Політика конфіденційності

1.1 Контролер. Контролером персональних даних, описаних у цій політиці, є FIZ PT, Unipessoal Lda («компанія FIZ» або «ми»). Компанія FIZ має NIPC (ідентифікаційний номер юридичної особи) 517696835, а її місцезнаходження: Rua do Cais do Tojo, 24, 2.º, 1200‑082 Lisboa, Portugal.

1.2 Контакти. З будь‑яких питань щодо персональних даних, зокрема щоб скористатися правами, описаними в розділі 12, будь‑хто може написати на [email protected] або на поштову адресу, зазначену вище. Особи, які мають доступ до облікового запису у FIZ, можуть також скористатися чатом підтримки FIZ.

1.3 Сфера дії. Ця політика поширюється на сайт fiz.co, вебзастосунок app.fiz.co і мобільні застосунки FIZ (разом «FIZ»). Вона поширюється також на блог FIZ на blog.fiz.co, довідковий центр на help.fiz.co, документацію API FIZ на api.fiz.co і на всіх, хто звертається до нас. Крім того, вона поширюється на ШІ‑консультанта FIZ на af.fiz.co (пункти 8.5 і 8.6). Вона не поширюється на сайти чи сервіси третіх осіб, на які FIZ містить посилання. Вона не поширюється також на сервіси третіх осіб, які користувач вирішить підключити до FIZ: у них діють власні політики. Ця політика не поширюється на каталог компаній на diretorio.fiz.co і розглядає його лише як джерело даних (пункт 3.10).

1.4 Зв’язок з Умовами користування. Ця політика доповнює Умови користування FIZ.

2.1 У цій політиці наведені нижче слова мають таке значення:

• Компанія FIZ: компанія FIZ PT, Unipessoal Lda, контролер (розділ 1).
• FIZ: сервіс, тобто сайт, вебзастосунок і мобільні застосунки. Умови користування називають його «Платформою» і включають до неї також ШІ‑консультанта FIZ на af.fiz.co, про якого йдеться в пунктах 8.5 і 8.6 цієї політики.
• Персональні дані: будь‑яка інформація про фізичну особу, яку ідентифіковано або можна ідентифікувати, наприклад ім’я, NIF, адреса електронної пошти чи IP‑адреса.
• Обробка: будь‑яка дія з персональними даними, як‑от збирання, зберігання, перегляд, надсилання чи видалення.
• Контролер: той, хто визначає, для яких цілей і в який спосіб обробляються дані.
• Обробник: той, хто обробляє дані від імені контролера та за його вказівками.
• Користувач: особа, яка користується FIZ, з обліковим записом або без нього, зокрема члени команди та бухгалтери, запрошені до облікового запису.
• Власник облікового запису: фізична особа або компанія, якій належить обліковий запис. Фізичною особою може бути, наприклад, самозайнята особа (trabalhador independente) або той, хто користується FIZ лише для IRS. В Умовах користування його називають «користувачем».
• Обліковий запис: профіль власника облікового запису у FIZ з відповідними даними та членами.
• AT: Податкова та митна служба Португалії (Autoridade Tributária e Aduaneira), зокрема Portal das Finanças і e‑Fatura.
• Seg. Social: служба соціального забезпечення Португалії (Segurança Social), зокрема Інститут соціального забезпечення (Instituto da Segurança Social, I.P.) та аналогічні інститути Азорських островів і Мадейри; її портал Segurança Social Direta тут називається Seg. Social Direta.
• NIF: податковий ідентифікаційний номер (número de identificação fiscal).
• NISS: номер соціального забезпечення (número de identificação da segurança social).
• SAF‑T: стандартизований файл у форматі, визначеному AT, з даними рахунків-фактур і бухгалтерського обліку.
• CAE: код Португальської класифікації видів економічної діяльності (Classificação Portuguesa de Atividades Económicas), який визначає вид діяльності.
• IUC: єдиний транспортний податок (imposto único de circulação), який власники транспортних засобів сплачують щороку.
• EORI: номер, який ідентифікує в Європейському Союзі тих, хто імпортує або експортує товари.
• Open banking: підключення, яке користувач дозволяє у своєму банку і яке дає змогу уповноваженому постачальнику зчитувати рахунки, залишки й банківські операції та передавати їх до FIZ.
• Анонімізувати: змінити дані так, щоб за ними більше не можна було встановити особу, без можливості повернути все назад. Анонімізовані дані перестають бути персональними.
• Облікові дані: ім’я користувача, пароль, коди підтвердження та ключі доступу (токени), які дають змогу входити на Portal das Finanças або в Seg. Social Direta чи отримувати доступ до їхніх сервісів. Умови користування називають їх «кодами доступу».
• Податковий щит (Escudo Fiscal): відповідальність, яку компанія FIZ бере на себе за помилки, допущені нею самою в певних деклараціях, поданих або підтверджених через FIZ. Його правила викладено в розділі 10 Умов користування.
• Згода: вільний, конкретний, поінформований і однозначний дозвіл, який особа, що його надала, може будь‑коли відкликати.
• ШІ: штучний інтелект, тобто програми, які автоматично генерують відповіді або витягують дані.
• GDPR: Регламент (ЄС) 2016/679, Загальний регламент про захист даних (португальською RGPD).
• ЄЕП: Європейський економічний простір, тобто Європейський Союз, Ісландія, Ліхтенштейн і Норвегія.
• Асистент ШІ FIZ: асистент у застосунку (там він називається «AI асистент»), який відповідає з використанням даних облікового запису (пункт 8.1(a)). Ми називаємо його також «асистентом ШІ».
• ШІ‑консультант FIZ: асистент на af.fiz.co, який відповідає на загальні запитання про податки та внески, з обліковим записом або без нього (пункти 8.5 і 8.6).

3.1 Дані, які надає користувач. Коли користувач створює обліковий запис і користується FIZ, він надає нам:

• (a) дані облікового запису: ім’я, адресу електронної пошти і, за бажанням, фотографію. FIZ не використовує власного пароля: вхід здійснюється за кодом, надісланим електронною поштою, або через зовнішній обліковий запис (пункт 3.5);
• (b) дані про діяльність або компанію: ім’я чи назву і комерційну назву, NIF, дату народження (для самозайнятих осіб), адресу, телефон, сайт, адресу електронної пошти та IBAN. Також CAE, режим IVA (податку на додану вартість), діапазон місячного доходу, логотип і те, чи є в нього працівники. А якщо користувач їх вказує, то й NIF сертифікованого бухгалтера та адреси електронної пошти, на які FIZ автоматично надсилає файл SAF‑T;
• (c) рахунки-фактури, квитанції, документи про витрати та інші документи, які він виставляє у FIZ, завантажує або пересилає електронною поштою на адресу FIZ;
• (d) дані для декларації IRS (податку на доходи фізичних осіб): доходи й витрати, нерухомість і оренду, а також NIF платників доходу, орендодавців і орендарів. Також рахунки та цінні папери за кордоном, а ще NISS і IBAN для повернення податку;
• (e) облікові дані AT і Seg. Social, якщо він хоче, щоб FIZ імпортував його дані або подавав декларації (розділ 6);
• (f) дані для оплати підписки: ім’я, адресу електронної пошти, адресу та, для MB WAY, номер мобільного телефону. Повні дані картки вводяться у форму постачальника платіжних послуг, і FIZ їх не зберігає;
• (g) якщо він вмикає приймання платежів від своїх клієнтів: дані компанії та її представника, яких вимагає постачальник цих платіжних послуг, і IBAN для зарахування коштів. Цей постачальник вимагає таких даних представника: ім’я, дата народження, адреса й телефон. Ми збираємо ці дані у формі FIZ і передаємо їх цьому постачальнику, який може також попросити документ, що посвідчує особу, для перевірки особи;
• (h) повідомлення та вкладення, надіслані до служби підтримки, оцінки відповідей і розмови з асистентом штучного інтелекту (ШІ);
• (i) якщо він підключає обліковий запис до бота FIZ у месенджері: ідентифікатор чату та ім’я користувача.

3.2 Дані з AT і e-Fatura. Якщо користувач підключає FIZ до Portal das Finanças, ми імпортуємо від його імені:

• (a) ідентифікаційні дані та податковий статус: ім’я, NIF, дату народження, стать, громадянство, податкове резидентство, податкову службу за місцем обліку (serviço de finanças), дату початку діяльності, CAE і режими IVA та IRS. Ми імпортуємо також статус непостійного резидента (residente não habitual, NHR), номер EORI, відомості про сертифікованого бухгалтера, адреси, IBAN і транспортні засоби, зареєстровані в AT;
• (b) декларації та платежі: декларації IRS та IVA, декларації про початок, зміну та припинення діяльності з відповідними підтвердженнями, IUC, стан розрахунків з AT (conta-corrente) і повідомлення AT. Коли повідомлення AT містять штраф (coima), ми імпортуємо також із Portal das Finanças платежі за цим штрафом, щоб показати користувачеві, чи його вже сплачено. Дані про штрафи можуть вважатися даними про правопорушення, яким GDPR надає особливого захисту (ст. 10). Ми використовуємо їх лише для того, щоб показати користувачеві його власне становище щодо AT (пункт 4.2), і для розгляду запитів у межах Податкового щита (пункт 4.14). Для інших цілей ми їх не використовуємо. Іншим організаціям, крім наших постачальників (пункт 9.2), ми передаємо їх лише тоді, коли цього вимагає закон, або для захисту прав у межах цих запитів (пункти 9.4(c) і (d));
• (c) рахунки-фактури та витрати з e‑Fatura разом із NIF, назвою та видом діяльності постачальників. Витрати на охорону здоров’я імпортуються лише за згодою, передбаченою пунктом 5.3;
• (d) склад домогосподарства, зареєстрований в AT: ім’я та NIF другого з подружжя й утриманців;
• (e) попередньо заповнені дані та симуляції розрахунку декларації IRS, зокрема доходи, податок, утриманий у джерела, і соціальні внески. Профспілкові внески та ступінь інвалідності імпортуються лише за згодою, передбаченою пунктом 5.3.

3.3 Дані з Seg. Social. Якщо користувач підключає FIZ до Seg. Social Direta, ми імпортуємо його ідентифікаційні дані: NISS, ім’я, дату народження, NIF, контактні дані, адресу та IBAN. Ми імпортуємо також статус і режим сплати внесків, ставку соціальних внесків, звільнення від сплати внесків і квартальні декларації з відповідними підтвердженнями. Якщо користувач є роботодавцем, ми також імпортуємо дані працівників, зареєстрованих у Seg. Social: NISS, ім’я, вид, дати й умови трудового договору, заробітну плату та ставку соціальних внесків.

3.4 Банківські дані. Якщо користувач підключає банківський рахунок (open banking через постачальника банківського підключення) або завантажує виписки, ми отримуємо рахунки, залишки та операції. Щодо кожної операції ми отримуємо суму, дату, опис, категорію, продавця та імена платників і одержувачів. Банківське підключення працює на підставі дозволу, який користувач надає цьому постачальнику і підтверджує у своєму банку; дозвіл діє до 180 днів, і його можна поновити. Цей постачальник діє на підставі власних умов і політики конфіденційності, які користувач приймає, підключаючи банківський рахунок.

3.5 Дані із сервісів, які підключає користувач. Якщо користувач входить через зовнішній обліковий запис, постачальник цього облікового запису передає нам ім’я, адресу електронної пошти, позначку про те, що адресу підтверджено, і фотографію профілю. Якщо користувач імпортує файли із сервісу зберігання файлів, ми отримуємо лише ті файли, які він вибере. Якщо він підключає інтернет-магазин, ми отримуємо замовлення, зокрема дані покупців. Ці сервіси діють на підставі власних умов і політик конфіденційності, які користувач приймає разом із ними.

3.6 Дані клієнтів, постачальників і працівників користувача. Користувач вводить у FIZ або імпортує до FIZ дані інших осіб, з якими працює. Ці дані та документи користувача можуть включати дані про здоров’я, якщо їх розкриває документ, наприклад рахунки-фактури, які медичний працівник виставляє своїм клієнтам. Ми обробляємо всі ці дані від імені власника облікового запису (розділ 7). Це дані:

• (a) клієнтів: ім’я, NIF, контактні дані, адреса, компанія, посада та інші поля, які створює користувач;
• (b) постачальників і контрагентів банківських операцій: NIF, ім’я, контактні дані, IBAN і примітки;
• (c) покупців із магазинів, які користувач підключає до FIZ (пункт 3.5);
• (d) працівників: ім’я, NISS, дата народження, професія, вид, дати й умови трудового договору, заробітна плата та ставка соціальних внесків, які вводить користувач або які імпортовано з Seg. Social (пункт 3.3). Якщо власник облікового запису є роботодавцем, FIZ після підтвердження у FIZ передає до Seg. Social відомості про заробітну плату, а також про прийняття працівників на роботу, зміну та припинення трудових договорів;
• (e) осіб, які відкривають документ, наданий користувачем за посиланням: підтверджена адреса електронної пошти і тип браузера, які ми фіксуємо, щоб захистити доступ до документа.

3.7 Дані членів команди та бухгалтерів. Коли власник облікового запису когось запрошує, ми обробляємо адресу електронної пошти, роль, дозволи, дати запрошення та приєднання цієї особи. Ми також фіксуємо дії, які вона виконує в обліковому записі (хто, що, коли і з яким результатом). Щоб підтвердити, що бухгалтер є сертифікованим (contabilista certificado), ми просимо номер його професійного посвідчення (cédula profissional), виданого Ordem dos Contabilistas Certificados (Палатою сертифікованих бухгалтерів), і відповіді на коротку анкету.

3.8 Дані другого з подружжя та утриманців. Під час підготовки IRS користувач за власним вибором вказує відомості про другого з подружжя й утриманців, витрати на охорону здоров’я та профспілкові внески. FIZ використовує ці відомості для підготовки декларації та розрахунку відрахувань і податкових пільг.

• (a) які дані: щодо другого з подружжя чи фактичного партнера: ім’я, NIF, резидентство, NISS і ступінь інвалідності (grau de incapacidade); щодо утриманців: ім’я, NIF, дата народження і ступінь інвалідності;
• (b) облікові дані другого з подружжя: користувач може вказати облікові дані AT і Seg. Social другого з подружжя, щоб FIZ подавав і його декларації, наприклад спільну декларацію IRS. Користувач може вказати їх лише з дозволу другого з подружжя і, вказуючи їх, підтверджує, що має такий дозвіл;
• (c) дані про здоров’я та членство в профспілці: користувач сам вирішує, чи вказувати або імпортувати такі дані другого з подружжя або утриманця (розділ 5). Він може це зробити лише за згодою цієї особи, а якщо вона неповнолітня або не може дати згоду, за згодою того, хто її представляє, і, роблячи це, підтверджує, що має таку згоду;
• (d) повідомлення цих осіб: перш ніж надати нам їхні дані, користувач має повідомити їх і показати їм цю політику. Якщо ми не маємо їхніх контактних даних, а також контактних даних інших осіб, яких має бути зазначено в декларації IRS (пункт 4.3(b)), ми не можемо повідомити їх безпосередньо. Тому ця політика залишається опублікованою на сайті, щоб вони могли з нею ознайомитися (ст. 14(5)(b) GDPR).

3.9 Дані про пристрій, перегляд сайту та кампанії. Коли користувач відвідує сайт або користується застосунками, наші сервери отримують технічні дані: IP‑адресу, тип браузера та пристрою, мову, запитані сторінки, дату й час. Якщо користувач на це погоджується на сайті, у вебзастосунку або на af.fiz.co (розділ 14), ми також збираємо дані для вимірювання кампаній. Це сторінка та посилання, з яких він прийшов, параметри кампанії (наприклад, utm_source або gclid), а у вебзастосунку також рекламні ідентифікатори Meta (_fbp і _fbc). За тієї самої згоди і з тією самою метою ми збираємо також характеристики пристрою (екран і щільність пікселів, часовий пояс, мову та кількість процесорів).

3.10 Дані з публічних джерел. Щоб перевіряти NIF і номери платників IVA, підтверджувати коди CAE і доповнювати дані про компанії, ми використовуємо публічні джерела. Це, наприклад, система VIES Європейської комісії, SICAE (Sistema de Informação da Classificação Portuguesa de Atividades Económicas, інформаційна система Португальської класифікації видів економічної діяльності) і каталог компаній FIZ. Цей каталог об’єднує опубліковану інформацію про компанії (NIF, назва, CAE, адреса та контактні дані). Копію отриманих даних ми зберігаємо протягом строку, зазначеного в пункті 11.1(r).

Ми робимо ці запити, щоб надавати послугу (пункт 4.2). Якщо вони стосуються клієнтів або постачальників користувача, ми робимо їх від імені власника облікового запису (розділ 7). В інших випадках підставою є законний інтерес у тому, щоб податкові дані в рахунках-фактурах і в обліковому записі були правильними (ст. 6(1)(f) GDPR). Якщо ці джерела містять дані індивідуальних підприємців (empresários em nome individual), ці особи можуть заперечити проти їх використання FIZ і скористатися в нас іншими правами, передбаченими розділом 12.

3.11 Які дані є обов’язковими. Для створення облікового запису потрібні адреса електронної пошти, ім’я чи назва та NIF власника облікового запису (фізичної особи або компанії), а в деяких випадках і поштовий індекс. Щоб виставляти сертифіковані рахунки-фактури, закон вимагає певних даних про того, хто їх виставляє, а в деяких випадках і про клієнта (наприклад, NIF). Облікові дані AT і Seg. Social надавати не обов’язково, але без них FIZ не може імпортувати дані чи подавати декларації від імені користувача. Решта даних є необов’язковою; без них деякі функції можуть бути недоступні.

4.1 Загальне правило. Ми обробляємо персональні дані лише тоді, коли маємо для цього підставу, передбачену статтею 6 GDPR. Для кожної мети ми зазначаємо підставу. Деякі особи користуються FIZ, не будучи стороною договору з компанією FIZ, наприклад член команди або запрошений бухгалтер. У таких випадках підставою є не виконання договору, а законний інтерес власника облікового запису та компанії FIZ у тому, щоб надавати послугу через осіб, яких обирає власник облікового запису (ст. 6(1)(f) GDPR).

4.2 Надання послуги. Ми використовуємо дані, щоб надавати послугу, яку замовив користувач. Підстава: виконання договору (ст. 6(1)(b) GDPR). Щодо даних клієнтів, постачальників і працівників користувача компанія FIZ діє як обробник (розділ 7). Послуга охоплює:

• (a) створення облікового запису, керування ним і доступом до нього;
• (b) виставлення рахунків-фактур та інших сертифікованих документів і їх передання до AT від імені користувача, як того вимагає закон;
• (c) імпорт даних з AT, Seg. Social і банку та зчитування завантажених рахунків-фактур і квитанцій;
• (d) упорядкування витрат і бухгалтерського обліку та розрахунок податків і внесків;
• (e) показ строків, прогнозів і нагадувань;
• (f) надсилання документів і нагадувань про оплату клієнтам користувача;
• (g) керування командою та дозволами.

4.3 Підготовка і подання декларацій. Підготовка декларацій, як‑от періодичної декларації з IVA, зведеної декларації (declaração recapitulativa), декларації IRS і квартальної декларації до Seg. Social, та їх подання до AT або Seg. Social. FIZ подає декларацію лише після того, як її підтвердить у FIZ власник облікового запису або член облікового запису, який має на це дозвіл. Якщо цього вимагає закон, періодична декларація з IVA і зведена декларація подаються з обліковими даними сертифікованого бухгалтера, і їх підтверджує бухгалтер. Закон вимагає цього, наприклад, від компаній і від самозайнятих осіб, які ведуть повний бухгалтерський облік (contabilidade organizada). Підстави:

• (a) щодо даних користувача: виконання договору (ст. 6(1)(b) GDPR);
• (b) щодо даних другого з подружжя та утриманців, потрібних для декларації домогосподарства: законний інтерес (ст. 6(1)(f) GDPR). Це інтерес користувача і компанії FIZ у правильній підготовці цієї декларації. Ці дані охоплюють ідентифікаційні дані, а в спільній декларації також доходи, витрати та відрахування. Закон вимагає, щоб декларація включала цих осіб. Та сама підстава застосовується й до даних інших осіб, яких має ідентифікувати декларація IRS, як‑от платників доходу, орендодавців і орендарів;
• (c) щодо облікових даних другого з подружжя: згода другого з подружжя (ст. 6(1)(a) GDPR), наявність якої користувач підтверджує, вказуючи ці дані (пункт 3.8(b)). Ми використовуємо їх лише для імпорту даних другого з подружжя та для подання його власних або спільних декларацій, підтверджених у FIZ. Та сама згода є підставою для обробки даних другого з подружжя в його деклараціях, які не є декларацією домогосподарства, як‑от квартальна декларація до Seg. Social.

  Другий з подружжя може будь‑коли відкликати згоду листом на [email protected] або, якщо має доступ до FIZ, у чаті підтримки FIZ. У такому разі ми видаляємо його облікові дані і припиняємо обробляти його дані, підставою обробки яких є ця згода. Ми видаляємо їх у FIZ, крім даних, потрібних для декларації домогосподарства (підпункт (b)), і даних, що містяться в записах, зазначених у пункті 11.1(c);

• (d) щодо ступеня інвалідності, витрат на охорону здоров’я та профспілкових внесків: див. розділ 5;
• (e) щодо облікових даних сертифікованого бухгалтера (пункт 6.1(e)): законний інтерес (ст. 6(1)(f) GDPR). Це інтерес власника облікового запису і компанії FIZ у поданні декларацій, які підтверджує бухгалтер. Бухгалтер сам їх вказує, лише для цієї мети, і може попросити нас їх видалити (пункт 6.5).

4.4 Стягнення плати за підписку. Стягнення плати за платні плани, виставлення наших рахунків-фактур і зберігання записів про виставлені рахунки. Підстава: виконання договору та виконання юридичних обов’язків компанії FIZ, зокрема податкових і бухгалтерських (ст. 6(1)(b) і (c) GDPR).

4.5 Приймання платежів від клієнтів користувача. Якщо користувач вмикає приймання платежів (наприклад, платіжні посилання, референси Multibanco або QR‑коди в рахунках-фактурах), ми передаємо необхідні дані постачальникам платіжних послуг, які надають цю послугу. Один із цих постачальників як контролер перевіряє особу представника, щоб виконати власні юридичні обов’язки. Ці постачальники діють на підставі власних умов і політик конфіденційності, які користувач приймає, вмикаючи приймання платежів. Підстава: виконання договору. Якщо власником облікового запису є компанія, підставою для обробки даних її представника є законний інтерес (ст. 6(1)(f) GDPR). Це інтерес власника облікового запису і компанії FIZ в увімкненні приймання платежів, про яке попросив власник.

4.6 Підтримка користувачів. Відповіді на звернення до служби підтримки електронною поштою або в чаті, зокрема з першою відповіддю, підготовленою ШІ (розділ 8). Також надсилання повідомлень підтримки щодо користування FIZ, наприклад про незавершений крок або проблему з обліковим записом. Ці повідомлення не рекламують плани чи пропозиції. Повідомлення, які це роблять, підпорядковуються правилам розділу 13. Підстава: виконання договору; для тих, хто ще не має облікового запису, законний інтерес у тому, щоб відповідати тим, хто до нас звертається.

4.7 Асистент ШІ. Відповіді на запитання, які користувач ставить асистентові ШІ, з використанням даних облікового запису, потрібних для відповіді (розділ 8). Підстава: виконання договору.

4.8 Безпека та виправлення помилок. Захист облікових записів і систем, виявлення неправомірного доступу та шахрайства, фіксація важливих дій у кожному обліковому записі (журнал аудиту), ведення технічних журналів, виявлення та виправлення помилок. Підстава: законний інтерес у тому, щоб FIZ був безпечним і стабільно працював, а також щоб ми могли підтвердити, що було зроблено в кожному обліковому записі (ст. 6(1)(f) GDPR). Безпека є також юридичним обов’язком компанії FIZ (ст. 6(1)(c) і ст. 32 GDPR).

4.9 Покращення FIZ. Розуміння того, якими функціями користуються, щоб їх покращувати. На сервері ми фіксуємо події використання, пов’язані з обліковим записом (наприклад, подання декларації). Аналітика використання в браузері працює лише за згодою. Ми також аналізуємо запитання, поставлені ШІ‑консультантові FIZ, щоб знати найчастіші питання та покращувати відповіді (пункт 8.6). Підстава: законний інтерес у покращенні продукту, для подій, що фіксуються на сервері, і для запитань до ШІ‑консультанта FIZ; згода (ст. 6(1)(a) GDPR), для аналітики в браузері. Якщо запитання містять дані про здоров’я, застосовується також згода, передбачена пунктом 8.8(b).

4.10 Реклама та вимірювання кампаній. Розуміння того, які оголошення та кампанії приводять нових користувачів, і підвищення релевантності оголошень. Для цього ми використовуємо власне вимірювання, а у вебзастосунку також Google (Google Ads і Google Analytics), Meta Pixel і API конверсій Meta (Conversions API). Підстава: згода, надана в категорії «Маркетинг» (пункт 14.4; ст. 6(1)(a) GDPR і ст. 5 Закону № 41/2004). Без згоди ми не використовуємо ці технології і не передаємо Meta дані, зазначені нижче. Якщо користувач відкликає згоду, з цього моменту ми припиняємо передавати Meta і Google дані, описані в цьому пункті.

Через API конверсій ми передаємо Meta дані про реєстрацію та про певні дії користувача. Прикладами є початок пробного періоду, виставлення першого рахунку-фактури, підключення AT або купівля плану. Ми передаємо:

• (a) адресу електронної пошти, перетворену на незмінний код (хеш SHA‑256). Код не розкриває адресу електронної пошти. Проте Meta порівнює його з відомими їй адресами, щоб пов’язати подію з обліковим записом користувача у Facebook або Instagram, якщо такий існує. Тому цей код не робить користувача анонімним;
• (b) ідентифікатори _fbp і _fbc;
• (c) IP‑адресу і тип браузера;
• (d) якщо це застосовно, суму та валюту.

4.11 Листи про FIZ. Надсилання новин, порад і пропозицій щодо продуктів і послуг FIZ, подібних до тих, якими користувач уже користується (розділ 13). Підстава: законний інтерес у просуванні цих продуктів і послуг (ст. 6(1)(f) GDPR). Ця підстава застосовується до тих, хто створив обліковий запис у FIZ для себе або для своєї компанії, і діє в межах частини 3 статті 13‑A Закону № 41/2004. Для інших осіб, зокрема членів команди та бухгалтерів, запрошених до облікового запису, підставою є згода (ст. 6(1)(a) GDPR).

4.12 Запрошення та реєстрація. Коли хтось реєструється за посиланням-запрошенням користувача FIZ, зокрема за особистим посиланням учасника партнерської програми, коли така програма з’явиться, ми фіксуємо, хто запросив цю особу. Так ми застосовуємо до нового користувача бонус за запрошення і нараховуємо винагороду тому, хто його запросив, на умовах, зазначених у FIZ. Той, хто запрошує, бачить у своєму обліковому записі для кожної особи, яка зареєструвалася за його запрошенням, дату реєстрації та дату кожної винагороди. Якщо винагорода пов’язана з оплатою запрошеної особи, він бачить також адресу електронної пошти цієї особи та дату оплати. Інших даних запрошених осіб той, хто запрошує, не бачить.

Посилання-запрошення може також супроводжувати документ, надісланий через FIZ. Ми використовуємо посилання, за яким особа прийшла, і дані, з якими вона реєструється. Код із посилання зберігається в браузері навіть без згоди на cookie, щоб особа отримала бонус за запрошення (пункт 14.2(i)). Кодом може бути NIF того, хто запрошує, якщо він ділиться посиланням із цим NIF.

Якщо особа приходить з отриманого документа, форма реєстрації може бути вже заповнена. Вона містить ім’я, NIF та адресу електронної пошти, зазначені в цьому документі, щоб особі не довелося вводити їх самій. Ці дані зберігаються лише в браузері цієї особи і перестають використовуватися через 30 хвилин. Вони видаляються щонайпізніше після закриття вкладки і потрапляють на сервери FIZ, лише якщо особа завершить реєстрацію.

Підстава: виконання договору, щоб застосувати до нового користувача бонус за запрошення (ст. 6(1)(b) GDPR); законний інтерес у винагородженні тих, хто запрошує, і в спрощенні реєстрації для тих, хто приходить з документа (ст. 6(1)(f)).

4.13 Перевірка бухгалтерів. Підтвердження того, що той, хто користується функціями для бухгалтерів, є сертифікованим бухгалтером. Підстава: законний інтерес у захисті клієнтів, які надають бухгалтерові доступ до своїх облікових записів.

4.14 Юридичні обов’язки та захист прав. Виконання юридичних обов’язків, відповіді на запити органів влади та судів, розгляд претензій, скарг і запитів у межах Податкового щита і захист прав компанії FIZ. Підстава: виконання юридичного обов’язку (ст. 6(1)(c) GDPR); виконання договору (ст. 6(1)(b)); законний інтерес у захисті прав у провадженнях, за претензіями та скаргами (ст. 6(1)(f)).

4.15 Законний інтерес. Якщо підставою є законний інтерес, ми зіставили цей інтерес з інтересами та правами осіб, яких стосуються дані. Ми дійшли висновку, що їхні інтереси й права не переважають його. Ці особи можуть заперечити проти такої обробки (розділ 12) і попросити в нас інформацію про це зіставлення.

4.16 Нові цілі. Якщо ми захочемо використовувати дані для нової мети, ми зробимо це лише тоді, коли вона сумісна з початковою метою або коли маємо нову підставу. Перш ніж почати, ми повідомимо осіб, яких стосуються дані.

5.1 Які дані і для чого. Ступінь інвалідності користувача, другого з подружжя та утриманців належить до даних про здоров’я, яким GDPR надає особливого захисту (ст. 9). Він охоплює відсоток, рік повторного огляду, попередній ступінь і те, чи пов’язана інвалідність зі службою в Збройних силах. Витрати на охорону здоров’я, вказані користувачем або імпортовані з e‑Fatura для податкових відрахувань IRS, також можуть розкривати інформацію про здоров’я. Профспілкові внески користувача чи другого з подружжя дають право на відрахування, і AT зазначає їх у попередньо заповнених даних додатка A до декларації IRS. Вони розкривають членство в профспілці, якому GDPR також надає особливого захисту. Ми використовуємо ці дані лише для таких цілей:

• (a) підготовка декларації та прогнозу IRS, бо ці дані дають право на відрахування й податкові пільги;
• (b) показ витрат на охорону здоров’я в списку витрат користувача;
• (c) відповіді на запитання, які користувач ставить асистентові ШІ FIZ щодо цих даних (пункт 8.1(a));
• (d) зберігання їх у записах про декларації, зазначених у пункті 11.1(c), лише для встановлення, здійснення або захисту прав (ст. 9(2)(f) GDPR).

5.2 Сфера застосування цього розділу. Правила цього розділу стосуються даних для підготовки декларації та прогнозу IRS. Правила щодо даних про здоров’я в документах, банківських операціях і повідомленнях до підтримки або асистентів викладено в пункті 8.8.

5.3 Правові вимоги. Підстава: явна згода (ст. 9(2)(a) GDPR). Користувач сам вирішує, чи вказувати ці дані, чи доручити FIZ імпортувати їх з AT або e‑Fatura. Без них FIZ не використовує їх у декларації та прогнозі IRS, через що відрахування і податкові пільги користувача можуть бути меншими. Згоду надають:

• (a) користувач, щодо власних даних;
• (b) другий з подружжя та повнолітні утриманці, щодо власних даних;
• (c) батьки або опікун, щодо неповнолітніх утриманців;
• (d) особа, яку суд призначив помічником (acompanhante) повнолітнього під режимом супроводу (maior acompanhado) і наділив повноваженнями представника, щодо даних такого повнолітнього, якщо він не може дати згоду.

5.4 Відкликання згоди. Згоду можна будь‑коли відкликати так само легко, як її було надано: у FIZ або листом на [email protected].

Після відкликання згоди ми припиняємо імпортувати й використовувати ці дані та видаляємо їх у FIZ. Ми зберігаємо лише ті з них, що містяться в записах про декларації, зазначених у пункті 11.1(c). FIZ перестає враховувати їх у розрахунках і в декларації, яку готує, що може зменшити податкові відрахування та пільги, на які має право користувач. Щоб їх отримати, користувач може подати декларацію безпосередньо на Portal das Finanças. Відкликання згоди не впливає на те, що було зроблено раніше.

6.1 Які облікові дані ми обробляємо. Щоб імпортувати дані, передавати документи до AT та подавати декларації від імені користувача, FIZ обробляє такі облікові дані:

• (a) Portal das Finanças: коли користувач підключає AT, FIZ може використати основний пароль, щоб створити від його імені субкористувача на Portal das Finanças. Цей субкористувач використовується в e‑Fatura, для імпорту даних і для передання до AT серій документів, рахунків-фактур та інших документів, виставлених у FIZ. Ми зберігаємо ім’я та пароль цього субкористувача. Якщо користувач обирає виділену йому FIZ адресу електронної пошти, її можна використовувати як контактну адресу субкористувача на Portal das Finanças. Користувач може надати нам основний пароль, наприклад щоб FIZ створив субкористувача. У такому разі ми зберігаємо і цей пароль, бо він потрібен для IRS та IVA і для перегляду даних про діяльність на Portal das Finanças;
• (b) Seg. Social Direta: NISS, пароль і коди підтвердження, які Seg. Social надсилає під час кожного входу. Якщо користувач обирає виділену йому FIZ адресу електронної пошти і коди надходять на цю адресу, FIZ автоматично зчитує їх лише для того, щоб завершити вхід;
• (c) роботодавці: ключ доступу (токен) роботодавця до Seg. Social і строк його дії;
• (d) другий з подружжя: облікові дані AT і Seg. Social другого з подружжя, якщо користувач вказує їх за його згодою (пункт 4.3);
• (e) сертифікований бухгалтер: якщо цього вимагає закон (пункт 4.3), періодична декларація з IVA і зведена декларація подаються з NIF і паролем бухгалтера. Бухгалтер вказує їх для цієї мети, а ми обробляємо їх за правилами цього розділу.

6.2 Як ми їх захищаємо. Ми зберігаємо паролі та ключі доступу в зашифрованому вигляді (стандарт AES‑256) у хостинговій інфраструктурі, зазначеній у пункті 9.2(a). Після збереження паролі не показуються в застосунку ні користувачеві, ні іншим членам облікового запису. Вони розшифровуються лише в момент входу на портал.

6.3 Для чого ми їх використовуємо. Ми використовуємо облікові дані лише для того, про що попросив користувач, і не передаємо їх нікому, крім самого порталу AT або Seg. Social. Повідомлення, зокрема коди підтвердження, отримані на адресу електронної пошти FIZ, яку користувач вирішив використовувати, зберігаються в поштових скриньках, зазначених у пункті 9.2(c), протягом строку, зазначеного в пункті 11.1(n).

Облікові дані потрібні, щоб:

• (a) імпортувати дані користувача з AT і Seg. Social;
• (b) у разі потреби створити субкористувача, зазначеного в пункті 6.1(a);
• (c) передавати до AT серії документів, рахунки-фактури та інші документи, виставлені у FIZ (пункт 4.2(b));
• (d) подавати декларації та інші відомості, підтверджені у FIZ, а для роботодавців також відомості щодо працівників (пункт 3.6(d)).

6.4 Бухгалтери. Бухгалтер із дозволом на керування обліковим записом може прив’язати облікові дані, які йому передав клієнт, і подавати декларації. Бухгалтери не можуть підключати банківські рахунки, пов’язані з обліковим записом, керувати ними чи відключати їх.

6.5 Відключення. Користувач може будь‑коли відключити AT або Seg. Social у налаштуваннях. Після відключення FIZ видаляє облікові дані, збережені у FIZ, і більше не входить на портал. У випадку Seg. Social він також видаляє дані профілю, імпортовані повідомлення та історію декларацій про початок, зміну та припинення діяльності. Роботодавець може також відключити свій ключ доступу до Seg. Social (пункт 6.1(c)). У такому разі FIZ видаляє цей ключ і дані працівників та їхніх трудових договорів, які він зберігає.

Інші вже імпортовані документи й дані, як‑от рахунки-фактури, витрати та історія декларацій, поданих через FIZ, залишаються в обліковому записі, доки він існує (розділ 11). Декларації, уже подані до AT або Seg. Social, залишаються там без жодних змін. Користувач може безпосередньо на порталі керувати субкористувачем, створеним на Portal das Finanças, або видалити його.

Другий з подружжя та бухгалтер також можуть будь‑коли попросити нас видалити їхні облікові дані. Вони можуть зробити це листом на [email protected] або, якщо мають доступ до FIZ, у чаті підтримки FIZ. Тоді ми припиняємо їх використовувати і видаляємо їх у FIZ. Так само ми видаляємо облікові дані бухгалтера, коли він втрачає доступ до облікового запису.

7.1 Хто ухвалює рішення. Коли користувач зберігає у FIZ дані клієнтів, постачальників, працівників, покупців або інших осіб, він робить це, щоб виставляти документи, виконувати податкові обов’язки та обов’язки зі сплати внесків або вести свою діяльність. У таких випадках контролером цих даних є власник облікового запису, а компанія FIZ є обробником (ст. 28 GDPR). Це не стосується даних другого з подружжя, утриманців та інших осіб, зазначених у декларації IRS користувача: їх ми обробляємо як контролер (пункт 4.3).

7.2 Умови. Умови, на яких ми обробляємо ці дані, викладено в пункті 8.6 Умов користування, і вони є частиною договору з власником облікового запису. Вони охоплюють вказівки, конфіденційність, безпеку, інших обробників, допомогу у здійсненні прав, порушення безпеки даних, повернення та видалення, а також аудити. Іншими обробниками, яких ми залучаємо, є постачальники категорій, зазначених у пункті 9.2. Перш ніж додати або замінити обробника, який обробляє ці дані, ми повідомляємо власника облікового запису електронною поштою щонайменше за 30 днів. Власник облікового запису може заперечити з обґрунтованої причини, як передбачено Умовами користування.

7.3 Обов’язки власника облікового запису. Власник облікового запису повинен мати правову підставу для обробки цих даних і повідомити осіб, яких вони стосуються. Якщо хтось із цих осіб звертається до нас, щоб скористатися своїми правами, ми пересилаємо запит власникові облікового запису і допомагаємо йому відповісти.

7.4 Власні цілі компанії FIZ. Компанія FIZ не використовує ці дані для власних цілей, крім наведених нижче випадків, у яких вона діє як контролер:

• (a) коли цього вимагає закон;
• (b) щоб захистити безпеку FIZ і його користувачів (пункт 4.8);
• (c) щоб зберігати записи про декларації, подані або підтверджені через FIZ, які можуть містити дані клієнтів, постачальників або працівників, відповідно до пункту 11.1(c);
• (d) коли клієнт користувача створює обліковий запис у FIZ з отриманого документа. У такому разі ми обробляємо посилання, за яким він прийшов, а щоб заповнити для нього форму реєстрації, також ім’я, NIF та адресу електронної пошти, зазначені в цьому документі (пункт 4.12);
• (e) щоб розглядати запити в межах Податкового щита і встановлювати, здійснювати або захищати права компанії FIZ у претензіях, скаргах, спорах чи провадженнях у тій мірі, у якій це потрібно (пункти 4.14 і 11.2).

8.1 Де ми використовуємо ШІ. Ми використовуємо ШІ зовнішніх постачальників у таких функціях:

• (a) асистент ШІ: отримує запитання користувача, історію розмови та вкладення, інформацію, яку асистент зберіг із попередніх розмов, і дані облікового запису, які користувач просить проаналізувати, наприклад рахунок-фактуру або витрати за період. Дані, зазначені в пункті 5.1, передаються лише за згодою, передбаченою пунктом 5.3, наданою особою, якої вони стосуються, або її представником.

  На деякі запитання може відповідати ШІ‑консультант FIZ (af.fiz.co), який отримує лише запитання та ідентифікатор розмови (пункти 8.5 і 8.6). Асистент ШІ FIZ може зберігати інформацію з розмов, щоб краще відповідати в наступних розмовах (пункт 11.1(a));

• (b) підтримка: на повідомлення, надіслані до служби підтримки, першу відповідь може підготувати ШІ. Так само готуються деякі повідомлення підтримки, які ми надсилаємо з власної ініціативи;
• (c) класифікація рахунків-фактур і квитанцій: у завантажених рахунках-фактурах і квитанціях ШІ отримує лише назви товарів і послуг, щоб класифікувати їх. Якщо користувач просить асистента ШІ проаналізувати свої витрати або доходи, передаються також дані, необхідні для цього аналізу (підпункт (a)).

8.2 Результати роботи ШІ. ШІ може помилятися, тому його результати є лише пропозиціями, а рішення завжди ухвалює користувач.

8.3 Автоматизовані рішення. FIZ не ухвалює рішень, заснованих виключно на автоматизованій обробці, які породжують юридичні наслідки для користувача чи інших осіб. Він також не ухвалює таких рішень, які подібним чином істотно на них впливають (ст. 22 GDPR). Розрахунки податків і внесків та пропозиції FIZ підтверджуються у FIZ перед будь‑яким поданням.

8.4 Асистенти ШІ третіх осіб. Користувач може підключити FIZ до асистента ШІ третіх осіб чи партнерського застосунку. Цей сервіс отримує доступ лише до тих даних, які дозволить користувач, і діє на підставі власних умов і політики конфіденційності, які користувач приймає, підключаючи його. Користувач може будь‑коли відкликати доступ у налаштуваннях.

8.5 ШІ-консультант FIZ (af.fiz.co). ШІ‑консультант FIZ відповідає на запитання про податки та внески в Португалії. Ним можна користуватися у FIZ (пункт 8.1(a)) і безпосередньо на af.fiz.co, навіть без облікового запису. Ним можна також користуватися за допомогою ключа доступу до асистента, який надає компанія FIZ, наприклад щоб підключити його до іншого асистента ШІ. Коли ним користуються на af.fiz.co або за допомогою ключа доступу до асистента, ми обробляємо:

• (a) запитання, відповіді, назви розмов, а також оцінки й коментарі, які особа залишає щодо відповідей;
• (b) випадковий ідентифікатор, що зберігається в cookie та в локальному сховищі браузера, щоб особа могла повертатися до своїх розмов (пункт 14.2(h));
• (c) код, обчислений на основі IP‑адреси, щоб обмежувати кількість запитань на годину, на день і на місяць та захищати сервіс від зловживань;
• (d) технічні журнали запитів, які можуть містити IP‑адресу, тип браузера та початок запитання;
• (e) адресу електронної пошти, якщо особа входила з нею в попередній версії асистента;
• (f) параметри кампанії з посилання, за яким особа прийшла, якщо вона приймає категорію «Маркетинг» (пункт 14.4(c));
• (g) якщо особа користується ключем доступу до асистента: ідентифікатор, пов’язаний із ключем, і кількість запитань за кожен місяць. Ідентифікатором може бути, наприклад, адреса електронної пошти або номер телефону. Якщо підключений застосунок передає ідентифікатор свого користувача, ми також зберігаємо його разом із розмовою.

8.6 Як працює ШІ-консультант FIZ. Запитання та коментарі передаються постачальникам ШІ, щоб підготувати відповідь і класифікувати коментарі. Один із цих постачальників також отримує запитання, щоб перевіряти, чи не є вони зловживанням асистентом. На af.fiz.co відповіді щодо IVA або Seg. Social можуть закінчуватися абзацом про послуги FIZ. Ми обираємо його лише за темою запитання, без створення профілів.

Постачальники, у яких розміщено асистента та його відповіді у форматі PDF, зазначені в пункті 9.2(a). Ми просимо тих, хто користується асистентом, не включати в запитання дані, за якими їх можна ідентифікувати, як‑от ім’я, NIF, IBAN чи номер телефону. Перед першим запитанням асистент просить в особи явної згоди на обробку даних про її власне здоров’я, які вона вирішить включити, наприклад про її ступінь інвалідності (пункт 8.8(b)).

Ми зберігаємо розмови, щоб і далі відповідати, а також щоб аналізувати найчастіші запитання та якість відповідей (пункт 4.9). Ми не використовуємо їх для навчання моделей ШІ. Особа може видалити безпосередньо в асистенті кожну розмову, яка ще відображається в її списку, тобто протягом 30 днів після останнього повідомлення. Строки зберігання наведено в пункті 11.1(p). Підстави (ст. 6(1) GDPR):

• (a) відповіді на запитання на af.fiz.co або за ключем доступу до асистента: законний інтерес у наданні послуги, про яку просить особа (ст. 6(1)(f));
• (b) відповіді на запитання у FIZ: виконання договору (ст. 6(1)(b) і пункт 4.7);
• (c) обмеження запитів, виявлення зловживань і аналіз запитань: законний інтерес у захисті та покращенні сервісу (ст. 6(1)(f));
• (d) збереження параметрів кампанії: згода (ст. 6(1)(a));

8.7 Навчання моделей. FIZ не використовує дані користувачів, зокрема документи, банківські операції та розмови, для навчання моделей ШІ.

8.8 Дані про здоров’я поза підготовкою IRS. Документи, які завантажує користувач, і банківські операції можуть згадувати дані про здоров’я. Те саме стосується повідомлень, надісланих до служби підтримки, асистентові ШІ або ШІ‑консультантові FIZ (пункт 8.5). Наприклад, вони можуть зазначати витрату на охорону здоров’я, ступінь інвалідності або назву аптеки чи клініки. У таких випадках застосовуються такі правила:

• (a) обмежене використання: ми обробляємо їх лише для того, щоб на прохання того, хто їх надіслав, зчитувати, зберігати й упорядковувати їх та відповідати на них. Ми не використовуємо їх, щоб робити висновки про чиєсь здоров’я, зокрема й тоді, коли аналізуємо запитання, поставлені ШІ‑консультантові FIZ (пункт 4.9). Внутрішні сповіщення, зазначені в пункті 9.2(g), можуть містити фрагмент таких повідомлень. Ми зберігаємо ці сповіщення до 12 місяців (пункт 11.1(i));
• (b) повідомлення асистентам: особа може вказати дані про власне здоров’я в повідомленні асистентові ШІ або ШІ‑консультантові FIZ. Тоді підставою є її явна згода (ст. 9(2)(a) GDPR). Ця згода охоплює відповіді на повідомлення і збереження розмови та інформації, яку асистент ШІ з неї отримує (пункт 8.1(a)). Вона охоплює також аналіз запитань, поставлених ШІ‑консультантові FIZ (пункт 4.9). Кожен асистент просить цю згоду перед першим повідомленням, окремою заявою і без попередньо проставленої позначки. Хто не надає згоди, все одно може користуватися асистентами, не включаючи дані про здоров’я в повідомлення;
• (c) ключі доступу до асистента: правила обробки даних під час використання ключа доступу викладено в пунктах 8.5 і 8.6;
• (d) відкликання згоди: особа може будь‑коли відкликати згоду так само легко, як її надала: безпосередньо в асистенті або листом на [email protected]. У такому разі ми припиняємо обробляти ці дані та видаляємо розмови, які їх містять, і інформацію, яку асистент ШІ зберіг на їх основі (пункт 8.1(a));
• (e) витрати на охорону здоров’я в IRS: ми класифікуємо документ або операцію як витрату на охорону здоров’я лише за явної згоди, передбаченої пунктом 5.3. Те саме стосується їх використання в декларації або прогнозі IRS. За наявності такої згоди застосовуються також правила пунктів 5.1 і 5.4;
• (f) дані про здоров’я інших осіб: згода, зазначена в підпункті (b), охоплює лише дані про здоров’я того, хто пише. Просимо не включати в повідомлення асистентам дані про здоров’я інших осіб. В асистенті ШІ FIZ можна вказувати дані другого з подружжя або утриманця, зазначені в пункті 5.1, якщо є згода, передбачена пунктом 5.3.

9.1 Загальне правило. Ми не продаємо персональні дані. Ми передаємо дані лише організаціям і категоріям організацій, зазначеним у цьому розділі, і лише в необхідному обсязі.

9.2 Постачальники, які працюють на компанію FIZ. Постачальники наведених нижче категорій обробляють дані від імені компанії FIZ, за нашими вказівками та на підставі договорів, які зобов’язують їх захищати дані (ст. 28 GDPR). Категорії такі:

• (a) хостинг і база даних: постачальники хостингу та баз даних; основна база даних і сервери застосунку розташовані в Європейському Союзі. Ці постачальники також розміщують ШІ‑консультанта FIZ (af.fiz.co), його базу даних і відповіді, які він готує у форматі PDF;
• (b) мережа і захист: постачальник доставки контенту та мережевої безпеки, що забезпечує доставку сайту та застосунку і захищає їх від атак;
• (c) електронна пошта і сповіщення: постачальник розсилання електронної пошти, що надсилає листи, зокрема коди входу, документи й нагадування клієнтам користувача та маркетингові листи. Постачальник поштових скриньок для поштової скриньки служби підтримки і для скриньок, що отримують переслані документи. Він також обслуговує адреси електронної пошти FIZ, які користувачі вирішили використовувати для отримання повідомлень і кодів від AT і Seg. Social (пункт 6.1(a) і (b)). Постачальник сповіщень для push-сповіщень;
• (d) оплата підписки: постачальники платіжних послуг для оплати карткою, прямим дебетом SEPA і через MB WAY. Вони також обробляють деякі дані як контролери, щоб виконувати власні юридичні обов’язки (наприклад, щодо запобігання шахрайству);
• (e) штучний інтелект: постачальники ШІ;
• (f) аналітика використання та помилок: інструмент аналітики використання отримує події використання, що фіксуються на сервері (пункт 4.9). Він також отримує дані аналітики використання у вебзастосунку, але лише якщо користувач приймає категорію «Аналітика» (пункт 14.3). Інструмент виявлення помилок отримує технічні дані про помилки (пункт 14.3). Google Analytics використовується лише у вебзастосунку і лише тоді, коли користувач приймає категорію «Маркетинг» (пункт 14.4);
• (g) внутрішні інструменти: інструмент внутрішніх сповіщень для сповіщень команди. Сповіщення можуть містити назву облікового запису, частину адреси електронної пошти, тему і фрагмент повідомлення до служби підтримки. У ШІ‑консультанті FIZ вони можуть містити ідентифікатор особи (або початок адреси електронної пошти, зазначеної в пункті 8.5(e)) і технічний опис помилки.

9.3 Організації, які самі вирішують, як обробляти отримані дані. Ці організації обробляють дані як контролери, відповідно до власних політик:

• (a) постачальники платіжних послуг, коли користувач приймає платежі від своїх клієнтів, зокрема під час перевірки особи;
• (b) постачальник банківського підключення і банки, під час банківського підключення, яке дозволив користувач. Щоб цей постачальник створив обліковий запис користувача та провів свої перевірки особи, ми передаємо йому повне ім’я та адресу електронної пошти з його профілю у FIZ;
• (c) Meta Platforms Ireland, у рекламі та вимірюванні кампаній у вебзастосунку, за згодою. Щодо збирання та передання даних через Meta Pixel і API конверсій компанія FIZ і Meta є спільними контролерами (ст. 26 GDPR). Це означає, що вони спільно ухвалюють рішення щодо цієї обробки. Компанія FIZ відповідає за отримання згоди та інформування користувача, а Meta відповідає за обробку, яку здійснює після отримання даних. Основні положення угоди між компанією FIZ і Meta опублікувала Meta за адресою facebook.com/legal/controller_addendum, і користувач може здійснювати свої права як щодо компанії FIZ, так і щодо Meta;
• (d) Google, у Google Ads у вебзастосунку, за згодою. Щодо збирання та передання даних до Google Ads через тег Google компанія FIZ відповідає за отримання згоди та інформування користувача. Google відповідає за обробку, яку здійснює після отримання даних, відповідно до власних умов. Що стосується Google Analytics, Google обробляє дані від імені компанії FIZ (пункт 9.2(f));
• (e) сервіси перевірки NIF, IVA та CAE (наприклад, VIES і SICAE);
• (f) сервіси, які користувач вирішує підключити до FIZ: зовнішній обліковий запис, через який він входить, сервіси зберігання файлів, інтернет-магазин, месенджери, асистенти ШІ третіх осіб та партнерські застосунки. Ці сервіси діють на підставі власних умов і політик конфіденційності, які користувач приймає разом із ними.

9.4 Інші одержувачі. Ми також передаємо дані:

• (a) AT і Seg. Social, коли FIZ передає рахунки-фактури або подає декларації від імені користувача;
• (b) особам, яких обирає користувач: бухгалтерові та членам команди, яких він запрошує, і клієнтам, яким він надсилає документи;
• (c) судам, прокуратурі (Ministério Público), органам кримінальної поліції, CNPD та іншим органам влади, коли цього вимагає закон;
• (d) юридичним консультантам, аудиторам і бухгалтерам компанії FIZ, які зобов’язані зберігати професійну таємницю;
• (e) у разі продажу, злиття чи реорганізації компанії FIZ: потенційним покупцям, які зобов’язані зберігати конфіденційність, і покупцеві або новій організації. Покупець або нова організація стає контролером. Ми повідомляємо користувача до такої зміни.

9.5 Команда FIZ. У компанії FIZ доступ до даних облікового запису мають лише ті люди, яким він потрібен для підтримки, безпеки чи роботи сервісу. Вони зобов’язані зберігати таємницю й обробляють дані лише за вказівками компанії FIZ (ст. 29 і 32(4) GDPR).

10.1 Де зберігаються дані. Основна база даних і сервери застосунку розташовані в Європейському Союзі.

10.2 Гарантії. Ми обробляємо дані відповідно до GDPR. Якщо якийсь постачальник обробляє персональні дані за межами ЄЕП, ми вимагаємо однієї з гарантій GDPR, наведених нижче. Будь‑хто може попросити нас надати копію цих гарантій, написавши на [email protected].

Сервіси, які користувач вирішує підключити до FIZ (пункт 9.3(f)), отримують дані за його вказівкою. Їхні власні умови визначають подальшу обробку отриманих даних, включно з подальшим переданням за межі ЄЕП. Коли ці сервіси отримують дані клієнтів, постачальників або працівників користувача (розділ 7), ми виконуємо вказівку власника облікового запису (ст. 28(3)(a) GDPR).

Під час передання персональних даних за межі ЄЕП, яке FIZ здійснює з власної ініціативи, ми дотримуємося вимог глави V GDPR. Такі передання здійснюються з однією з таких гарантій (ст. 45 і 46 GDPR):

• (a) рішення про адекватність Європейської комісії: Комісія вирішила, що країна або система сертифікації, до якої приєдналася компанія, захищає дані так, як ЄС;
• (b) стандартні договірні положення, затверджені Комісією: типові договори, які зобов’язують одержувача захищати дані так, як у ЄС, з додатковими заходами, якщо вони потрібні.

11.1 Строки. Ми зберігаємо дані лише стільки, скільки потрібно для кожної мети, або стільки, скільки вимагає закон:

• (a) дані облікового запису: доки існує обліковий запис, крім розмов, зазначених у підпункті (p). Це профіль, документи, декларації, імпортовані дані, журнал аудиту, розмови зі службою підтримки та з ШІ. Вони охоплюють також інформацію, яку асистент ШІ зберігає з цих розмов. Обліковий запис, до якого 24 місяці поспіль не входили і в якому весь цей час не було активної платної підписки, може бути видалено після двох попереджень (пункт 4.7 Умов користування);
• (b) після видалення облікового запису або припинення договору: якщо власник видаляє обліковий запис, ми видаляємо або анонімізуємо дані протягом 30 днів. Договір може припинитися з іншої причини, наприклад якщо ми видалимо обліковий запис через неактивність (пункт 4.7 Умов користування), за рішенням компанії FIZ, через припинення надання послуги або перехід до іншого постачальника. У такому разі дані залишаються доступними для експорту протягом 30 днів (пункт 4.5 Умов користування). До закінчення цього строку власник облікового запису може письмово попросити нас дати більше часу на експорт даних. Якщо він це зробить, ми продовжуємо строк до дати, яку вкаже власник, і підтверджуємо її письмово. Після закінчення строку або продовженого строку ми видаляємо або анонімізуємо дані протягом наступних 30 днів. В обох випадках діють винятки, наведені в наступних підпунктах. Ми також просимо постачальників, які обробляють дані від нашого імені, видалити їх у строки, передбачені відповідними договорами.

  Важливо: за законом той, хто виставляє рахунки-фактури, зобов’язаний зберігати їх разом з іншими податковими записами, як правило, 10 років. Так передбачають, наприклад, стаття 52 Кодексу IVA (Código do IVA) і стаття 123 Кодексу податку на прибуток підприємств (Código do IRC). Тому перед видаленням облікового запису FIZ пропонує експортувати файл SAF‑T, а власник облікового запису може також експортувати потрібні йому рахунки-фактури та документи;

• (c) записи про декларації, подані або підтверджені через FIZ: до 2 років після подання, навіть якщо обліковий запис видалено. Якщо протягом цього строку подано звернення за Податковим щитом, ми зберігаємо їх, доки його не буде врегульовано. Вони містять ідентифікаційні дані та адресу електронної пошти власника облікового запису, підтверджені дані, відомості про те, хто і коли їх підтвердив, а також підтвердження подання, якщо воно є. Облікових даних вони не містять. Якщо FIZ не подав підтверджену декларацію, строк обчислюється з дати підтвердження.

  Якщо ми надіслали власникові облікового запису сповіщення про помилку в декларації відповідно до пункту 10.10 Умов користування, ми зберігаємо також це сповіщення. У такому разі ми зберігаємо записи про цю декларацію і це сповіщення доти, доки AT або Seg. Social можуть накласти штраф за цю помилку. Ми зберігаємо ці записи, щоб виконувати зобов’язання за Податковим щитом і захищати права. Адресу електронної пошти, збережену в цих записах, ми використовуємо лише для повідомлень, передбачених розділом 10 Умов користування, навіть після видалення облікового запису. Якщо ці записи містять дані про здоров’я або членство в профспілці (розділ 5), ми зберігаємо їх лише для встановлення, здійснення або захисту прав (ст. 9(2)(f) GDPR);

• (d) рахунки-фактури та записи про оплату підписки FIZ: 10 років, відповідно до податкових і бухгалтерських обов’язків компанії FIZ;
• (e) облікові дані: доки користувач не відключить AT або Seg. Social чи не видалить обліковий запис; облікові дані другого з подружжя та бухгалтера зберігаються також лише доти, доки ці особи не попросять їх видалити (пункт 6.5). Облікові дані бухгалтера видаляються також тоді, коли він втрачає доступ до облікового запису. Декларації, уже подані до AT або Seg. Social, залишаються там без жодних змін;
• (f) банківські операції: доки існує обліковий запис. Після відключення банківського підключення ми видаляємо операції, імпортовані через нього. У FIZ не можна відключити підключення, що містить операції за вже закритий бухгалтерський період; у такому разі користувач може попросити про це в чаті підтримки FIZ або листом на [email protected]. Операції, завантажені з виписок, залишаються в обліковому записі, доки він існує, навіть якщо файл виписки видалено;
• (g) коди входу, надіслані електронною поштою: 10 хвилин. Сесія завершується після 30 днів без використання;
• (h) дані вимірювання кампаній, доставки листів і переходів за посиланнями в них: до 12 місяців після збирання. Параметри кампанії, збережені разом із розмовою з ШІ‑консультантом FIZ, видаляються разом із цією розмовою (підпункт (p));
• (i) технічні журнали та журнали помилок, зокрема внутрішні сповіщення, зазначені в пункті 9.2(g): до 12 місяців;
• (j) дані аналітики використання: до 12 місяців після збирання;
• (k) звернення до служби підтримки від осіб без облікового запису: до 2 років після останнього контакту;
• (l) відмова від маркетингових листів: ми зберігаємо адресу електронної пошти особи, яка відмовилася, стільки, скільки потрібно, щоб дотримуватися цієї відмови;
• (m) резервні копії: видалені дані зникають із резервних копій у межах звичайного циклу ротації, який не перевищує 12 місяців. До того часу копії захищені й використовуються лише для відновлення системи;
• (n) повідомлення та коди, отримані на адресу електронної пошти FIZ, яку користувач вирішив використовувати для AT або Seg. Social (пункт 6.1(a) і (b)): до 12 місяців після отримання. Вони використовуються для завершення входу на портал або для керування підключенням. Коди підтвердження діють лише до першого використання;
• (o) файли cookie і подібні технології: див. розділ 14;
• (p) розмови з ШІ‑консультантом FIZ (пункти 8.5 і 8.6): до 12 місяців після останнього повідомлення. Це стосується розмов на af.fiz.co, у FIZ або за ключем доступу до асистента. Розмови, які ведуться у FIZ, пов’язані з обліковим записом лише ідентифікатором розмови, який ми видаляємо разом з обліковим записом. Після цього вони більше не пов’язані з обліковим записом. Оскільки текст запитання все ще може дати змогу ідентифікувати особу, ми й далі розглядаємо їх як персональні дані, доки їх не буде видалено в строк, передбачений цим підпунктом. Цей строк охоплює коментарі та копії відповідей, збережені постачальниками.

  Ті, хто користується af.fiz.co, можуть видалити кожну розмову раніше: безпосередньо в асистенті протягом 30 днів після останнього повідомлення, а після цього на запит (пункт 12.3(c)). Журнали запитів видаляються через 12 місяців після кожного запиту. Код, обчислений на основі IP‑адреси, і адреса електронної пошти, зазначена в пункті 8.5(e), видаляються після 12 місяців без використання. Ідентифікатор, пов’язаний із ключем доступу до асистента, видаляється через 12 місяців після того, як ключ перестає бути активним;

• (q) дані перевірки бухгалтерів і дані доступу запрошених осіб: доки особа має доступ до будь‑якого облікового запису. Для бухгалтерів це номер професійного посвідчення (cédula profissional) і відповіді на анкету, для запрошених осіб це ім’я, адреса електронної пошти та фотографія. Ми видаляємо їх протягом 30 днів після припинення останнього доступу, якщо в особи немає також власного облікового запису. Ідентифікаційні дані того, хто підтвердив декларацію, залишаються в записах, зазначених у підпункті (c), протягом передбаченого там строку;
• (r) дані про компанії з публічних джерел (пункт 3.10): дані, які користувач зберігає в картках клієнтів і постачальників, зберігаються згідно з підпунктом (a). Копія, яку ми зберігаємо для перевірки та доповнення цих даних, оновлюється під час кожного нового запиту і видаляється через 12 місяців після останнього запиту;
• (s) записи про згоду: хто надав або відкликав кожну згоду, для чого і коли. Ми зберігаємо їх, доки згода чинна, і до 5 років після її відкликання або видалення облікового запису. Вони слугують лише для того, щоб довести, що обробка була законною (ст. 7(1) GDPR). Вибір щодо cookie, збережений у браузері, регулюється пунктом 14.2(e).

11.2 Винятки. Якщо виникає спір, запит у межах Податкового щита, розслідування або запит органу влади, ми можемо зберігати необхідні дані до завершення відповідної справи.

12.1 Права. Наведені нижче права належать користувачеві та будь‑якій іншій особі, чиї дані компанія FIZ обробляє як контролер. Прикладами є другий з подружжя, утриманці, члени команди або відвідувачі сайту. Відповідно до статей з 15 по 22 GDPR ці особи мають такі права:

• (a) доступ: дізнатися, чи обробляємо ми їхні дані, і отримати їх копію;
• (b) виправлення: виправити неправильні або неповні дані. Якщо помилка виникла у FIZ, ми її виправляємо. Якщо помилка міститься в даних AT або Seg. Social, можна попросити нас виправити її або позначити у FIZ; щоб виправлення зберігалося під час наступних імпортів, його потрібно внести також в AT або Seg. Social;
• (c) видалення: попросити нас видалити їхні дані, крім випадків, коли закон зобов’язує нас їх зберігати або коли вони потрібні для захисту прав;
• (d) обмеження обробки: попросити, щоб у певних випадках ми зберігали дані, не використовуючи їх ні для чого іншого. Наприклад, поки перевіряється їх точність або обґрунтованість заперечення, або коли обробка є незаконною, але особа не хоче, щоб ми їх видаляли. Також коли дані нам уже не потрібні, але потрібні особі для судової чи іншої справи;
• (e) переносимість: отримати дані, які особа нам надала, у структурованому, загальновживаному та машинозчитуваному форматі або попросити передати їх іншій організації, якщо це технічно можливо. Коли це можливо, ми використовуємо відкритий формат (ч. 2 ст. 18 Закону № 58/2019). Це право поширюється на дані, які ми обробляємо автоматизованими засобами на підставі згоди або договору. Експорт, передбачений пунктом 4.5 Умов користування, охоплює ще більше даних;
• (f) заперечення: див. пункт 12.2;
• (g) відкликання згоди: будь‑коли відкликати згоду; це не впливає на обробку, здійснену раніше;
• (h) захист від автоматизованих рішень: не підлягати рішенням, ухваленим виключно автоматизовано, які мають юридичні або інші істотні наслідки (розділ 8).

12.2 Право на заперечення. Кожна з осіб, зазначених у пункті 12.1, може будь‑коли з причин, пов’язаних з її конкретною ситуацією, заперечити проти обробки на підставі законного інтересу. У такому разі ми припиняємо таку обробку, крім випадків, коли існують переконливі законні підстави, що переважають, або коли обробка потрібна для захисту прав. Особа також може будь‑коли і без пояснення причин заперечити проти використання її даних для прямого маркетингу, зокрема проти профілювання, пов’язаного з таким маркетингом.

12.3 Як скористатися правами. Права можна здійснювати так:

• (a) безпосередньо у FIZ: користувач може виправити дані профілю, клієнтів і контрагентів. Він може експортувати рахунки-фактури (SAF‑T і CSV) і документи, а також відключити AT, Seg. Social і банк. Він може також відкликати доступ застосунків і асистентів ШІ третіх осіб (пункт 8.4) та відмовитися від маркетингових листів у налаштуваннях облікового запису або за посиланням у кожному листі. Власник облікового запису може видалити обліковий запис у налаштуваннях;
• (b) у чаті або електронною поштою: в усіх інших випадках особи, які мають доступ до облікового запису у FIZ, можуть написати в чат підтримки FIZ. Будь‑хто може написати на [email protected], бажано з адреси електронної пошти, пов’язаної з обліковим записом, якщо він є. Це стосується, зокрема, запиту повної копії даних або видалення облікового запису запрошеної особи;
• (c) на af.fiz.co без облікового запису: той, хто користується асистентом без облікового запису, може видалити свої розмови безпосередньо в асистенті протягом 30 днів після останнього повідомлення в кожній із них. Для інших запитів щодо цих розмов слід надати нам дані, які дадуть змогу їх знайти, як‑от дату та початок запитання. Вони потрібні нам, бо ми не знаємо, кому належать розмови (ст. 11 GDPR). Перш ніж показати або надати розмову, ми можемо попросити інші дані, які підтверджують, що розмова належить саме цій особі (пункт 12.4).

12.4 Строки і вартість. Ми відповідаємо без невиправданої затримки і не пізніше ніж через місяць від дня отримання запиту. Цей строк може бути продовжено ще на два місяці, якщо запит складний або запитів багато; у такому разі ми повідомляємо особу, яка подала запит, протягом першого місяця і пояснюємо причину.

Здійснення прав є безоплатним. Якщо запит явно необґрунтований або надмірний, зокрема через його повторюваність, ми можемо стягнути розумну плату з урахуванням адміністративних витрат або відмовитися його виконувати. Якщо ми не виконуємо запит, то протягом місяця повідомляємо причину і зазначаємо, що можна подати скаргу до CNPD або звернутися до суду (розділ 17). Якщо в нас є обґрунтовані сумніви щодо особи заявника, ми можемо попросити додаткову інформацію, щоб її підтвердити.

12.5 Клієнти та постачальники користувача. Особи, чиї дані користувач зберігає у FIZ (клієнти, постачальники, працівники), мають надсилати запити щодо цих даних власникові облікового запису, який є контролером. Якщо вони звертаються до нас, ми пересилаємо запит (розділ 7). У випадках, передбачених пунктом 7.4, коли контролером є компанія FIZ, вони можуть здійснювати свої права безпосередньо в нас.

13.1 Службові листи. Ми завжди надсилаємо листи, необхідні для надання послуги, наприклад коди входу, документи, рахунки-фактури за підписку та повідомлення про важливі зміни. Доки існує обліковий запис, відмовитися від них не можна. Нагадування про строки, поради та новини можна вимкнути в налаштуваннях облікового запису або за посиланням наприкінці кожного такого листа.

13.2 Маркетингові листи. Тим, хто створив обліковий запис у FIZ для себе або для своєї компанії, ми надсилаємо новини та пропозиції щодо продуктів і послуг FIZ, подібних до тих, якими вони користуються. Іншим особам, зокрема членам команди та бухгалтерам, запрошеним до облікового запису, ми надсилаємо маркетингові повідомлення лише за їхньою попередньою згодою. Користувач може безкоштовно і просто відмовитися від цих листів:

• (a) у налаштуваннях облікового запису;
• (b) у кожному листі за посиланням для відписки.

13.3 Статуси листів. Постачальник розсилання електронної пошти (пункт 9.2(c)) повідомляє нам, чи доставлено листи, надіслані через FIZ, і за якими посиланнями в них переходили. Ми використовуємо ці відомості, щоб показувати статус цих листів, зокрема документів і нагадувань, які користувач надсилає своїм клієнтам, і щоб знати, чи доходять наші сповіщення. Підстава: щодо листів, які користувач надсилає своїм клієнтам, компанія FIZ діє як обробник за вказівками власника облікового запису (розділ 7); щодо листів компанії FIZ: законний інтерес у тому, щоб знати, чи доходять повідомлення (ст. 6(1)(f) GDPR). Строки зберігання зазначено в пункті 11.1(h).

14.1 Що це таке. Cookie називають невеликі файли, які сайт зберігає в браузері. До подібних технологій належать сховище браузера (localStorage і sessionStorage), пікселі та ідентифікатори пристрою в мобільних застосунках. Відповідно до статті 5 Закону № 41/2004 без згоди ми використовуємо лише ті технології, які суворо необхідні для надання послуги, про яку просить користувач.

14.2 Необхідні. Працюють завжди, без згоди:

• (a) на сайті: fiz‑lang (локальне сховище) зберігає вибрану мову, доки користувач її не змінить або не видалить дані браузера;
• (b) у вебзастосунку: __Host‑fz‑session безпечно підтримує сесію після входу, до 400 днів; сесія завершується раніше, якщо нею не користуються 30 днів;
• (c) у вебзастосунку: __Host‑fz‑signed‑in показує, що вхід виконано, до 400 днів;
• (d) у застосунку: сховище браузера (localStorage і sessionStorage) з активним обліковим записом, мовою, країною та налаштуваннями відображення. У мобільних застосунках та інтеграціях у ньому зберігається також ідентифікатор сесії. Крім того, у ньому зберігаються тимчасові дані реєстрації, наприклад вибраний план або дані, якими заповнюється реєстрація для тих, хто приходить з отриманого документа (пункт 4.12);
• (e) запис про вибір користувача щодо cookie (на сайті fiz‑consent, у локальному сховищі), чинний протягом 12 місяців;
• (f) у мобільних застосунках: ідентифікатор для push-сповіщень, якщо користувач дозволив їх на пристрої;
• (g) коли застосунок показує форму оплати карткою: файли cookie, які постачальник платіжних послуг використовує для запобігання шахрайству (наприклад, один зберігається до 1 року, інший 30 хвилин). Сюди належать також захисні файли cookie, які постачальник мережі та захисту (пункт 9.2(b)) може використовувати, щоб захищати сайт і застосунок від автоматизованих атак;
• (h) на af.fiz.co: anon_id (cookie, до 1 року) і fiz_user_id (локальне сховище) з випадковим ідентифікатором, який дає особі змогу повертатися до своїх розмов. Також fiz‑ai‑ui‑language (локальне сховище) з вибраною мовою (пункт 8.5);
• (i) код запрошення (?ref=) із посилання, за яким перейшов користувач. Він потрібен, щоб користувач отримав бонус за запрошення (пункт 4.12). Сайт зберігає лише коди у форматі запрошення FIZ. Сайт додає код до посилань для реєстрації та входу в app.fiz.co і зберігає його під час візиту в fiz:ref:v1 (sessionStorage). Цей запис видаляється після закриття вкладки. Сторінки попереднього сайту зберігали той самий код у fiz_ref (локальне сховище; код діє 90 днів, після цього запис видаляється під час наступного візиту), і сайт використовує його, якщо в поточному візиті коду немає. У застосунку код зберігається в браузері до завершення реєстрації.

14.3 Аналітика. Працюють, лише якщо користувач приймає категорію «Аналітика»: аналітика використання у вебзастосунку, щоб ми розуміли, як використовуються функції. Інструмент аналітики використання зберігає в браузері ідентифікатор (у cookie та в локальному сховищі, до 12 місяців) і пов’язує події з обліковим записом.

Виявлення помилок не належить до цієї категорії і працює завжди. Воно нічого не зберігає в браузері. Воно надсилає лише технічні дані про помилку разом з ідентифікатором та адресою електронної пошти облікового запису, щоб ми могли виправляти збої (пункт 4.8). Google Analytics належить до категорії «Маркетинг» (пункт 14.4). Відмова від категорії «Аналітика» не припиняє фіксацію на сервері подій використання, пов’язаних з обліковим записом, описаних у пункті 4.9; проти неї користувач може заперечити (пункт 12.2).

14.4 Маркетинг. У блозі FIZ (blog.fiz.co) засоби вимірювання визначено в повідомленні про cookie самого блогу. На інших сайтах і в інших застосунках, на які поширюється ця політика (пункт 1.3), вони працюють, лише якщо користувач приймає категорію «Маркетинг»:

• (a) у вебзастосунку: тег Google (Google Ads і Google Analytics) з файлами cookie, як‑от _ga (до 12 місяців) і _gcl_au (90 днів), для вимірювання відвідувань і конверсій з реклами;
• (b) у вебзастосунку: Meta Pixel з файлами cookie _fbp і _fbc (90 днів) для вимірювання реклами у Facebook та Instagram. За тією самою згодою ми передаємо Meta через API конверсій дані, зазначені в пункті 4.10;
• (c) власне вимірювання кампаній: на сайті fiz:attribution:v1 (sessionStorage) зберігає під час візиту параметри кампанії з посилання, за яким користувач прийшов, наприклад utm_source або gclid. Він видаляється після закриття вкладки. Ці параметри передаються в посиланні, коли користувач відкриває вебзастосунок або ШІ‑консультанта FIZ на af.fiz.co. На af.fiz.co те саме робить fiz‑ai‑attribution (sessionStorage), а параметри зберігаються разом із першим повідомленням розмови (пункт 8.5). У вебзастосунку ми також зберігаємо джерело візиту та характеристики пристрою (пункт 3.9).

14.5 Як керувати. Під час першого візиту ми просимо користувача зробити вибір: прийняти, відхилити або вибрати за категоріями. Відхилити так само просто, як прийняти. Користувач може будь‑коли змінити свій вибір кнопкою «Налаштування cookie» у нижній частині сторінок сайту, застосунку та af.fiz.co. Він може також видалити файли cookie у налаштуваннях браузера. Вибір діє протягом 12 місяців. Після закінчення цього строку або якщо ми змінимо категорії, ми питаємо знову. Сайт, вебзастосунок і af.fiz.co зберігають вибір кожен окремо. Вибір, зроблений на одному з них, не діє на інших. Категорії такі:

• (a) у вебзастосунку: «Необхідні», «Аналітика» і «Маркетинг»; у мобільних застосунках нічого обирати не потрібно, бо сторонні технології аналітики й маркетингу в них не використовуються (пункт 14.6);
• (b) на сайті: лише «Необхідні» і «Маркетинг». Сайт не використовує інструментів аналітики, а категорія «Маркетинг» охоплює там лише власне вимірювання кампаній (пункт 14.4(c));
• (c) на af.fiz.co: ті самі дві категорії, що й на сайті, в окремому повідомленні;
• (d) на help.fiz.co і api.fiz.co: лише «Необхідні». Ці сайти не використовують інструментів аналітики чи маркетингу, тому не просять зробити вибір;
• (e) на blog.fiz.co: категорії, зазначені у власному повідомленні про cookies блогу (пункт 14.4).

14.6 Мобільні застосунки. У мобільних застосунках ми не використовуємо сторонніх інструментів аналітики й маркетингу. Необхідні технології з пункту 14.2 працюють завжди.

15.1 Заходи. Ми захищаємо дані технічними та організаційними заходами, що відповідають ризику (ст. 32 GDPR), зокрема:

• (a) зашифровані з’єднання (HTTPS);
• (b) зберігання облікових даних AT і Seg. Social у зашифрованому вигляді (розділ 6);
• (c) шифрування збережених даних постачальниками хостингу;
• (d) доступ до облікових записів на основі дозволів і фіксація важливих дій;
• (e) обмежений доступ команди FIZ з обов’язком зберігати таємницю.

15.2 Порушення безпеки даних. Якщо станеться порушення безпеки персональних даних, ми повідомляємо CNPD, коли цього вимагає закон (ст. 33 GDPR). Ми робимо це без невиправданої затримки і, якщо можливо, не пізніше ніж через 72 години після того, як нам стало про нього відомо. Якщо існує високий ризик для прав постраждалих осіб, ми без затримки їх інформуємо (ст. 34 GDPR).

15.3 Роль користувача. Безпека облікового запису залежить також від електронної пошти або зовнішнього облікового запису, через які користувач входить у FIZ. У налаштуваннях той, хто керує обліковим записом, обирає дозволи кожного члена команди і може будь‑коли скасувати доступ.

16.1 Щоб створити обліковий запис у FIZ, потрібно мати щонайменше 18 років. Ми можемо обробляти дані неповнолітніх, коли користувач вводить їх у FIZ, передусім дані утриманців для декларації IRS, які вказують батьки або законний представник. Якщо нам стане відомо, що обліковий запис створив неповнолітній, ми закриємо його та видалимо дані відповідно до розділу 11. Перед цим ми надамо законному представникові можливість експортувати документи, які закон зобов’язує зберігати. ШІ‑консультантом FIZ на af.fiz.co можна користуватися без облікового запису, але він також призначений лише для осіб, яким виповнилося 18 років. Якщо нам стане відомо, що розмову вів неповнолітній, ми її видалимо.

17.1 Кожен, хто вважає, що ми обробляємо його дані з порушенням закону, може будь‑коли подати скаргу до Національної комісії із захисту даних Португалії (Comissão Nacional de Proteção de Dados, CNPD), Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200‑651 Lisboa, www.cnpd.pt, або до наглядового органу держави ЄЕП, де він проживає чи працює або де сталося ймовірне порушення. Він також може звернутися до суду.

17.2 Будемо вдячні, якщо спочатку ви звернетеся до нас через чат підтримки FIZ або електронною поштою на [email protected], щоб ми спробували вирішити питання.

18.1 Ми можемо змінювати цю політику, наприклад коли змінюємо FIZ чи постачальників або коли змінюється закон. Дату чинної редакції зазначено вгорі сторінки. Ця редакція застосовується з 5 жовтня 2026 року і замінює політику від 18 вересня 2024 року. Ті, хто вже мав обліковий запис, отримують електронною поштою короткий виклад основних змін. Для тих, хто вже мав обліковий запис, нові цілі цієї редакції щодо даних, які власник облікового запису зберігає у FIZ, застосовуються лише з дати, зазначеної в цьому листі. Цією датою є дата, передбачена пунктом 1.3(b) Умов користування, і вона настає щонайменше через 30 днів після надсилання цього листа.

18.2 Якщо майбутня зміна є суттєвою, ми повідомляємо про неї користувача електронною поштою або в застосунку до набрання нею чинності. Зміна може розширити цілі, для яких ми обробляємо дані, що їх власник облікового запису зберігає у FIZ. У такому разі вона застосовується до власника облікового запису лише з попереднім сповіщенням за 30 днів і з правами, передбаченими пунктами 1.4 і 8.1 Умов користування. Коли цього вимагає закон, ми просимо нову згоду. Попередні редакції можна запросити в чаті підтримки FIZ або листом на [email protected].

18.3 Зміна постачальників, які обробляють дані клієнтів, постачальників або працівників користувача, також відбувається з попереднім сповіщенням за 30 днів, передбаченим пунктом 7.2.

18.4 Ця політика доступна кількома мовами. У разі розбіжностей переважну силу має версія португальською мовою, крім випадків, коли версія мовою, якою особа її прочитала, є для неї сприятливішою.