério Público), les services de police judiciaire, la CNPD et d’autres autorités, lorsque la loi l’exige ;
• (d) les conseillers juridiques, les auditeurs et les comptables de la société FIZ, tenus au secret professionnel ;
• (e) en cas de vente, de fusion ou de réorganisation de la société FIZ : les acquéreurs potentiels, tenus à la confidentialité, et l’acquéreur ou la nouvelle entité. L’acquéreur ou la nouvelle entité devient responsable du traitement. Nous prévenons l’utilisateur avant ce changement.

9.5 Équipe FIZ. Au sein de la société FIZ, seules les personnes qui en ont besoin, pour l’assistance, la sécurité ou le fonctionnement du service, accèdent aux données d’un compte. Elles sont tenues au secret et ne traitent les données que sur instruction de la société FIZ (art. 29 et art. 32, par. 4, du RGPD).

10.1 Où se trouvent les données. La base de données principale et les serveurs de l’application se trouvent dans l’Union européenne.

10.2 Garanties. Nous traitons les données conformément au RGPD. Si un prestataire traite des données personnelles en dehors de l’EEE, nous exigeons l’une des garanties du RGPD indiquées ci‑dessous. Toute personne peut nous demander une copie de ces garanties, par e‑mail à [email protected].

Les services que l’utilisateur décide de connecter à FIZ (section 9.3(f)) reçoivent les données sur son instruction. Leurs propres conditions régissent la manière dont ils traitent les données après les avoir reçues, y compris les transferts ultérieurs hors de l’EEE. Lorsque ces services reçoivent des données de clients, de fournisseurs ou de salariés de l’utilisateur (section 7), nous suivons l’instruction du titulaire du compte (art. 28, par. 3, point a), du RGPD).

Pour les transferts de données personnelles hors de l’EEE que FIZ effectue de sa propre initiative, nous respectons les exigences du chapitre V du RGPD. Ces transferts sont assortis de l’une des garanties suivantes (art. 45 et 46 du RGPD) :

• (a) décision d’adéquation de la Commission européenne : la Commission a décidé que le pays, ou le mécanisme de certification auquel l’entreprise a adhéré, protège les données comme l’UE ;
• (b) clauses contractuelles types approuvées par la Commission : des contrats types qui obligent le destinataire des données à les protéger comme dans l’UE, assortis de mesures supplémentaires si nécessaire.

11.1 Durées. Nous conservons les données uniquement pendant la durée nécessaire à chaque finalité ou pendant la durée exigée par la loi :

• (a) données du compte : tant que le compte existe, sauf les conversations visées au point (p). Il s’agit du profil, des documents, des déclarations, des données importées, du journal d’audit et des conversations avec le support et avec l’IA. Elles comprennent aussi les informations que l’assistant d’IA retient de ces conversations. Un compte sans connexion ni abonnement payant actif pendant 24 mois consécutifs peut être supprimé après deux avertissements (article 4.7 des Conditions générales) ;
• (b) après la suppression du compte ou la fin du contrat : si le titulaire supprime le compte, nous supprimons ou anonymisons les données dans un délai de 30 jours. Le contrat peut prendre fin pour un autre motif, par exemple si nous supprimons le compte pour inactivité (article 4.7 des Conditions générales), sur décision de la société FIZ, en raison de l’arrêt du service ou d’un changement de fournisseur. Dans ce cas, les données restent disponibles à l’exportation pendant 30 jours (article 4.5 des Conditions générales). Le titulaire du compte peut nous demander par écrit, avant la fin de ce délai, plus de temps pour exporter les données. S’il le fait, nous prolongeons le délai jusqu’à la date qu’il indique et la lui confirmons par écrit. À l’expiration du délai, ou du délai prolongé, nous supprimons ou anonymisons les données dans les 30 jours suivants. Dans les deux cas, les exceptions prévues aux points suivants s’appliquent. Nous demandons aussi aux prestataires qui traitent des données pour notre compte de les supprimer, dans les délais prévus par leurs contrats.

  Important : la loi oblige quiconque émet des factures à les conserver, avec les autres registres fiscaux, en règle générale pendant 10 ans (par exemple, l’art. 52 du Código do IVA et l’art. 123 du Código do IRC). C’est pourquoi, avant la suppression du compte, FIZ propose d’exporter le fichier SAF‑T, et le titulaire peut aussi exporter les factures et les documents dont il a besoin ;

• (c) registres des déclarations déposées ou confirmées via FIZ : jusqu’à 2 ans après le dépôt, même si le compte est supprimé. Si une demande au titre du Bouclier fiscal est présentée pendant ce délai, nous les conservons jusqu’à ce qu’elle soit réglée. Ils comprennent l’identification et l’adresse e‑mail du titulaire du compte, les données confirmées, l’auteur et la date de la confirmation et, le cas échéant, le justificatif de dépôt. Ils ne comprennent pas les identifiants. Si FIZ n’a pas déposé une déclaration confirmée, le délai court à compter de la confirmation.

  Si nous avons informé le titulaire du compte d’une erreur dans une déclaration, conformément à l’article 10.10 des Conditions générales, nous conservons aussi cet avis. Nous conservons alors les registres de cette déclaration et cet avis tant que l’AT ou la Seg. Social peuvent infliger une amende pour cette erreur. Nous les conservons afin d’exécuter nos engagements au titre du Bouclier fiscal et de défendre des droits. Nous utilisons l’adresse e‑mail conservée dans ces registres uniquement pour les communications prévues à l’article 10 des Conditions générales, même après la suppression du compte. Lorsque ces registres contiennent des données de santé ou d’appartenance syndicale (section 5), nous les conservons uniquement pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (art. 9, par. 2, point f), du RGPD) ;

• (d) factures et registres de paiement de l’abonnement FIZ : 10 ans, en raison des obligations fiscales et comptables de la société FIZ ;
• (e) identifiants : jusqu’à ce que l’utilisateur déconnecte l’AT ou la Seg. Social ou supprime le compte ; ceux du conjoint et du comptable, également jusqu’à ce que ceux‑ci nous demandent de les supprimer (section 6.5). Ceux du comptable sont aussi supprimés lorsque celui‑ci n’a plus accès au compte. Les déclarations déjà déposées auprès de l’AT ou de la Seg. Social y restent, sans aucune modification ;
• (f) opérations bancaires : tant que le compte existe. Lorsque l’utilisateur met fin à une connexion bancaire, nous supprimons les opérations importées par celle‑ci. Il n’est pas possible de mettre fin dans FIZ à une connexion comportant des opérations d’une période comptable déjà clôturée ; dans ce cas, l’utilisateur peut le demander dans le chat d’assistance de FIZ ou par e‑mail à [email protected]. Les opérations issues de relevés téléversés restent sur le compte tant que celui‑ci existe, même si le fichier du relevé est supprimé ;
• (g) codes de connexion envoyés par e‑mail : 10 minutes. La session prend fin après 30 jours sans utilisation ;
• (h) données de mesure des campagnes, de livraison des e‑mails et de clics sur leurs liens : jusqu’à 12 mois après la collecte. Les paramètres de campagne conservés avec une conversation du Conseiller IA FIZ sont supprimés avec cette conversation (point (p)) ;
• (i) journaux techniques et d’erreurs, y compris les alertes internes visées à la section 9.2(g) : jusqu’à 12 mois ;
• (j) données d’analyse d’utilisation : jusqu’à 12 mois après la collecte ;
• (k) demandes d’assistance des personnes sans compte : jusqu’à 2 ans après le dernier contact ;
• (l) refus des e‑mails de marketing : nous conservons l’adresse e‑mail de la personne qui a refusé aussi longtemps que nécessaire pour respecter ce refus ;
• (m) copies de sauvegarde : les données supprimées disparaissent des copies de sauvegarde au cours du cycle normal de rotation, qui ne dépasse pas 12 mois. D’ici là, ces copies restent protégées et ne servent qu’à restaurer le système ;
• (n) messages et codes reçus à une adresse e‑mail de FIZ que l’utilisateur choisit d’utiliser auprès de l’AT ou de la Seg. Social (section 6.1(a) et (b)) : jusqu’à 12 mois après leur réception. Ils servent à finaliser la connexion au portail ou à gérer la liaison avec celui‑ci. Les codes de confirmation sont valables uniquement jusqu’à leur première utilisation ;
• (o) cookies et technologies similaires : voir la section 14 ;
• (p) conversations avec le Conseiller IA FIZ (sections 8.5 et 8.6) : jusqu’à 12 mois après le dernier message. Cela vaut pour les conversations sur af.fiz.co, depuis FIZ ou avec une clé d’accès à l’assistant. Les conversations menées depuis FIZ ne sont liées au compte que par un identifiant de conversation, que nous supprimons avec le compte. Dès lors, elles ne sont plus liées au compte. Comme le texte d’une question peut encore permettre d’identifier quelqu’un, nous continuons à les traiter comme des données personnelles jusqu’à leur suppression dans le délai prévu au présent point. Ce délai couvre les commentaires et les copies des réponses conservées par les prestataires.

  La personne qui utilise af.fiz.co peut supprimer chaque conversation plus tôt : dans l’assistant lui‑même, jusqu’à 30 jours après le dernier message, puis, au‑delà, sur demande (section 12.3(c)). Les journaux des requêtes sont supprimés 12 mois après chaque requête. Le code calculé à partir de l’adresse IP et l’adresse e‑mail visée à la section 8.5(e) sont supprimés après 12 mois sans utilisation. L’identifiant associé à une clé d’accès à l’assistant est supprimé 12 mois après que la clé a cessé d’être active ;

• (q) données de vérification des comptables et données d’accès des membres invités : tant que la personne a accès à un compte. Pour les comptables, il s’agit du numéro de carte professionnelle et des réponses au questionnaire ; pour les membres invités, du nom, de l’adresse e‑mail et de la photo. Nous les supprimons dans les 30 jours qui suivent la fin du dernier accès, sauf si la personne a aussi son propre compte. L’identification de la personne qui a confirmé une déclaration est conservée dans les registres du point (c), pendant la durée qui y est indiquée ;
• (r) données d’entreprises issues de sources publiques (section 3.10) : celles que l’utilisateur enregistre dans les fiches de clients et de fournisseurs suivent le point (a). La copie que nous conservons pour valider et compléter ces données est mise à jour à chaque nouvelle consultation et supprimée 12 mois après la dernière consultation ;
• (s) registres de consentement : qui a donné ou retiré chaque consentement, pour quelle finalité et quand. Nous les conservons tant que le consentement est en vigueur et jusqu’à 5 ans après son retrait ou la suppression du compte. Ils servent uniquement à démontrer que le traitement était licite (art. 7, par. 1, du RGPD). Le choix relatif aux cookies enregistré dans le navigateur suit la section 14.2(e).

11.2 Exceptions. En cas de litige, de demande au titre du Bouclier fiscal, d’enquête ou de demande d’une autorité, nous pouvons conserver les données nécessaires jusqu’à leur clôture.

12.1 Droits. Les droits suivants appartiennent à l’utilisateur et à toute autre personne dont la société FIZ traite les données en qualité de responsable du traitement. C’est le cas, par exemple, du conjoint, des personnes à charge, des membres de l’équipe ou des visiteurs du site. Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, ces personnes peuvent exercer les droits suivants :

• (a) accès : savoir si nous traitons leurs données et en recevoir une copie ;
• (b) rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes. Si l’erreur vient de FIZ, nous la corrigeons. Si l’erreur figure dans les données de l’AT ou de la Seg. Social, la personne peut nous demander de la corriger ou de la signaler dans FIZ. Pour que la correction soit conservée lors des importations suivantes, elle doit aussi être faite auprès de l’AT ou de la Seg. Social ;
• (c) effacement : demander que nous effacions leurs données, sauf lorsque la loi nous oblige à les conserver ou qu’elles sont nécessaires à la défense de droits ;
• (d) limitation : demander que, dans certains cas, nous conservions les données sans les utiliser à d’autres fins. Par exemple, le temps de vérifier si elles sont exactes ou si l’opposition de la personne est fondée, ou lorsque le traitement est illicite mais que la personne préfère que nous ne les effacions pas. C’est aussi le cas lorsque nous n’avons plus besoin des données, mais que la personne en a besoin pour une procédure ;
• (e) portabilité : recevoir les données qu’elles nous ont fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander que nous les transmettions à une autre entité, lorsque c’est techniquement possible. Dans la mesure du possible, nous utilisons un format ouvert (art. 18, par. 2, de la Lei n.º 58/2019). Ce droit porte sur les données que nous traitons par des moyens automatisés sur la base du consentement ou du contrat. L’exportation prévue à l’article 4.5 des Conditions générales couvre encore davantage de données ;
• (f) opposition : voir la section 12.2 ;
• (g) retirer leur consentement à tout moment, sans remettre en cause le traitement effectué auparavant ;
• (h) ne pas faire l’objet de décisions exclusivement automatisées produisant des effets juridiques ou significatifs (section 8).

12.2 Droit d’opposition. Toute personne mentionnée à la section 12.1 peut s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, aux traitements fondés sur l’intérêt légitime. Dans ce cas, nous cessons ces traitements, sauf s’il existe des motifs impérieux et légitimes qui prévalent ou s’ils sont nécessaires à la défense de droits. Elle peut aussi s’opposer à tout moment, sans avoir à se justifier, à l’utilisation de ses données à des fins de prospection commerciale, y compris au profilage lié à cette prospection.

12.3 Comment les exercer. Les droits peuvent être exercés de la manière suivante :

• (a) dans FIZ : l’utilisateur peut corriger les données du profil, des clients et des contreparties. Il peut exporter les factures (SAF‑T et CSV) et les documents et déconnecter l’AT, la Seg. Social et la banque. Il peut aussi révoquer l’accès des applications et des assistants d’IA tiers (section 8.4) et refuser les e‑mails de marketing, dans les paramètres du compte ou via le lien figurant dans chaque e‑mail. S’il est titulaire du compte, il peut supprimer le compte dans les paramètres ;
• (b) par le chat ou par e‑mail : pour tout le reste, toute personne qui a accès à un compte FIZ peut écrire sur le chat d’assistance de FIZ. Chacun peut écrire à [email protected], de préférence depuis l’adresse e‑mail associée au compte, le cas échéant. Cela comprend la demande d’une copie complète des données ou la suppression du compte d’un membre invité ;
• (c) sur af.fiz.co, sans compte : la personne qui utilise l’assistant sans compte peut supprimer ses conversations dans l’assistant lui‑même, jusqu’à 30 jours après le dernier message de chacune. Pour toute autre demande concernant ces conversations, elle doit nous indiquer des éléments permettant de les retrouver, comme la date et le début de la question. Nous en avons besoin car nous ne savons pas à qui appartiennent les conversations (art. 11 du RGPD). Avant d’afficher ou de remettre une conversation, nous pouvons demander d’autres éléments confirmant qu’elle lui appartient (section 12.4).

12.4 Délai et coûts. Nous répondons dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe ou si les demandes sont nombreuses ; dans ce cas, nous en informons l’auteur de la demande au cours du premier mois et en indiquons les raisons.

L’exercice des droits est gratuit. Si une demande est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, nous pouvons exiger des frais raisonnables tenant compte des coûts administratifs, ou refuser la demande. Si nous ne donnons pas suite à une demande, nous en indiquons les raisons dans un délai d’un mois et précisons qu’il est possible d’introduire une réclamation auprès de la CNPD ou un recours juridictionnel (section 17). Si nous avons des doutes raisonnables sur l’identité de l’auteur de la demande, nous pouvons demander des informations supplémentaires pour la confirmer.

12.5 Clients et fournisseurs de l’utilisateur. Les personnes dont l’utilisateur enregistre les données dans FIZ (clients, fournisseurs, salariés) doivent adresser au titulaire du compte, qui est le responsable du traitement, leurs demandes concernant ces données. Si elles nous contactent, nous lui transmettons la demande (section 7). Dans les cas visés à la section 7.4, où la société FIZ est responsable du traitement, elles peuvent exercer leurs droits directement auprès de nous.

13.1 E-mails de service. Nous envoyons toujours les e‑mails nécessaires au service, par exemple les codes de connexion, les documents, les factures de l’abonnement et les modifications importantes. Tant que le compte existe, il n’est pas possible de les refuser. Les rappels d’échéances, les conseils et les actualités peuvent être désactivés dans les paramètres du compte ou via le lien figurant à la fin de chacun de ces e‑mails.

13.2 E-mails de marketing. Aux personnes qui ont créé un compte dans FIZ, pour elles-mêmes ou pour leur entreprise, nous envoyons des actualités et des offres sur des produits et services FIZ analogues à ceux qu’elles utilisent. Aux autres personnes, y compris les membres de l’équipe et les comptables invités sur un compte, nous n’envoyons de communications de marketing qu’avec leur consentement préalable. L’utilisateur peut refuser ces e‑mails, gratuitement et simplement :

• (a) dans les paramètres du compte ;
• (b) dans chaque e‑mail, via le lien de désabonnement.

13.3 Statut des e-mails. Le prestataire d’envoi d’e‑mails (section 9.2(c)) nous indique si les e‑mails envoyés via FIZ ont été livrés et sur quels liens on a cliqué. Nous utilisons ces informations pour afficher le statut de ces e‑mails, y compris les documents et rappels que l’utilisateur envoie à ses clients, et pour savoir si nos avis arrivent. Base juridique : pour les e‑mails que l’utilisateur envoie à ses clients, la société FIZ agit en tant que sous-traitant, selon les instructions du titulaire du compte (section 7) ; pour les e‑mails de la société FIZ, intérêt légitime à savoir si les communications arrivent (art. 6, par. 1, point f), du RGPD). Les durées de conservation figurent à la section 11.1(h).

14.1 De quoi s’agit-il. Les cookies sont de petits fichiers qu’un site enregistre dans le navigateur. Les technologies similaires comprennent le stockage du navigateur (localStorage et sessionStorage), les pixels et les identifiants de l’appareil dans les applications mobiles. Conformément à l’art. 5 de la Lei n.º 41/2004, nous n’utilisons sans consentement que les technologies strictement nécessaires pour fournir le service demandé par l’utilisateur.

14.2 Nécessaires. Ces technologies fonctionnent toujours, sans consentement :

• (a) sur le site, fiz‑lang (stockage local) : enregistre la langue choisie, jusqu’à ce que l’utilisateur la change ou supprime les données du navigateur ;
• (b) dans l’application web, __Host‑fz‑session : maintient la session ouverte de manière sécurisée, jusqu’à 400 jours ; la session prend fin plus tôt si elle n’est pas utilisée pendant 30 jours ;
• (c) dans l’application web, __Host‑fz‑signed‑in : indique qu’une session est ouverte, jusqu’à 400 jours ;
• (d) dans l’application, le stockage du navigateur (localStorage et sessionStorage) contenant le compte actif, la langue, le pays et les préférences d’affichage. Dans les applications mobiles et les intégrations, il contient aussi l’identifiant de session. Il contient en outre des données temporaires d’inscription, par exemple le plan choisi ou les données qui préremplissent l’inscription des personnes arrivant depuis un document reçu (section 4.12) ;
• (e) l’enregistrement du choix de l’utilisateur concernant les cookies (sur le site, fiz‑consent, en stockage local), valable 12 mois ;
• (f) dans les applications mobiles, l’identifiant pour les notifications push, si l’utilisateur les autorise sur l’appareil ;
• (g) lorsque l’application affiche le formulaire de paiement par carte, les cookies que le prestataire de paiement utilise pour prévenir la fraude (par exemple, l’un conservé jusqu’à 1 an et l’autre 30 minutes). Il s’agit aussi des cookies de sécurité que le prestataire de réseau et de protection (section 9.2(b)) peut utiliser pour protéger le site et l’application contre les attaques automatisées ;
• (h) sur af.fiz.co : anon_id (cookie, jusqu’à 1 an) et fiz_user_id (stockage local), qui contiennent l’identifiant aléatoire permettant à la personne de retrouver ses conversations. S’y ajoute fiz‑ai‑ui‑language (stockage local), qui contient la langue choisie (section 8.5) ;
• (i) le code d’invitation (?ref=) du lien suivi par l’utilisateur. Il permet à l’utilisateur de recevoir l’avantage de l’invitation (section 4.12). Le site ne conserve que les codes au format d’une invitation FIZ. Il ajoute le code aux liens d’inscription et de connexion vers app.fiz.co et le conserve pendant la visite dans fiz:ref:v1 (sessionStorage), qui est supprimé à la fermeture de l’onglet. Les pages de l’ancien site conservaient le même code dans fiz_ref (stockage local, valable 90 jours, puis supprimé lors de la visite suivante), que le site utilise lorsque la visite en cours ne comporte aucun code. Dans l’application, le code est conservé dans le navigateur jusqu’à la fin de l’inscription.

14.3 Analyse. Ces technologies ne fonctionnent que si l’utilisateur accepte la catégorie « Analyse » : il s’agit de l’analyse d’utilisation dans l’application web, pour nous permettre de comprendre comment les fonctionnalités sont utilisées. L’outil d’analyse d’utilisation enregistre dans le navigateur un identifiant (en cookie et en stockage local, jusqu’à 12 mois) et associe les événements au compte.

La détection des erreurs ne relève pas de cette catégorie et fonctionne toujours. Elle n’enregistre rien dans le navigateur. Elle transmet uniquement les données techniques de l’erreur, avec l’identifiant et l’adresse e‑mail du compte, pour nous permettre de corriger les dysfonctionnements (section 4.8). Google Analytics relève de la catégorie « Marketing » (section 14.4). Refuser la catégorie « Analyse » n’empêche pas l’enregistrement, sur le serveur, des événements d’utilisation liés au compte décrits à la section 4.9, auquel l’utilisateur peut s’opposer (section 12.2).

14.4 Marketing. Sur le blog de FIZ (blog.fiz.co), les technologies de mesure sont celles qu’indique la notice relative aux cookies propre au blog. Sur les autres sites et applications auxquels s’applique cette politique (section 1.3), ces technologies ne fonctionnent que si l’utilisateur accepte la catégorie « Marketing » :

• (a) dans l’application web, balise Google (Google Ads et Google Analytics), avec des cookies comme _ga (jusqu’à 12 mois) et _gcl_au (90 jours), pour mesurer les visites et les conversions publicitaires ;
• (b) dans l’application web, pixel Meta, avec les cookies _fbp et _fbc (90 jours), pour mesurer les publicités sur Facebook et Instagram. Avec le même consentement, nous transmettons à Meta, via l’API Conversions, les données indiquées à la section 4.10 ;
• (c) mesure interne des campagnes : sur le site, fiz:attribution:v1 (sessionStorage) conserve pendant la visite les paramètres de campagne du lien d’origine, par exemple utm_source ou gclid. Il est supprimé à la fermeture de l’onglet. Ces paramètres sont transmis dans le lien lorsque l’utilisateur ouvre l’application web ou le Conseiller IA FIZ, sur af.fiz.co. Sur af.fiz.co, fiz‑ai‑attribution (sessionStorage) fait de même, et les paramètres sont conservés avec le premier message de la conversation (section 8.5). Dans l’application web, nous enregistrons aussi l’origine de la visite et des caractéristiques de l’appareil (section 3.9).

14.5 Comment les gérer. Lors de la première visite, nous demandons à l’utilisateur de faire un choix : accepter, refuser ou choisir par catégorie. Refuser est aussi simple qu’accepter. L’utilisateur peut modifier son choix à tout moment, via le bouton « Paramètres des cookies » en bas de page du site, de l’application et d’af.fiz.co. Il peut aussi supprimer les cookies dans les paramètres du navigateur. Ce choix est valable 12 mois. À l’expiration de ce délai, ou si nous modifions les catégories, nous posons à nouveau la question. Le site, l’application web et af.fiz.co enregistrent chacun leur propre choix. Un choix fait sur l’un d’eux ne vaut pas pour les autres. Les catégories sont :

• (a) dans l’application web : « Nécessaires », « Analyse » et « Marketing » ; dans les applications mobiles, il n’y a pas de choix à faire, car elles n’utilisent aucune technologie d’analyse ni de marketing de tiers (section 14.6) ;
• (b) sur le site : uniquement « Nécessaires » et « Marketing ». Le site n’utilise pas d’outils d’analyse, et la catégorie « Marketing » n’y couvre que la mesure interne des campagnes (section 14.4(c)) ;
• (c) sur af.fiz.co : les deux mêmes catégories que sur le site, dans un bandeau distinct ;
• (d) sur help.fiz.co et sur api.fiz.co : uniquement « Nécessaires ». Ces sites n’utilisent pas de technologies d’analyse ni de marketing ; ils ne demandent donc pas de choix ;
• (e) sur blog.fiz.co : les catégories indiquées dans l’avis relatif aux cookies du blog lui‑même (section 14.4).

14.6 Applications mobiles. Dans les applications mobiles, nous n’utilisons aucun outil d’analyse ni de marketing de tiers. Les technologies nécessaires de la section 14.2 fonctionnent toujours.

15.1 Mesures. Nous protégeons les données par des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque (art. 32 du RGPD), notamment :

• (a) connexions chiffrées (HTTPS) ;
• (b) identifiants de l’AT et de la Seg. Social conservés sous forme chiffrée (section 6) ;
• (c) données conservées sous forme chiffrée par les prestataires d’hébergement ;
• (d) accès aux comptes par autorisations et enregistrement des actions importantes ;
• (e) accès restreint de l’équipe FIZ, tenue au secret.

15.2 Violations de données. En cas de violation de données personnelles, nous la notifions à la CNPD lorsque la loi l’exige (art. 33 du RGPD). Nous le faisons dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance. Si la violation présente un risque élevé pour les droits des personnes concernées, nous les en informons dans les meilleurs délais (art. 34 du RGPD).

15.3 Le rôle de l’utilisateur. La sécurité du compte dépend aussi de la messagerie ou du compte externe avec lequel l’utilisateur se connecte à FIZ. Dans les paramètres, la personne qui gère le compte choisit les autorisations de chaque membre de l’équipe et peut retirer un accès à tout moment.

16.1 Pour créer un compte FIZ, il faut avoir 18 ans ou plus. Nous pouvons traiter des données de mineurs lorsque l’utilisateur les saisit dans FIZ, notamment celles des personnes à charge pour la déclaration d’IRS, indiquées par les parents ou par le représentant légal. Si nous apprenons qu’un mineur a créé un compte, nous le clôturons et supprimons les données, conformément à la section 11. Auparavant, nous donnons au représentant légal la possibilité d’exporter les documents que la loi impose de conserver. Le Conseiller IA FIZ sur af.fiz.co peut être utilisé sans compte, mais il est lui aussi réservé aux personnes âgées de 18 ans ou plus. Si nous apprenons qu’une conversation a été menée par un mineur, nous la supprimons.

17.1 Toute personne qui estime que nous traitons ses données en violation de la loi peut introduire une réclamation, à tout moment, auprès de la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), l’autorité portugaise de protection des données, Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200‑651 Lisboa, www.cnpd.pt, ou auprès de l’autorité de contrôle de l’État de l’EEE où elle réside, où elle travaille ou où la violation aurait été commise. Elle peut aussi saisir les tribunaux.

17.2 Nous vous invitons à nous contacter d’abord, par le chat d’assistance de FIZ ou par e‑mail à [email protected], pour que nous puissions tenter de résoudre la question.

18.1 Nous pouvons modifier cette politique, par exemple lorsque FIZ, nos prestataires ou la loi changent. La date de la version en vigueur figure en haut de la page. Cette version s’applique à compter du 5 octobre 2026 et remplace la politique du 18 septembre 2024. Les personnes qui avaient déjà un compte reçoivent par e‑mail un résumé des principales modifications. Pour elles, les nouvelles finalités prévues par cette version pour les données que le titulaire du compte conserve dans FIZ ne s’appliquent qu’à compter de la date indiquée dans cet e‑mail. Cette date est celle prévue à l’article 1.3(b) des Conditions générales, au moins 30 jours après l’envoi de cet e‑mail.

18.2 Si une modification future est importante, nous en informons l’utilisateur par e‑mail ou dans l’application avant son entrée en vigueur. Une modification peut élargir les finalités pour lesquelles nous traitons les données que le titulaire du compte conserve dans FIZ. Dans ce cas, elle ne s’applique au titulaire du compte qu’avec le préavis de 30 jours et les droits prévus aux articles 1.4 et 8.1 des Conditions générales. Lorsque la loi l’exige, nous demandons un nouveau consentement. Les versions antérieures peuvent être demandées dans le chat d’assistance de FIZ ou à [email protected].

18.3 Le changement de prestataires qui traitent des données de clients, de fournisseurs ou de salariés de l’utilisateur est également soumis au préavis de 30 jours prévu à la section 7.2.

18.4 Cette politique est disponible en plusieurs langues. En cas de divergence, la version portugaise prévaut, sauf si la version dans la langue dans laquelle la personne l’a lue lui est plus favorable.