Política de Privacidad

1.1 Responsable del tratamiento. El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es FIZ PT, Unipessoal Lda («FIZ» o «nosotros»). FIZ tiene el NIPC (número de identificación de persona jurídica) 517696835 y su domicilio social en Rua do Cais do Tojo, 24, 2.º, 1200‑082 Lisboa, Portugal.

1.2 Contacto. Para cualquier cuestión sobre datos personales, incluido el ejercicio de los derechos descritos en la sección 12, cualquier persona puede escribir a [email protected] o a la dirección postal indicada arriba. Quien tiene acceso a una cuenta en el FIZ puede usar también el chat de soporte del FIZ.

1.3 A qué se aplica. Esta política se aplica al sitio web fiz.co, a la aplicación web app.fiz.co y a las aplicaciones móviles FIZ (en conjunto, el «FIZ»). Se aplica también al blog del FIZ, en blog.fiz.co, al centro de ayuda, en help.fiz.co, a la documentación de la API del FIZ, en api.fiz.co, y a quien se ponga en contacto con nosotros. Se aplica asimismo al Asesor IA de FIZ, en af.fiz.co (secciones 8.5 y 8.6). No se aplica a los sitios web o servicios de terceros a los que el FIZ enlace. Tampoco se aplica a los servicios de terceros que el usuario decida conectar con el FIZ, que tienen sus propias políticas. El directorio de empresas de diretorio.fiz.co queda fuera de esta política, que lo trata solo como fuente de datos (sección 3.10).

1.4 Relación con los Términos. Esta política complementa los Términos y Condiciones del FIZ.

2.1 En esta política, las palabras siguientes tienen este significado:

• FIZ (sin artículo): la empresa FIZ PT, Unipessoal Lda, responsable del tratamiento (sección 1).
• El FIZ: el servicio, es decir, el sitio web, la aplicación web y las aplicaciones móviles. Los Términos y Condiciones lo llaman «Plataforma» e incluyen en ella también el Asesor IA de FIZ, en af.fiz.co, del que esta política trata en las secciones 8.5 y 8.6.
• Datos personales: cualquier información sobre una persona física identificada o identificable, por ejemplo, el nombre, el NIF, el correo electrónico o la dirección IP.
• Tratamiento: cualquier operación con datos personales, como recoger, guardar, consultar, enviar o borrar.
• Responsable del tratamiento: quien decide para qué fines y de qué forma se tratan los datos.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos por cuenta del responsable del tratamiento y siguiendo sus instrucciones.
• Usuario: la persona que usa el FIZ, con o sin cuenta, incluidos los miembros del equipo y los contables invitados a una cuenta.
• Titular de la cuenta: la persona física o la empresa a quien pertenece la cuenta. La persona física puede ser, por ejemplo, un trabajador autónomo o quien usa el FIZ solo para el IRS. En los Términos y Condiciones, se denomina «usuario».
• Cuenta: el perfil del titular de la cuenta en el FIZ, con sus datos y sus miembros.
• AT: la Autoridade Tributária e Aduaneira, la administración tributaria portuguesa, incluidos el Portal das Finanças y e‑Fatura.
• Seg. Social: la Segurança Social portuguesa, incluidos el Instituto da Segurança Social, I.P., y los institutos de seguridad social de las Regiones Autónomas de las Azores y de Madeira; su portal, Segurança Social Direta, se denomina aquí Seg. Social Direta.
• NIF: el número de identificación fiscal.
• NISS: el número de identificación de la Seg. Social.
• SAF‑T: el fichero normalizado, en el formato definido por la AT, con los datos de facturación y de contabilidad.
• CAE: el código de la Classificação Portuguesa de Atividades Económicas, que identifica la actividad ejercida.
• IUC: el imposto único de circulação, el impuesto que los propietarios de vehículos pagan cada año.
• EORI: el número que identifica, en la Unión Europea, a quien importa o exporta mercancías.
• Open banking: la conexión, autorizada por el usuario en su banco, que permite a un proveedor autorizado leer las cuentas, los saldos y los movimientos bancarios y enviarlos al FIZ.
• Anonimizar: modificar los datos de forma que ya no permitan identificar a una persona, sin posibilidad de revertirlo. Los datos anonimizados dejan de ser datos personales.
• Credenciales: el nombre de usuario, la contraseña, los códigos de confirmación y las claves de acceso (tokens) que permiten entrar en el Portal das Finanças o en la Seg. Social Direta, o acceder a los servicios correspondientes. Los Términos y Condiciones las denominan «credenciales de acceso».
• Escudo Fiscal: la responsabilidad que FIZ asume por los errores que cometa ella misma en determinadas declaraciones presentadas o confirmadas a través del FIZ. Sus reglas figuran en la sección 10 de los Términos y Condiciones.
• Consentimiento: autorización libre, específica, informada e inequívoca, que quien la da puede retirar en cualquier momento.
• IA: inteligencia artificial, es decir, programas que generan respuestas o extraen datos de forma automática.
• RGPD: el Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos.
• EEE: el Espacio Económico Europeo, es decir, la Unión Europea, Islandia, Liechtenstein y Noruega.
• Asistente de IA del FIZ: el asistente integrado en la aplicación («Asistente fiscal con IA»), que responde con los datos de la cuenta (sección 8.1(a)). También lo llamamos «asistente de IA».
• Asesor IA de FIZ: el asistente de af.fiz.co, que responde a preguntas generales sobre impuestos y cotizaciones, con o sin cuenta (secciones 8.5 y 8.6).

3.1 Datos que nos facilita el usuario. Al crear una cuenta y usar el FIZ, el usuario nos facilita:

• (a) datos de la cuenta: nombre, correo electrónico y, si lo desea, una fotografía. El FIZ no usa contraseña propia: se accede con un código enviado por correo electrónico o con una cuenta externa (sección 3.5);
• (b) datos de la actividad o de la empresa: nombre y nombre comercial, NIF, fecha de nacimiento (en el caso de trabajadores autónomos), dirección, teléfono, sitio web, correo electrónico e IBAN. También el CAE, el régimen de IVA, el tramo de ingresos mensuales, el logotipo y si tiene trabajadores. Y, si el usuario los indica, el NIF del contable certificado y las direcciones de correo electrónico a las que el FIZ envía automáticamente el fichero SAF‑T;
• (c) facturas, recibos, gastos y otros documentos que emite en el FIZ, carga o reenvía por correo electrónico a una dirección del FIZ;
• (d) datos para la declaración del IRS: ingresos y gastos, inmuebles y arrendamientos, y el NIF de entidades pagadoras, arrendadores y arrendatarios. También cuentas y valores mobiliarios en el extranjero, y el NISS y el IBAN para la devolución;
• (e) credenciales de la AT y de la Seg. Social, si desea que el FIZ importe sus datos o presente declaraciones (sección 6);
• (f) datos para pagar la suscripción: nombre, correo electrónico, dirección y, para MB WAY, el número de teléfono móvil. Los datos completos de la tarjeta se introducen en el formulario del proveedor de pagos y el FIZ no los guarda;
• (g) si activa el cobro de pagos de sus clientes: los datos de la empresa y del representante que exige el proveedor de esos pagos y el IBAN para los cobros. Los datos del representante que exige ese proveedor son el nombre, la fecha de nacimiento, la dirección y el teléfono. Recogemos estos datos en un formulario del FIZ y los enviamos a ese proveedor, que también puede pedir un documento identificativo para verificar la identidad;
• (h) mensajes y archivos adjuntos enviados al soporte, valoraciones de las respuestas y conversaciones con el asistente de IA;
• (i) si conecta la cuenta con un bot del FIZ en una aplicación de mensajería: el identificador de la conversación y el nombre de usuario.

3.2 Datos de la AT y de e-Fatura. Si el usuario conecta el FIZ con el Portal das Finanças, importamos, en su nombre:

• (a) identificación y situación fiscal: nombre, NIF, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, residencia fiscal, oficina tributaria (serviço de finanças), inicio de actividad, CAE y regímenes de IVA y de IRS. También el régimen de residente no habitual, el número EORI, el contable certificado, las direcciones, el IBAN y los vehículos registrados en la AT;
• (b) declaraciones y pagos: declaraciones del IRS y del IVA, declaraciones de inicio, modificación y cese de actividad y sus justificantes, IUC, cuenta corriente tributaria y notificaciones de la AT. Cuando las notificaciones de la AT incluyen una multa, importamos también del Portal das Finanças los pagos de esa multa, para mostrarle si ya se ha pagado. Los datos sobre multas pueden considerarse datos relativos a infracciones, que el RGPD protege de forma especial (art. 10). Los usamos solo para mostrar al usuario su propia situación ante la AT (sección 4.2) y para analizar las solicitudes al amparo del Escudo Fiscal (sección 4.14). No los usamos para otros fines. Solo los comunicamos a otras entidades, aparte de nuestros proveedores (sección 9.2), cuando la ley lo exija o para defender derechos en esas solicitudes (sección 9.4(c) y (d));
• (c) facturas y gastos de e‑Fatura, con el NIF, el nombre y la actividad de los proveedores. Los gastos de salud solo se importan con el consentimiento previsto en la sección 5.3;
• (d) la unidad familiar registrada en la AT: nombre y NIF del cónyuge y de los dependientes;
• (e) datos prerrellenados y simulaciones de la declaración del IRS, incluidos ingresos, retenciones en la fuente y cotizaciones. Las cuotas sindicales y el grado de discapacidad solo se importan con el consentimiento previsto en la sección 5.3.

3.3 Datos de la Seg. Social. Si el usuario conecta el FIZ con la Seg. Social Direta, importamos su identificación: NISS, nombre, fecha de nacimiento, NIF, datos de contacto, dirección e IBAN. Importamos también la situación y el régimen de cotización, el tipo de cotización, las exenciones y las declaraciones trimestrales, con sus justificantes. Si el usuario es empleador, importamos también los datos de los trabajadores registrados en la Seg. Social: NISS, nombre, modalidad, fechas y condiciones del contrato, retribuciones y tipo de cotización.

3.4 Datos del banco. Si el usuario conecta una cuenta bancaria (open banking, a través de un proveedor de conexión bancaria) o carga extractos, recibimos las cuentas, los saldos y los movimientos. De cada movimiento, recibimos el importe, la fecha, la descripción, la categoría, el comercio y los nombres de quien paga o cobra. La conexión bancaria depende de una autorización que el usuario da a ese proveedor y confirma en su banco, válida durante un máximo de 180 días y renovable. Ese proveedor se rige por sus propios términos y su propia política de privacidad, que el usuario acepta al conectar la cuenta bancaria.

3.5 Datos de los servicios que conecta el usuario. Si el usuario inicia sesión con una cuenta externa, el proveedor de esa cuenta nos envía el nombre, el correo electrónico, la indicación de que el correo está verificado y la foto del perfil. Si importa archivos de un servicio de almacenamiento de archivos, solo recibimos los archivos que elija. Si conecta una tienda online, recibimos los pedidos, incluidos los datos de los compradores. Estos servicios se rigen por sus propios términos y políticas de privacidad, que el usuario acepta con ellos.

3.6 Datos de clientes, proveedores y trabajadores del usuario. El usuario introduce o importa en el FIZ datos de otras personas con las que trabaja. Estos datos y los documentos del usuario pueden incluir datos de salud, cuando un documento los revele, por ejemplo, en las facturas de un profesional sanitario a sus clientes. Tratamos todos estos datos por cuenta del titular de la cuenta (sección 7). Son datos de:

• (a) clientes: nombre, NIF, datos de contacto, dirección, empresa, cargo y otros campos que cree el usuario;
• (b) proveedores y contrapartes de movimientos bancarios: NIF, nombre, datos de contacto, IBAN y notas;
• (c) compradores de las tiendas que el usuario conecta con el FIZ (sección 3.5);
• (d) trabajadores: nombre, NISS, fecha de nacimiento, profesión, modalidad, fechas y condiciones del contrato, retribuciones y tipo de cotización, introducidos por el usuario o importados de la Seg. Social (sección 3.3). Si el titular de la cuenta es empleador, el FIZ comunica a la Seg. Social, previa confirmación en el FIZ, las retribuciones, así como el inicio, la modificación y la extinción de los contratos;
• (e) quien abre un documento que el usuario comparte mediante un enlace: el correo electrónico verificado y el tipo de navegador, que registramos para proteger el acceso al documento.

3.7 Datos de miembros del equipo y de contables. Cuando el titular de una cuenta invita a alguien, tratamos el correo electrónico, la función, los permisos y las fechas de invitación y de incorporación de esa persona. Registramos también las acciones que realiza en la cuenta (quién, qué, cuándo y con qué resultado). Para confirmar que un contable es contable certificado, le pedimos el número de su cédula profesional de la Ordem dos Contabilistas Certificados y las respuestas a un breve cuestionario.

3.8 Datos del cónyuge y de los dependientes. Al preparar la declaración del IRS, el usuario puede indicar, por decisión propia, datos sobre su cónyuge y sus dependientes, gastos de salud y cuotas sindicales. FIZ utiliza esos datos para preparar la declaración y calcular las deducciones y los beneficios fiscales.

• (a) qué datos: del cónyuge o pareja de hecho, el nombre, el NIF, la residencia, el NISS y el grado de discapacidad; de los dependientes, el nombre, el NIF, la fecha de nacimiento y el grado de discapacidad;
• (b) credenciales del cónyuge: el usuario puede indicar las credenciales de la AT y de la Seg. Social del cónyuge, para que el FIZ se ocupe de las declaraciones de este, como la declaración conjunta del IRS. El usuario solo puede indicarlas con la autorización del cónyuge y, al indicarlas, declara que la tiene;
• (c) datos de salud y de afiliación sindical: el usuario decide si indica o importa los del cónyuge o de un dependiente (sección 5). Solo puede hacerlo con el consentimiento de esa persona o, si es menor de edad o no puede consentir, de quien la represente, y al hacerlo declara que lo tiene;
• (d) informar a estas personas: el usuario debe informarlas y mostrarles esta política antes de facilitarnos sus datos. Cuando no tenemos su contacto, ni el de las demás personas que la declaración del IRS deba identificar (sección 4.3(b)), no podemos informarlas directamente. Por eso, mantenemos esta política publicada en el sitio web, para que puedan leerla (art. 14.5.b) del RGPD).

3.9 Datos del dispositivo, de la navegación y de las campañas. Cuando el usuario visita el sitio web o usa las aplicaciones, nuestros servidores reciben datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador y de dispositivo, idioma, páginas solicitadas, fecha y hora. Si el usuario lo acepta en el sitio web, en la aplicación web o en af.fiz.co (sección 14), recogemos también datos para medir campañas. Son la página y el enlace de origen, los parámetros de campaña (por ejemplo, utm_source o gclid) y, en la aplicación web, los identificadores publicitarios de Meta (_fbp y _fbc). Con el mismo consentimiento y para el mismo fin, recogemos además características del dispositivo (pantalla y densidad de píxeles, zona horaria, idioma y número de procesadores).

3.10 Datos de fuentes públicas. Para validar NIF y números de IVA, confirmar códigos CAE y completar datos de empresas, consultamos fuentes públicas. Son ejemplos el sistema VIES de la Comisión Europea, el SICAE (Sistema de Informação da Classificação Portuguesa de Atividades Económicas) y el directorio de empresas del FIZ. Este directorio reúne información publicada sobre empresas (NIF, nombre, CAE, dirección y datos de contacto). Guardamos una copia de los datos de estas fuentes durante el plazo indicado en la sección 11.1(r).

Hacemos estas consultas para prestar el servicio (sección 4.2). Cuando se refieren a clientes o proveedores del usuario, las hacemos por cuenta del titular de la cuenta (sección 7). En los demás casos, la base jurídica es el interés legítimo en garantizar que los datos fiscales de las facturas y de la cuenta son correctos (art. 6.1.f) del RGPD). Cuando estas fuentes contienen datos de empresarios individuales, esas personas pueden oponerse a que el FIZ los use y ejercer ante nosotros los demás derechos de la sección 12.

3.11 Qué datos son obligatorios. Para crear una cuenta, son necesarios el correo electrónico, el nombre y el NIF del titular de la cuenta (persona física o empresa) y, en algunos casos, el código postal. Para emitir facturas certificadas, la ley exige ciertos datos del emisor y, en algunos casos, del cliente (por ejemplo, el NIF). Las credenciales de la AT y de la Seg. Social son opcionales, pero sin ellas el FIZ no puede importar datos ni presentar declaraciones en nombre del usuario. Los demás datos son opcionales; sin ellos, algunas funciones pueden no estar disponibles.

4.1 Regla general. Solo tratamos datos personales cuando tenemos una base jurídica prevista en el artículo 6 del RGPD. Para cada finalidad, indicamos la base jurídica. Algunas personas usan el FIZ sin ser parte en el contrato con FIZ, como un miembro del equipo o un contable invitado. En esos casos, la base jurídica no es la ejecución del contrato. Es el interés legítimo del titular de la cuenta y de FIZ en prestar el servicio a través de las personas que el titular elige (art. 6.1.f) del RGPD).

4.2 Prestar el servicio. Usamos los datos para prestar el servicio que ha contratado el usuario. Base jurídica: ejecución del contrato (art. 6.1.b) del RGPD). En cuanto a los datos de clientes, proveedores y trabajadores del usuario, FIZ actúa como encargado del tratamiento (sección 7). El servicio incluye:

• (a) crear y gestionar la cuenta y el acceso;
• (b) emitir facturas y otros documentos certificados y comunicarlos a la AT en nombre del usuario, como exige la ley;
• (c) importar datos de la AT, de la Seg. Social y del banco, y leer las facturas y los recibos cargados;
• (d) organizar los gastos y la contabilidad y calcular impuestos y cotizaciones;
• (e) mostrar plazos, previsiones y recordatorios;
• (f) enviar documentos y recordatorios de pago a los clientes del usuario;
• (g) gestionar el equipo y los permisos.

4.3 Preparar y presentar declaraciones. Preparar declaraciones (por ejemplo, la declaración periódica de IVA, la declaración recapitulativa, la declaración del IRS y la declaración trimestral de la Seg. Social) y presentarlas ante la AT o la Seg. Social. El FIZ solo presenta una declaración después de que la confirme en el FIZ el titular de la cuenta o un miembro de la cuenta con permiso para ello. Cuando la ley lo exige, la declaración periódica de IVA y la declaración recapitulativa se presentan con las credenciales del contable certificado, y es el contable quien las confirma. La ley lo exige, por ejemplo, a las empresas y a los trabajadores autónomos con contabilidad organizada. Bases jurídicas:

• (a) en cuanto a los datos del usuario: ejecución del contrato (art. 6.1.b) del RGPD);
• (b) en cuanto a los datos del cónyuge y de los dependientes que necesita la declaración de la unidad familiar: interés legítimo (art. 6.1.f) del RGPD). Es el interés del usuario y de FIZ en preparar correctamente esa declaración. Estos datos son la identificación y, en la declaración conjunta, los ingresos, los gastos y las deducciones. La ley exige que la declaración incluya a estas personas. La misma base jurídica se aplica a los datos de otras personas que la declaración del IRS deba identificar, como entidades pagadoras, arrendadores y arrendatarios;
• (c) en cuanto a las credenciales del cónyuge: consentimiento del cónyuge (art. 6.1.a) del RGPD), que el usuario declara tener al indicarlas (sección 3.8(b)). Las usamos solo para importar los datos del cónyuge y para presentar sus declaraciones, o las conjuntas, confirmadas en el FIZ. El mismo consentimiento es la base jurídica para tratar los datos del cónyuge en sus declaraciones que no sean la declaración de la unidad familiar, como la declaración trimestral de la Seg. Social.

  El cónyuge puede retirar su consentimiento en cualquier momento, por correo electrónico a [email protected] o, si tiene acceso al FIZ, en el chat de soporte del FIZ. En ese caso, borramos sus credenciales y dejamos de tratar los datos del cónyuge que tengan como base jurídica este consentimiento. Los borramos en el FIZ, salvo los necesarios para la declaración de la unidad familiar (letra (b)) y los que figuren en los registros de la sección 11.1(c);

• (d) en cuanto al grado de discapacidad, a los gastos de salud y a las cuotas sindicales: véase la sección 5;
• (e) en cuanto a las credenciales del contable certificado (sección 6.1(e)): interés legítimo (art. 6.1.f) del RGPD). Es el interés del titular de la cuenta y de FIZ en presentar las declaraciones que confirma el contable. El contable las indica él mismo, solo para ese fin, y puede pedir que las borremos (sección 6.5).

4.4 Cobrar la suscripción. Cobrar los planes de pago, emitir nuestras facturas y conservar los registros de facturación. Base jurídica: ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales de FIZ, en particular fiscales y contables (art. 6.1.b) y c) del RGPD).

4.5 Recibir pagos de los clientes del usuario. Si el usuario activa el cobro de pagos (por ejemplo, enlaces de pago, referencias Multibanco o códigos QR en las facturas), enviamos los datos necesarios a los proveedores de pagos que prestan ese servicio. Uno de esos proveedores verifica la identidad del representante para cumplir sus propias obligaciones legales, como responsable del tratamiento. Estos proveedores se rigen por sus propios términos y políticas de privacidad, que el usuario acepta al activar el cobro de pagos. Base jurídica: ejecución del contrato. Cuando el titular de la cuenta es una empresa, la base jurídica respecto de los datos de su representante es el interés legítimo (art. 6.1.f) del RGPD). Es el interés del titular de la cuenta y de FIZ en activar el cobro de pagos que el titular ha solicitado.

4.6 Soporte al usuario. Responder a las solicitudes de soporte por correo electrónico o en el chat, incluso con una primera respuesta preparada por IA (sección 8). Enviar también mensajes de soporte sobre el uso del FIZ, por ejemplo, sobre un paso pendiente o un problema en la cuenta. Estos mensajes no promocionan planes ni ofertas. Las comunicaciones que lo hagan siguen las reglas de la sección 13. Base jurídica: ejecución del contrato; para quien aún no tiene cuenta, interés legítimo en responder a quien se pone en contacto con nosotros.

4.7 Asistente de IA. Responder a las preguntas que el usuario hace al asistente de IA, con los datos de la cuenta necesarios para la respuesta (sección 8). Base jurídica: ejecución del contrato.

4.8 Seguridad y corrección de errores. Proteger las cuentas y los sistemas, detectar accesos indebidos y fraudes, registrar las acciones relevantes realizadas en cada cuenta (registro de auditoría), mantener registros técnicos y detectar y corregir errores. Base jurídica: interés legítimo en mantener el FIZ seguro y en funcionamiento y en poder demostrar lo que se ha hecho en cada cuenta (art. 6.1.f) del RGPD). La seguridad es también una obligación legal de FIZ (art. 6.1.c) y art. 32 del RGPD).

4.9 Mejorar el FIZ. Entender qué funciones se usan, para mejorarlas. En el servidor, registramos eventos de uso asociados a la cuenta (por ejemplo, la presentación de una declaración). El análisis de uso en el navegador solo funciona con consentimiento. Analizamos también las preguntas hechas al Asesor IA de FIZ, para conocer las dudas más frecuentes y mejorar las respuestas (sección 8.6). Base jurídica: interés legítimo en mejorar el producto, para los eventos registrados en el servidor y para las preguntas al Asesor IA de FIZ; consentimiento (art. 6.1.a) del RGPD), para el análisis en el navegador. Cuando las preguntas incluyen datos de salud, se aplica también el consentimiento de la sección 8.8(b).

4.10 Publicidad y medición de campañas. Saber qué anuncios y campañas atraen a nuevos usuarios y hacer que los anuncios sean más relevantes. Para ello usamos una medición propia y, en la aplicación web, Google (Google Ads y Google Analytics), el Meta Pixel y la API de Conversiones de Meta. Base jurídica: consentimiento, prestado en la categoría «Marketing» (sección 14.4; art. 6.1.a) del RGPD y art. 5 de la Lei n.º 41/2004). Sin consentimiento, no usamos estas tecnologías ni enviamos a Meta los datos indicados a continuación. Si el usuario retira su consentimiento, dejamos, a partir de ese momento, de enviar a Meta y a Google los datos de esta sección.

A través de la API de Conversiones, enviamos a Meta datos sobre el registro y sobre ciertos pasos del usuario. Son ejemplos iniciar el período de prueba, emitir la primera factura, conectar la AT o comprar un plan. Enviamos:

• (a) el correo electrónico transformado en un código fijo (hash SHA‑256). El código no muestra el correo electrónico. No obstante, Meta lo compara con los correos que conoce, para asociar el evento a una cuenta de Facebook o de Instagram del usuario, si existe. Por eso, este código no hace anónimo al usuario;
• (b) los identificadores _fbp y _fbc;
• (c) la dirección IP y el tipo de navegador;
• (d) cuando corresponda, el importe y la moneda.

4.11 Correos electrónicos sobre el FIZ. Enviar novedades, consejos y ofertas sobre productos y servicios del FIZ similares a los que el usuario ya usa (sección 13). Base jurídica: interés legítimo en promocionar esos productos y servicios (art. 6.1.f) del RGPD). Se aplica a quien ha creado una cuenta en el FIZ, para sí o para su empresa, y respeta los límites del artículo 13‑A.3 de la Lei n.º 41/2004. Para las demás personas, incluidos los miembros del equipo y los contables invitados a una cuenta, la base jurídica es el consentimiento (art. 6.1.a) del RGPD).

4.12 Invitaciones y registro. Cuando alguien se registra a través del enlace de invitación de un usuario del FIZ, incluido el enlace personal de un colaborador, cuando el programa de colaboradores esté disponible, registramos quién lo ha invitado. Así aplicamos al nuevo usuario la ventaja de la invitación y asignamos la recompensa a quien lo invitó, en las condiciones indicadas en el FIZ. Quien invita ve en su cuenta, para cada persona que se registró con su invitación, la fecha de registro y la fecha de cada recompensa. Cuando la recompensa se debe a un pago de la persona invitada, ve también el correo electrónico de esa persona y la fecha del pago. Quien invita no ve otros datos de las personas invitadas.

Un enlace de invitación también puede acompañar a un documento enviado a través del FIZ. Usamos el enlace por el que llegó la persona y los datos con los que se registra. El código del enlace queda guardado en el navegador incluso sin consentimiento para las cookies, para que la persona reciba la ventaja de la invitación (sección 14.2(i)). El código puede ser el NIF de quien invita, si esa persona comparte el enlace que lo contiene.

Cuando la persona llega desde un documento recibido, el formulario de registro puede aparecer ya rellenado. Incluye el nombre, el NIF y el correo electrónico que figuran en ese documento, para que no tenga que escribirlos. Esos datos permanecen solo en el navegador de esa persona y dejan de usarse a los 30 minutos. Se borran como muy tarde al cerrar la pestaña y solo llegan a los servidores del FIZ si completa el registro.

Base jurídica: ejecución del contrato, para aplicar la ventaja de la invitación al nuevo usuario (art. 6.1.b) del RGPD); interés legítimo en recompensar a quien invita y en facilitar el registro de quien llega desde un documento (art. 6.1.f)).

4.13 Verificar contables. Confirmar que quien usa las funciones de contable es contable certificado. Base jurídica: interés legítimo en proteger a los clientes que dan a un contable acceso a sus cuentas.

4.14 Obligaciones legales y defensa de derechos. Cumplir obligaciones legales, responder a requerimientos de autoridades y tribunales, tramitar reclamaciones y solicitudes al amparo del Escudo Fiscal y defender los derechos de FIZ. Base jurídica: cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c) del RGPD); ejecución del contrato (art. 6.1.b)); interés legítimo en defender derechos en procesos y reclamaciones (art. 6.1.f)).

4.15 Interés legítimo. Cuando la base jurídica es el interés legítimo, hemos ponderado ese interés frente a los intereses y los derechos de las personas a las que se refieren los datos. Hemos concluido que estos no prevalecen sobre él. Esas personas pueden oponerse a estos tratamientos (sección 12) y pedirnos información sobre esa ponderación.

4.16 Nuevas finalidades. Si queremos usar datos para una nueva finalidad, solo lo haremos si es compatible con la finalidad inicial o si tenemos una nueva base jurídica. Antes de empezar, informaremos a las personas a las que se refieren los datos.

5.1 Qué datos y para qué. El grado de discapacidad del usuario, del cónyuge y de los dependientes es un dato de salud, que el RGPD protege de forma especial (art. 9). Incluye el porcentaje, el año de revisión, el grado anterior y si se debe a servicio en las Fuerzas Armadas. Los gastos de salud indicados o importados de e‑Fatura para las deducciones del IRS también pueden revelar información sobre la salud. Las cuotas sindicales del usuario o del cónyuge dan derecho a deducción, y la AT las indica en los datos prerrellenados del anexo A de la declaración del IRS. Revelan la afiliación a un sindicato, que el RGPD también protege de forma especial. Usamos estos datos solo para los fines siguientes:

• (a) preparar la declaración y la previsión del IRS, porque estos datos dan derecho a deducciones y beneficios fiscales;
• (b) mostrar los gastos de salud en la lista de gastos del usuario;
• (c) responder a las preguntas que el usuario haga sobre estos datos al asistente de IA del FIZ (sección 8.1(a));
• (d) conservarlos en los registros de las declaraciones mencionados en la sección 11.1(c), solo para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones (art. 9.2.f) del RGPD).

5.2 Ámbito de esta sección. Las reglas de esta sección se aplican a los datos utilizados para preparar la declaración y la previsión del IRS. Las reglas para los datos de salud en documentos, movimientos bancarios y mensajes al soporte o a los asistentes figuran en la sección 8.8.

5.3 Requisitos legales. Base jurídica: consentimiento explícito (art. 9.2.a) del RGPD). El usuario decide si indica estos datos o si pide al FIZ que los importe de la AT o del e‑Fatura. Sin ellos, el FIZ no los usa en la declaración ni en la previsión del IRS, lo que puede reducir las deducciones y los beneficios fiscales a los que el usuario tiene derecho. Lo dan:

• (a) el usuario, en cuanto a sus propios datos;
• (b) el cónyuge y los dependientes mayores de edad, en cuanto a sus propios datos;
• (c) los padres o el tutor, en cuanto a los dependientes menores de edad;
• (d) el acompañante al que el tribunal haya otorgado facultades de representación, en cuanto a los mayores acompañados (adultos a los que un tribunal ha nombrado un acompañante) que no puedan consentir.

5.4 Retirar el consentimiento. El consentimiento puede retirarse en cualquier momento, con la misma facilidad con que se dio: en el FIZ o por correo electrónico a [email protected].

Cuando se retira el consentimiento, dejamos de importar y de usar esos datos y los borramos en el FIZ. Solo conservamos los que consten en los registros de declaraciones mencionados en la sección 11.1(c). El FIZ deja de tenerlos en cuenta en los cálculos y en la declaración que prepara, lo que puede reducir las deducciones y los beneficios fiscales a los que tiene derecho el usuario. Para obtenerlos, el usuario puede presentar la declaración directamente en el Portal das Finanças. Retirar el consentimiento no afecta a lo que se hizo antes.

6.1 Qué credenciales tratamos. Para importar datos, comunicar documentos a la AT y presentar declaraciones en nombre del usuario, el FIZ trata estas credenciales:

• (a) Portal das Finanças: cuando el usuario conecta la AT, el FIZ puede usar la contraseña principal para crear, en su nombre, un subusuario en el Portal das Finanças. Ese subusuario se usa en e‑Fatura, en la importación de datos y para comunicar a la AT las series, las facturas y los demás documentos emitidos en el FIZ. Guardamos el nombre y la contraseña de ese subusuario. Si el usuario elige una dirección de correo electrónico que el FIZ le asigna, esa dirección puede usarse como contacto del subusuario en el Portal das Finanças. El usuario puede facilitarnos la contraseña principal, por ejemplo, para que el FIZ cree el subusuario. En ese caso, guardamos también esa contraseña, porque es necesaria para el IRS y el IVA y para consultar los datos de la actividad en el Portal das Finanças;
• (b) Seg. Social Direta: el NISS, la contraseña y los códigos de confirmación que la Seg. Social envía en cada inicio de sesión. Si el usuario elige una dirección de correo electrónico que el FIZ le asigna y los códigos llegan a esa dirección, el FIZ los lee automáticamente, solo para completar el inicio de sesión;
• (c) empleadores: la clave de acceso (token) del empleador para la Seg. Social, con su plazo de validez;
• (d) cónyuge: las credenciales de la AT y de la Seg. Social del cónyuge, si el usuario las indica con el consentimiento de este (sección 4.3);
• (e) contable certificado: cuando la ley lo exige (sección 4.3), la declaración periódica de IVA y la declaración recapitulativa se presentan con el NIF y la contraseña del contable. El contable los indica para ese fin, y los tratamos con las reglas de esta sección.

6.2 Cómo las protegemos. Guardamos las contraseñas y las claves de acceso cifradas (estándar AES‑256), en la infraestructura de alojamiento indicada en la sección 9.2(a). Una vez guardadas, las contraseñas no se muestran en la aplicación, ni al usuario ni a otros miembros de la cuenta. Solo se descifran en el momento de iniciar sesión en el portal.

6.3 Para qué las usamos. Usamos las credenciales solo para hacer lo que el usuario ha pedido y no las comunicamos a nadie, salvo al propio portal de la AT o de la Seg. Social. Los mensajes, incluidos los códigos de confirmación, recibidos en una dirección de correo electrónico del FIZ que el usuario elija usar permanecen en los buzones indicados en la sección 9.2(c), durante el plazo de la sección 11.1(n).

Las credenciales sirven para:

• (a) importar los datos del usuario de la AT y de la Seg. Social;
• (b) crear, cuando sea necesario, el subusuario mencionado en la sección 6.1(a);
• (c) comunicar a la AT las series, las facturas y los demás documentos emitidos en el FIZ (sección 4.2(b));
• (d) presentar las declaraciones y las comunicaciones confirmadas en el FIZ, incluidas, en el caso de los empleadores, las relativas a los trabajadores (sección 3.6(d)).

6.4 Contables. Un contable con permiso de gestión en una cuenta puede asociar las credenciales que le ha entregado el cliente y presentar declaraciones. Los contables no pueden conectar, gestionar ni desconectar las cuentas bancarias asociadas a la cuenta.

6.5 Desconectar. El usuario puede desconectar la AT o la Seg. Social en cualquier momento, en la configuración. Al desconectar, el FIZ borra las credenciales guardadas en el FIZ y deja de iniciar sesión en el portal. En el caso de la Seg. Social, borra también los datos de perfil, las notificaciones importadas y el historial de las declaraciones de inicio, modificación y cese de actividad. El empleador también puede desconectar su clave de acceso a la Seg. Social (sección 6.1(c)). En ese caso, el FIZ borra esa clave y los datos de los trabajadores y de los contratos que guarda.

Los demás documentos y datos ya importados, como las facturas, los gastos y el historial de las declaraciones presentadas a través del FIZ, siguen en la cuenta mientras esta exista (sección 11). Las declaraciones ya presentadas ante la AT o la Seg. Social permanecen allí, sin ninguna modificación. El usuario puede gestionar o eliminar en el propio Portal das Finanças el subusuario creado en él.

El cónyuge y el contable también pueden pedirnos en cualquier momento que borremos sus credenciales. Pueden hacerlo por correo electrónico a [email protected] o, si tienen acceso al FIZ, en el chat de soporte del FIZ. Dejamos entonces de usarlas y las borramos en el FIZ. Hacemos lo mismo con las credenciales del contable cuando deja de tener acceso a la cuenta.

7.1 Quién decide. Cuando el usuario guarda en el FIZ datos de clientes, proveedores, trabajadores, compradores u otras personas, lo hace para emitir documentos, cumplir obligaciones fiscales y de cotización o gestionar su actividad. En esos casos, el titular de la cuenta es el responsable del tratamiento de esos datos y FIZ es encargado del tratamiento (art. 28 del RGPD). Los datos del cónyuge, de los dependientes y de las demás personas identificadas en la declaración del IRS del usuario no se incluyen aquí: los tratamos como responsable del tratamiento (sección 4.3).

7.2 Condiciones. Las condiciones en las que tratamos estos datos figuran en la sección 8.6 de los Términos y Condiciones y forman parte del contrato con el titular de la cuenta. Incluyen las instrucciones, la confidencialidad, la seguridad, los otros encargados del tratamiento, la ayuda en el ejercicio de derechos, las violaciones de la seguridad de los datos, la devolución y la supresión y las auditorías. Los otros encargados del tratamiento que usamos son los proveedores de las categorías indicadas en la sección 9.2. Antes de añadir o sustituir a otro encargado del tratamiento que trate estos datos, avisamos al titular de la cuenta por correo electrónico con al menos 30 días de antelación. El titular de la cuenta puede oponerse, con un motivo razonable, como prevén los Términos y Condiciones.

7.3 Obligaciones del titular de la cuenta. Corresponde al titular de la cuenta tener una base jurídica para tratar estos datos e informar a las personas a las que se refieren. Si una de esas personas se pone en contacto con nosotros para ejercer sus derechos, trasladamos la solicitud al titular de la cuenta y le ayudamos a responder.

7.4 Fines propios de FIZ. FIZ no usa estos datos para fines propios, salvo en los casos siguientes, en los que actúa como responsable del tratamiento:

• (a) cuando la ley lo exija;
• (b) para proteger la seguridad del FIZ y de sus usuarios (sección 4.8);
• (c) para conservar los registros de las declaraciones presentadas o confirmadas a través del FIZ, que pueden incluir datos de clientes, proveedores o trabajadores, conforme a la sección 11.1(c);
• (d) cuando un cliente del usuario crea una cuenta en el FIZ a partir de un documento recibido. En ese caso, tratamos el enlace por el que llegó y, para rellenarle el formulario de registro, el nombre, el NIF y el correo electrónico que figuran en ese documento (sección 4.12);
• (e) para analizar solicitudes al amparo del Escudo Fiscal y para formular, ejercer o defender los derechos de FIZ en reclamaciones, litigios o procedimientos, en la medida necesaria (secciones 4.14 y 11.2).

8.1 Dónde usamos IA. Usamos IA de proveedores externos en estas funciones:

• (a) asistente de IA: recibe la pregunta del usuario, el historial de la conversación y los archivos adjuntos, la información que el asistente ha guardado de conversaciones anteriores y los datos de la cuenta que el usuario le pide analizar, por ejemplo una factura o los gastos de un período. Los datos mencionados en la sección 5.1 solo se envían con el consentimiento previsto en la sección 5.3, dado por la persona a la que se refieren o por quien la represente.

  Algunas preguntas puede responderlas el Asesor IA de FIZ (af.fiz.co), que recibe solo la pregunta y el identificador de la conversación (secciones 8.5 y 8.6). El asistente de IA del FIZ puede guardar información extraída de las conversaciones, para responder mejor en las conversaciones siguientes (sección 11.1(a));

• (b) soporte: los mensajes enviados al soporte pueden recibir una primera respuesta preparada por IA. Algunos mensajes de soporte que enviamos por iniciativa propia se preparan de la misma forma;
• (c) clasificación de facturas y recibos: en las facturas y recibos cargados, la IA recibe solo las denominaciones de los productos y servicios, para clasificarlos. Si el usuario pide al asistente de IA que analice sus gastos o ingresos, se envían también los datos necesarios para ese análisis (letra (a)).

8.2 Resultados de la IA. La IA puede equivocarse; por eso, lo que propone es solo una sugerencia y la decisión es siempre del usuario.

8.3 Decisiones automatizadas. El FIZ no toma decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado con efectos jurídicos sobre el usuario o sobre otras personas. Tampoco toma decisiones de ese tipo que les afecten significativamente de modo similar (art. 22 del RGPD). Los cálculos de impuestos y cotizaciones y las sugerencias del FIZ se confirman en el FIZ antes de cualquier presentación.

8.4 Asistentes de IA de terceros. El usuario puede conectar el FIZ con un asistente de IA de terceros o con una aplicación asociada. Ese servicio accede solo a los datos que el usuario autorice y se rige por sus propios términos y su propia política de privacidad, que el usuario acepta al conectarlo. El usuario puede revocar el acceso en cualquier momento, en la configuración.

8.5 Asesor IA de FIZ (af.fiz.co). El Asesor IA de FIZ responde a preguntas sobre impuestos y cotizaciones en Portugal. Puede usarse dentro del FIZ (sección 8.1(a)) y directamente en af.fiz.co, incluso por quien no tiene cuenta. También puede usarse mediante una clave de acceso al asistente que asigne FIZ, por ejemplo para conectarlo a otro asistente de IA. Cuando se usa en af.fiz.co o con una clave de acceso al asistente, tratamos:

• (a) las preguntas, las respuestas, los títulos de las conversaciones y las valoraciones y los comentarios que la persona deje sobre las respuestas;
• (b) un identificador aleatorio, guardado en una cookie y en el almacenamiento local del navegador, para que la persona pueda volver a sus conversaciones (sección 14.2(h));
• (c) un código calculado a partir de la dirección IP, para limitar el número de preguntas por hora, por día y por mes y proteger el servicio contra abusos;
• (d) los registros técnicos de las solicitudes, que pueden incluir la dirección IP, el tipo de navegador y el comienzo de la pregunta;
• (e) el correo electrónico, si la persona inició sesión con él en una versión anterior del asistente;
• (f) los parámetros de campaña del enlace de origen, si la persona acepta la categoría «Marketing» (sección 14.4(c));
• (g) si la persona usa una clave de acceso al asistente: el identificador asociado a la clave y el número de preguntas hechas cada mes. El identificador puede ser, por ejemplo, un correo electrónico o un número de teléfono. Si la aplicación conectada envía un identificador de su propio usuario, lo guardamos también con la conversación.

8.6 Cómo funciona el Asesor IA de FIZ. Las preguntas y los comentarios se envían a proveedores de IA, para preparar la respuesta y para clasificar los comentarios. Uno de esos proveedores recibe también las preguntas para comprobar si constituyen un uso abusivo del asistente. En af.fiz.co, las respuestas sobre el IVA o la Seg. Social pueden terminar con un párrafo sobre los servicios del FIZ. Lo elegimos solo en función del tema de la pregunta, sin crear perfiles.

Los proveedores que alojan el asistente y sus respuestas en PDF figuran en la sección 9.2(a). Pedimos a quien usa el asistente que no incluya en las preguntas datos que le identifiquen, como el nombre, el NIF, el IBAN o el número de teléfono. Antes de la primera pregunta, el asistente pide a la persona el consentimiento explícito para tratar los datos sobre su propia salud que decida incluir, por ejemplo su grado de discapacidad (sección 8.8(b)).

Guardamos las conversaciones para seguir respondiendo y para analizar las preguntas más frecuentes y la calidad de las respuestas (sección 4.9). No las usamos para entrenar modelos de IA. La persona puede borrar en el propio asistente cada conversación que aún aparezca en su lista, es decir, hasta 30 días después del último mensaje. Los plazos de conservación figuran en la sección 11.1(p). Bases jurídicas (art. 6.1 del RGPD):

• (a) responder a las preguntas en af.fiz.co o con una clave de acceso al asistente: interés legítimo en prestar el servicio que la persona pide (letra f));
• (b) responder a las preguntas dentro del FIZ: ejecución del contrato (letra b) y sección 4.7);
• (c) limitar las solicitudes, detectar usos abusivos y analizar las preguntas: interés legítimo en proteger y mejorar el servicio (letra f));
• (d) guardar los parámetros de campaña: consentimiento (letra a));

8.7 Entrenamiento de modelos. FIZ no utiliza los datos de los usuarios, incluidos los documentos, los movimientos bancarios y las conversaciones, para entrenar modelos de IA.

8.8 Datos de salud fuera de la preparación del IRS. Los documentos que carga el usuario y los movimientos bancarios pueden mencionar datos de salud. Lo mismo ocurre con los mensajes escritos al soporte, al asistente de IA o al Asesor IA de FIZ (sección 8.5). Por ejemplo, pueden indicar un gasto de salud, un grado de discapacidad o el nombre de una farmacia o de una clínica. En esos casos, se aplican estas reglas:

• (a) uso limitado: los tratamos solo para leerlos, guardarlos, organizarlos y responder a petición de quien los envió. No los usamos para sacar conclusiones sobre la salud de nadie, tampoco cuando analizamos las preguntas hechas al Asesor IA de FIZ (sección 4.9). Las alertas internas de la sección 9.2(g) pueden incluir un extracto de esos mensajes. Conservamos esas alertas hasta 12 meses (sección 11.1(i));
• (b) mensajes a los asistentes: la persona puede incluir datos sobre su propia salud en un mensaje al asistente de IA o al Asesor IA de FIZ. En ese caso, la base jurídica es su consentimiento explícito (art. 9.2.a) del RGPD). Ese consentimiento abarca responder a los mensajes y guardar la conversación y la información que el asistente de IA extraiga de ella (sección 8.1(a)). Abarca también el análisis de las preguntas hechas al Asesor IA de FIZ (sección 4.9). Cada asistente lo pide antes del primer mensaje, en una declaración separada y sin opciones premarcadas. Quien no dé el consentimiento puede usar igualmente los asistentes, sin incluir datos de salud en los mensajes;
• (c) claves de acceso al asistente: las reglas para el tratamiento de datos cuando se utiliza una clave de acceso figuran en las secciones 8.5 y 8.6;
• (d) retirar el consentimiento: la persona puede retirarlo en cualquier momento, con la misma facilidad con que lo dio: en el propio asistente o por correo electrónico a [email protected]. En ese caso, dejamos de tratar esos datos y borramos las conversaciones que los contengan y la información que el asistente de IA haya guardado a partir de ellas (sección 8.1(a));
• (e) gastos de salud en el IRS: solo clasificamos un documento o un movimiento como gasto de salud con el consentimiento explícito previsto en la sección 5.3. Lo mismo se aplica a su uso en la declaración o en la previsión del IRS. Con ese consentimiento, se aplican también las reglas de las secciones 5.1 y 5.4;
• (f) datos de salud de otras personas: el consentimiento de la letra (b) solo abarca los datos de salud de quien escribe. Pedimos que no se incluyan en los mensajes a los asistentes datos de salud de otras personas. En el asistente de IA del FIZ, pueden incluirse los datos del cónyuge o de un dependiente mencionados en la sección 5.1, si existe el consentimiento previsto en la sección 5.3.

9.1 Regla general. No vendemos datos personales. Compartimos datos solo con las entidades y las categorías de entidades indicadas en esta sección y solo en la medida necesaria.

9.2 Proveedores que trabajan para FIZ. Los proveedores de las categorías siguientes tratan datos por cuenta de FIZ, siguiendo nuestras instrucciones y con contratos que les obligan a proteger los datos (art. 28 del RGPD). Las categorías son:

• (a) alojamiento y base de datos: proveedores de alojamiento y de bases de datos; la base de datos principal y los servidores de la aplicación están en la Unión Europea. Estos proveedores alojan también el Asesor IA de FIZ (af.fiz.co), su base de datos y las respuestas que prepara en PDF;
• (b) red y protección: un proveedor de entrega de contenidos y de seguridad de red, que entrega el sitio web y la aplicación y los protege contra ataques;
• (c) correo electrónico y notificaciones: un proveedor de envío de correos electrónicos, que envía los correos electrónicos, incluidos códigos de inicio de sesión, documentos y recordatorios a los clientes del usuario y correos de marketing. Un proveedor de buzones de correo, para el buzón del soporte y para los buzones que reciben documentos reenviados. Sirve también para las direcciones de correo electrónico del FIZ que los usuarios elijan usar para recibir mensajes y códigos de la AT y de la Seg. Social (sección 6.1(a) y (b)). Un proveedor de notificaciones, para las notificaciones push;
• (d) pagos de la suscripción: proveedores de pagos, para los pagos con tarjeta, por adeudo directo SEPA y por MB WAY. Estos también tratan algunos datos como responsables, para cumplir sus propias obligaciones legales (por ejemplo, la prevención del fraude);
• (e) inteligencia artificial: proveedores de IA;
• (f) análisis de uso y errores: una herramienta de análisis de uso recibe los eventos de uso registrados en el servidor (sección 4.9). Recibe también el análisis de uso en la aplicación web, pero solo si el usuario acepta la categoría «Análisis» (sección 14.3). Una herramienta de detección de errores recibe los datos técnicos de los errores (sección 14.3). Google Analytics solo se utiliza en la aplicación web y si el usuario acepta la categoría «Marketing» (sección 14.4);
• (g) herramientas internas: una herramienta de notificaciones internas, para alertas del equipo. Las alertas pueden incluir el nombre de la cuenta, parte del correo electrónico, el asunto y un extracto de un mensaje de soporte. En el Asesor IA de FIZ, pueden incluir el identificador de la persona (o el comienzo del correo electrónico mencionado en la sección 8.5(e)) y la descripción técnica del error.

9.3 Entidades que deciden sobre los datos que reciben. Estas entidades tratan datos como responsables del tratamiento, según sus propias políticas:

• (a) los proveedores de pagos, cuando el usuario recibe pagos de sus clientes, incluso en la verificación de identidad;
• (b) el proveedor de conexión bancaria y los bancos, en la conexión bancaria autorizada por el usuario. Para que ese proveedor cree la cuenta del usuario y realice sus verificaciones de identidad, le enviamos el nombre completo y el correo electrónico de su perfil en el FIZ;
• (c) Meta Platforms Ireland, en la publicidad y la medición de campañas de la aplicación web, con consentimiento. En la recogida y transmisión de datos a través del Meta Pixel y de la API de Conversiones, FIZ y Meta son corresponsables del tratamiento (art. 26 del RGPD). Esto significa que deciden conjuntamente sobre ese tratamiento. FIZ responde de obtener el consentimiento y de informar al usuario, y Meta responde del tratamiento que realiza después de recibir los datos. Lo esencial del acuerdo entre FIZ y Meta lo publica Meta en facebook.com/legal/controller_addendum, y el usuario puede ejercer sus derechos ante FIZ o ante Meta;
• (d) Google, en Google Ads de la aplicación web, con consentimiento. En la recogida y transmisión de datos a Google Ads a través de la etiqueta de Google, FIZ responde de obtener el consentimiento y de informar al usuario. Google responde del tratamiento que realiza después de recibir los datos, según sus propias condiciones. En Google Analytics, Google trata los datos por cuenta de FIZ (sección 9.2(f));
• (e) los servicios de consulta de NIF, de IVA y de CAE (por ejemplo, VIES y SICAE);
• (f) los servicios que el usuario decide conectar con el FIZ: la cuenta externa con la que inicia sesión, los servicios de almacenamiento de archivos, la tienda online, las aplicaciones de mensajería, los asistentes de IA de terceros y las aplicaciones asociadas. Estos servicios se rigen por sus propios términos y políticas de privacidad, que el usuario acepta con ellos.

9.4 Otros destinatarios. También compartimos datos con:

• (a) la AT y la Seg. Social, cuando el FIZ comunica facturas o presenta declaraciones en nombre del usuario;
• (b) las personas que elige el usuario: el contable y los miembros del equipo que invita y los clientes a los que envía documentos;
• (c) tribunales, Ministério Público (la fiscalía portuguesa), autoridades policiales, CNPD y otras autoridades, cuando la ley lo exige;
• (d) asesores jurídicos, auditores y contables de FIZ, sujetos a deber de secreto;
• (e) en caso de venta, fusión o reorganización de FIZ: los posibles compradores, sujetos a deber de confidencialidad, y el comprador o la nueva entidad. El comprador o la nueva entidad pasa a ser responsable del tratamiento. Avisamos al usuario antes de ese cambio.

9.5 Equipo de FIZ. Dentro de FIZ, solo acceden a los datos de una cuenta las personas que lo necesitan para el soporte, la seguridad o el funcionamiento del servicio. Están sujetas a deber de secreto y solo tratan los datos siguiendo las instrucciones de FIZ (arts. 29 y 32.4 del RGPD).

10.1 Dónde están los datos. La base de datos principal y los servidores de la aplicación están en la Unión Europea.

10.2 Garantías. Tratamos los datos de conformidad con el RGPD. Si algún proveedor trata datos personales fuera del EEE, exigimos una de las garantías del RGPD indicadas a continuación. Cualquier persona puede solicitarnos una copia de esas garantías, por correo electrónico a [email protected].

Los servicios que el usuario decide conectar con el FIZ (sección 9.3(f)) reciben los datos por instrucción suya. Sus propias condiciones regulan cómo tratan los datos después de recibirlos, incluidas las transferencias posteriores fuera del EEE. Cuando esos servicios reciben datos de clientes, proveedores o trabajadores del usuario (sección 7), seguimos la instrucción del titular de la cuenta (art. 28.3.a) del RGPD).

En las transferencias de datos personales fuera del EEE que FIZ realice por iniciativa propia, cumplimos los requisitos del capítulo V del RGPD. Estas transferencias cuentan con una de las siguientes garantías (arts. 45 y 46 del RGPD):

• (a) decisión de adecuación de la Comisión Europea: la Comisión ha decidido que el país, o el sistema de certificación al que se ha adherido la empresa, protege los datos como la UE;
• (b) cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión: contratos modelo que obligan a quien recibe los datos a protegerlos como en la UE, con medidas adicionales cuando sean necesarias.

11.1 Plazos. Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para cada finalidad o durante el tiempo que exija la ley:

• (a) datos de la cuenta: mientras exista la cuenta, salvo las conversaciones de la letra (p). Son el perfil, los documentos, las declaraciones, los datos importados, el registro de auditoría y las conversaciones de soporte y de IA. Incluyen también la información que el asistente de IA guarda a partir de esas conversaciones. Una cuenta sin inicio de sesión ni suscripción de pago activa durante 24 meses seguidos puede eliminarse tras dos avisos (sección 4.7 de los Términos y Condiciones);
• (b) después de eliminar la cuenta o de terminar el contrato: si el titular elimina la cuenta, borramos o anonimizamos los datos en un plazo de 30 días. El contrato puede terminar por otro motivo, por ejemplo, si eliminamos la cuenta por inactividad (sección 4.7 de los Términos y Condiciones), por decisión de FIZ, por el fin del servicio o por el cambio a otro proveedor. En ese caso, los datos quedan disponibles para su exportación durante 30 días (sección 4.5 de los Términos y Condiciones). El titular de la cuenta puede pedirnos por escrito, antes de que termine ese plazo, más tiempo para exportar los datos. Si lo hace, ampliamos el plazo hasta la fecha que indique el titular y se la confirmamos por escrito. Terminado el plazo, o el plazo ampliado, borramos o anonimizamos los datos en los 30 días siguientes. En ambos casos, se aplican las excepciones de las letras siguientes. Pedimos también a los proveedores que tratan datos por nuestra cuenta que los borren, en los plazos de sus contratos.

  Importante: la ley obliga a quien emite facturas a conservarlas, junto con los demás registros fiscales, por lo general durante 10 años. Así lo prevén, por ejemplo, el artículo 52 del Código do IVA (código portugués del IVA) y el artículo 123 del Código do IRC (código portugués del impuesto sobre sociedades). Por eso, antes de eliminar la cuenta, el FIZ propone exportar el fichero SAF‑T, y el titular puede exportar también las facturas y los documentos que necesite;

• (c) registros de las declaraciones presentadas o confirmadas a través del FIZ: hasta 2 años después de la presentación, aunque se elimine la cuenta. Si en ese plazo se presenta una solicitud al amparo del Escudo Fiscal, los conservamos hasta que se resuelva. Incluyen la identificación y el correo electrónico del titular de la cuenta, los datos confirmados, quién confirmó y cuándo y, si existe, el justificante de presentación. No incluyen las credenciales. Si el FIZ no ha presentado una declaración confirmada, el plazo se cuenta desde la confirmación.

  Si hemos avisado al titular de la cuenta de un error en una declaración, conforme a la sección 10.10 de los Términos y Condiciones, guardamos también ese aviso. En ese caso, conservamos los registros de esa declaración y el aviso mientras la AT o la Seg. Social puedan imponer una multa por ese error. Los conservamos para cumplir el Escudo Fiscal y defender derechos. Usamos el correo electrónico guardado en estos registros solo para las comunicaciones previstas en la sección 10 de los Términos y Condiciones, incluso después de que se elimine la cuenta. Cuando estos registros incluyan datos de salud o de afiliación sindical (sección 5), los conservamos solo para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones (art. 9.2.f) del RGPD);

• (d) facturas y registros de pago de la suscripción del FIZ: 10 años, por obligación fiscal y contable de FIZ;
• (e) credenciales: hasta que el usuario desconecte la AT o la Seg. Social o elimine la cuenta; las del cónyuge y las del contable, también hasta que estos nos pidan que las borremos (sección 6.5). Las del contable se borran también cuando deja de tener acceso a la cuenta. Las declaraciones ya presentadas ante la AT o la Seg. Social permanecen allí, sin ninguna modificación;
• (f) movimientos bancarios: mientras exista la cuenta. Al desconectar una conexión bancaria, borramos los movimientos importados a través de ella. No es posible desconectar en el FIZ una conexión con movimientos de un período contable ya cerrado; en ese caso, el usuario puede solicitarlo en el chat de soporte del FIZ o por correo electrónico a [email protected]. Los movimientos cargados a partir de extractos siguen en la cuenta mientras esta exista, aunque se borre el archivo del extracto;
• (g) códigos de inicio de sesión enviados por correo electrónico: 10 minutos. La sesión termina tras 30 días sin uso;
• (h) datos de medición de campañas y de entrega de correos electrónicos y de clics en sus enlaces: hasta 12 meses después de su recogida. Los parámetros de campaña guardados con una conversación del Asesor IA de FIZ se borran con esa conversación (letra (p));
• (i) registros técnicos y de errores, incluidas las alertas internas mencionadas en la sección 9.2(g): hasta 12 meses;
• (j) datos de análisis de uso: hasta 12 meses después de su recogida;
• (k) solicitudes de soporte de quien no tiene cuenta: hasta 2 años después del último contacto;
• (l) rechazo de correos de marketing: conservamos el correo electrónico de quien los ha rechazado mientras sea necesario para respetar ese rechazo;
• (m) copias de seguridad: los datos borrados desaparecen de las copias de seguridad en el ciclo normal de rotación, que no supera los 12 meses. Hasta entonces, las copias están protegidas y solo se usan para recuperar el sistema;
• (n) mensajes y códigos recibidos en una dirección de correo electrónico del FIZ que el usuario elija usar ante la AT o la Seg. Social (sección 6.1(a) y (b)): hasta 12 meses desde su recepción. Se usan para completar el inicio de sesión en el portal o para gestionar la conexión. Los códigos de confirmación son válidos solo hasta su primer uso;
• (o) cookies y tecnologías similares: véase la sección 14;
• (p) conversaciones con el Asesor IA de FIZ (secciones 8.5 y 8.6): hasta 12 meses después del último mensaje. Se aplica a las conversaciones en af.fiz.co, desde el FIZ o con una clave de acceso al asistente. Las conversaciones mantenidas desde el FIZ quedan vinculadas a la cuenta solo mediante un identificador de la conversación, que borramos con la cuenta. A partir de ese momento, dejan de estar vinculadas a la cuenta. Como el texto de una pregunta puede seguir identificando a alguien, seguimos tratándolas como datos personales hasta que se borren en el plazo de esta letra. El plazo abarca los comentarios y las copias de las respuestas guardadas por los proveedores.

  Quien usa af.fiz.co puede borrar cada conversación antes: en el propio asistente, hasta 30 días después del último mensaje, y después, previa solicitud (sección 12.3(c)). Los registros de las solicitudes se borran 12 meses después de cada solicitud. El código calculado a partir de la dirección IP y el correo electrónico mencionado en la sección 8.5(e) se borran tras 12 meses sin uso. El identificador asociado a una clave de acceso al asistente se borra 12 meses después de que la clave deje de estar activa;

• (q) datos de verificación de contables y datos de acceso de miembros invitados: mientras la persona tenga acceso a alguna cuenta. En el caso de los contables, son el número de la cédula profesional y las respuestas al cuestionario; en el de los miembros invitados, el nombre, el correo electrónico y la fotografía. Los borramos en los 30 días siguientes al fin del último acceso, salvo que la persona tenga también cuenta propia. La identificación de quien confirmó una declaración se mantiene en los registros de la letra (c), durante el plazo allí indicado;
• (r) datos de empresas obtenidos de fuentes públicas (sección 3.10): los que el usuario guarda en las fichas de clientes y de proveedores siguen la letra (a). La copia que guardamos para validar y completar esos datos se actualiza en cada nueva consulta y se borra 12 meses después de la última consulta;
• (s) registros de consentimiento: quién dio o retiró cada consentimiento, para qué y cuándo. Los conservamos mientras el consentimiento esté vigente y hasta 5 años después de que se retire o de que se elimine la cuenta. Sirven solo para demostrar que el tratamiento fue lícito (art. 7.1 del RGPD). La elección sobre las cookies guardada en el navegador sigue la sección 14.2(e).

11.2 Excepciones. Si hay un litigio, una solicitud al amparo del Escudo Fiscal, una investigación o un requerimiento de una autoridad, podemos conservar los datos necesarios hasta su conclusión.

12.1 Derechos. Los derechos siguientes corresponden al usuario y a cualquier otra persona cuyos datos trata FIZ como responsable del tratamiento. Son ejemplos el cónyuge, los dependientes, los miembros del equipo o quien visita el sitio web. Conforme a los artículos 15 a 22 del RGPD, esas personas tienen derecho a:

• (a) acceso: saber si tratamos sus datos y recibir una copia;
• (b) rectificación: corregir datos erróneos o incompletos. Si el error es del FIZ, lo corregimos. Si el error está en los datos de la AT o de la Seg. Social, puede pedirnos que lo corrijamos o lo señalemos en el FIZ; para que la corrección se mantenga en las importaciones siguientes, debe hacerse también en la AT o en la Seg. Social;
• (c) supresión: pedir que borremos sus datos, salvo cuando la ley nos obligue a conservarlos o sean necesarios para defender derechos;
• (d) limitación: pedir que, en ciertos casos, guardemos los datos sin usarlos para nada más. Por ejemplo, mientras se comprueba si son correctos o si su oposición está justificada, o cuando el tratamiento sea ilícito pero la persona prefiera que no los borremos. También cuando ya no necesitemos los datos, pero la persona los necesite para un proceso;
• (e) portabilidad: recibir los datos que nos ha facilitado en un formato estructurado, de uso común y de lectura mecánica, o pedir que los enviemos a otra entidad, cuando sea técnicamente posible. Siempre que sea posible, usamos un formato abierto (art. 18.2 de la Lei n.º 58/2019). Este derecho abarca los datos que tratamos por medios automatizados sobre la base del consentimiento o del contrato. La exportación prevista en la sección 4.5 de los Términos y Condiciones abarca aún más datos;
• (f) oposición: véase la sección 12.2;
• (g) retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte al tratamiento realizado antes;
• (h) no ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado con efectos jurídicos o significativos (sección 8).

12.2 Derecho de oposición. Cualquiera de las personas mencionadas en la sección 12.1 puede oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, a los tratamientos basados en el interés legítimo. En ese caso, dejamos de realizarlos, salvo que existan motivos legítimos imperiosos que prevalezcan o que el tratamiento sea necesario para defender derechos. También puede oponerse en cualquier momento, sin necesidad de justificarlo, al uso de sus datos para marketing directo, incluida la elaboración de perfiles relacionada con ese marketing.

12.3 Cómo ejercerlos. Los derechos pueden ejercerse así:

• (a) en el propio FIZ: el usuario puede corregir datos del perfil, de clientes y de contrapartes. Puede exportar facturas (SAF‑T y CSV) y documentos y desconectar la AT, la Seg. Social y el banco. También puede revocar el acceso de aplicaciones y de asistentes de IA de terceros (sección 8.4) y rechazar los correos de marketing, en la configuración de la cuenta o mediante el enlace incluido en cada correo. Si es titular de la cuenta, puede eliminar la cuenta en la configuración;
• (b) por el chat o por correo electrónico: para todo lo demás, quien tiene acceso a una cuenta en el FIZ puede escribir en el chat de soporte del FIZ. Cualquier persona puede escribir a [email protected], preferiblemente desde el correo electrónico asociado a la cuenta, si existe. Esto incluye pedir una copia completa de los datos o la eliminación de la cuenta de un miembro invitado;
• (c) en af.fiz.co, sin cuenta: quien usa el asistente sin cuenta puede borrar sus conversaciones en el propio asistente, hasta 30 días después del último mensaje de cada una. Para otras solicitudes sobre esas conversaciones, debe indicarnos datos que permitan encontrarlas, como la fecha y el comienzo de la pregunta. Los necesitamos porque no sabemos a quién pertenecen las conversaciones (art. 11 del RGPD). Antes de mostrar o entregar una conversación, podemos pedir otros datos que confirmen que es suya (sección 12.4).

12.4 Plazo y costes. Respondemos sin dilación indebida y, como máximo, en el plazo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Ese plazo puede prorrogarse otros dos meses si la solicitud es compleja o hay muchas solicitudes; en ese caso, avisamos a quien hizo la solicitud dentro del primer mes y le explicamos el motivo.

El ejercicio de los derechos es gratuito. Si una solicitud es manifiestamente infundada o excesiva, en especial por su carácter repetitivo, podemos cobrar un canon razonable en función de los costes administrativos, o negarnos a atenderla. Si no damos curso a una solicitud, explicamos el motivo en el plazo de un mes e indicamos que es posible presentar una reclamación ante la CNPD o acudir a los tribunales (sección 17). Si tenemos dudas razonables sobre la identidad de quien hace la solicitud, podemos pedir información adicional para confirmarla.

12.5 Clientes y proveedores del usuario. Las personas cuyos datos guarda el usuario en el FIZ (clientes, proveedores, trabajadores) deben dirigir al titular de la cuenta, que es el responsable del tratamiento, las solicitudes sobre esos datos. Si se ponen en contacto con nosotros, trasladamos la solicitud (sección 7). En los casos de la sección 7.4, en los que FIZ es responsable del tratamiento, pueden ejercer sus derechos directamente ante nosotros.

13.1 Correos de servicio. Enviamos siempre los correos necesarios para el servicio, por ejemplo, códigos de inicio de sesión, documentos, facturas de la suscripción y cambios importantes. Mientras exista la cuenta, no es posible rechazarlos. Los recordatorios de plazos, los consejos y las novedades pueden desactivarse en la configuración de la cuenta o mediante el enlace que figura al final de cada uno de esos correos.

13.2 Correos de marketing. A quien ha creado una cuenta en el FIZ, para sí o para su empresa, le enviamos novedades y ofertas sobre productos y servicios del FIZ similares a los que usa. A otras personas, incluidos los miembros del equipo y los contables invitados a una cuenta, solo les enviamos comunicaciones de marketing con su consentimiento previo. El usuario puede rechazar estos correos, de forma gratuita y sencilla:

• (a) en la configuración de la cuenta;
• (b) en cada correo, mediante el enlace para cancelar la suscripción.

13.3 Estado de los correos. El proveedor de envío de correos electrónicos (sección 9.2(c)) nos indica si los correos enviados a través del FIZ se han entregado y en qué enlaces se ha hecho clic. Usamos esta información para mostrar el estado de esos correos, incluidos los documentos y recordatorios que el usuario envía a sus clientes, y para saber si nuestros avisos llegan. Base jurídica: en cuanto a los correos que el usuario envía a sus clientes, FIZ actúa como encargado del tratamiento, según las instrucciones del titular de la cuenta (sección 7); en cuanto a los correos de FIZ, interés legítimo en saber si las comunicaciones llegan (art. 6.1.f) del RGPD). Los plazos de conservación figuran en la sección 11.1(h).

14.1 Qué son. Las cookies son pequeños archivos que un sitio web guarda en el navegador. Las tecnologías similares incluyen el almacenamiento del navegador (localStorage y sessionStorage), los píxeles y los identificadores del dispositivo en las aplicaciones móviles. Conforme al artículo 5 de la Lei n.º 41/2004, solo usamos sin consentimiento las tecnologías estrictamente necesarias para prestar el servicio que pide el usuario.

14.2 Necesarias. Funcionan siempre, sin consentimiento:

• (a) en el sitio web, fiz‑lang (almacenamiento local): guarda el idioma elegido, hasta que el usuario lo cambie o borre los datos del navegador;
• (b) en la aplicación web, __Host‑fz‑session: mantiene la sesión iniciada de forma segura, hasta 400 días; la sesión termina antes si no se usa durante 30 días;
• (c) en la aplicación web, __Host‑fz‑signed‑in: indica que hay una sesión iniciada, hasta 400 días;
• (d) en la aplicación, almacenamiento del navegador (localStorage y sessionStorage) con la cuenta activa, el idioma, el país y las preferencias de pantalla. En las aplicaciones móviles e integraciones, guarda también el identificador de la sesión. Guarda además datos temporales del registro, por ejemplo, el plan elegido o los datos que rellenan el registro de quien llega desde un documento recibido (sección 4.12);
• (e) el registro de la elección del usuario sobre las cookies (en el sitio web, fiz‑consent, en almacenamiento local), que es válido durante 12 meses;
• (f) en las aplicaciones móviles, el identificador para notificaciones push, si el usuario las autoriza en el dispositivo;
• (g) cuando la aplicación muestra el formulario de pago con tarjeta, las cookies que usa el proveedor de pagos para prevenir el fraude (por ejemplo, una que dura hasta 1 año y otra que dura 30 minutos). Se incluyen también las cookies de seguridad que el proveedor de red y protección (sección 9.2(b)) puede usar para proteger el sitio web y la aplicación contra ataques automatizados;
• (h) en af.fiz.co: anon_id (cookie, hasta 1 año) y fiz_user_id (almacenamiento local), con el identificador aleatorio que permite a la persona volver a sus conversaciones. También fiz‑ai‑ui‑language (almacenamiento local), con el idioma elegido (sección 8.5);
• (i) el código de invitación (?ref=) del enlace que siguió el usuario. Sirve para que el usuario reciba la ventaja de la invitación (sección 4.12). El sitio web solo guarda códigos con el formato de una invitación del FIZ. Añade el código a los enlaces de registro y de inicio de sesión de app.fiz.co y lo guarda durante la visita en fiz:ref:v1 (sessionStorage), que se borra al cerrar la pestaña. Las páginas del sitio web anterior guardaban el mismo código en fiz_ref (almacenamiento local, válido durante 90 días; después se borra en la siguiente visita), que el sitio web usa cuando la visita actual no tiene código. En la aplicación, el código queda guardado en el navegador hasta que el usuario complete el registro.

14.3 Análisis. Solo funcionan si el usuario acepta la categoría «Análisis»: el análisis de uso en la aplicación web, para que entendamos cómo se usan las funciones. La herramienta de análisis de uso guarda en el navegador un identificador (en cookie y en almacenamiento local, hasta 12 meses) y asocia los eventos a la cuenta.

La detección de errores no forma parte de esta categoría y funciona siempre. No guarda nada en el navegador. Envía solo los datos técnicos del error, con el identificador y el correo electrónico de la cuenta, para que corrijamos los fallos (sección 4.8). Google Analytics forma parte de la categoría «Marketing» (sección 14.4). Rechazar la categoría «Análisis» no impide el registro, en el servidor, de los eventos de uso asociados a la cuenta descritos en la sección 4.9, a los que el usuario puede oponerse (sección 12.2).

14.4 Marketing. En el blog del FIZ (blog.fiz.co), las tecnologías de medición son las indicadas en el aviso de cookies del propio blog. En los demás sitios web y aplicaciones a los que se aplica esta política (sección 1.3), solo funcionan si el usuario acepta la categoría «Marketing»:

• (a) en la aplicación web, etiqueta de Google (Google Ads y Google Analytics), con cookies como _ga (hasta 12 meses) y _gcl_au (90 días), para medir visitas y conversiones de anuncios;
• (b) en la aplicación web, Meta Pixel, con las cookies _fbp y _fbc (90 días), para medir anuncios en Facebook e Instagram. Con el mismo consentimiento, enviamos a Meta, mediante la API de Conversiones, los datos indicados en la sección 4.10;
• (c) medición propia de campañas: en el sitio web, fiz:attribution:v1 (sessionStorage) guarda durante la visita los parámetros de campaña del enlace de origen, por ejemplo, utm_source o gclid. Se borra al cerrar la pestaña. Esos parámetros se transmiten en el enlace cuando el usuario abre la aplicación web o el Asesor IA de FIZ, en af.fiz.co. En af.fiz.co, fiz‑ai‑attribution (sessionStorage) hace lo mismo, y los parámetros quedan guardados con el primer mensaje de la conversación (sección 8.5). En la aplicación web, guardamos también el origen de la visita y características del dispositivo (sección 3.9).

14.5 Cómo gestionarlas. En la primera visita, pedimos al usuario que elija: aceptar, rechazar o elegir por categoría. Rechazar es tan sencillo como aceptar. El usuario puede cambiar su elección en cualquier momento, mediante el botón «Configuración de cookies», en el pie de página del sitio web, de la aplicación y de af.fiz.co. También puede borrar las cookies en la configuración del navegador. La elección es válida durante 12 meses. Pasado ese plazo, o si cambiamos las categorías, volvemos a preguntar. El sitio web, la aplicación web y af.fiz.co guardan cada uno su propia elección. Una elección hecha en uno de ellos no se aplica en los demás. Las categorías son:

• (a) en la aplicación web: «Necesarias», «Análisis» y «Marketing»; en las aplicaciones móviles no hay que elegir, porque no usan tecnologías de análisis ni de marketing de terceros (sección 14.6);
• (b) en el sitio web: solo «Necesarias» y «Marketing». El sitio web no usa herramientas de análisis, y la categoría «Marketing» abarca allí solo la medición propia de campañas (sección 14.4(c));
• (c) en af.fiz.co: las mismas dos categorías que el sitio web, en un aviso propio;
• (d) en help.fiz.co y en api.fiz.co: solo «Necesarias». Estos sitios no usan tecnologías de análisis ni de marketing, por lo que no piden ninguna elección;
• (e) en blog.fiz.co: las categorías indicadas en el aviso de cookies del propio blog (sección 14.4).

14.6 Aplicaciones móviles. En las aplicaciones móviles, no usamos herramientas de análisis ni de marketing de terceros. Las tecnologías necesarias de la sección 14.2 funcionan siempre.

15.1 Medidas. Protegemos los datos con medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo (art. 32 del RGPD), entre ellas:

• (a) conexiones cifradas (HTTPS);
• (b) credenciales de la AT y de la Seg. Social guardadas cifradas (sección 6);
• (c) datos guardados cifrados por los proveedores de alojamiento;
• (d) acceso a las cuentas mediante permisos y registro de las acciones relevantes;
• (e) acceso restringido del equipo de FIZ, con deber de secreto.

15.2 Violaciones de la seguridad de los datos. Si se produce una violación de la seguridad de los datos personales, la notificamos a la CNPD cuando la ley lo exige (art. 33 del RGPD). Lo hacemos sin dilación indebida y, siempre que sea posible, en un plazo máximo de 72 horas desde que tengamos conocimiento de ella. Si existe un alto riesgo para los derechos de las personas afectadas, las informamos sin dilación (art. 34 del RGPD).

15.3 El papel del usuario. La seguridad de la cuenta depende también del correo electrónico o de la cuenta externa que el usuario usa para entrar en el FIZ. En la configuración, quien gestiona la cuenta elige los permisos de cada miembro del equipo y puede retirar un acceso en cualquier momento.

16.1 Para crear una cuenta en el FIZ, hay que tener 18 años o más. Podemos tratar datos de menores cuando el usuario los introduce en el FIZ, sobre todo los de los dependientes para la declaración del IRS, indicados por los padres o por el representante legal. Si sabemos que un menor ha creado una cuenta, la cerramos y borramos los datos, conforme a la sección 11. Antes de hacerlo, damos al representante legal la posibilidad de exportar los documentos que la ley obliga a conservar. El Asesor IA de FIZ en af.fiz.co puede usarse sin cuenta, pero también está destinado solo a mayores de 18 años. Si sabemos que un menor ha mantenido una conversación con el asistente, la borramos.

17.1 Quien considere que tratamos sus datos infringiendo la ley puede presentar una reclamación, en cualquier momento, ante la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200‑651 Lisboa, www.cnpd.pt, o ante la autoridad de control del Estado del EEE en el que resida, en el que trabaje o en el que se haya producido la supuesta infracción (en España, la Agencia Española de Protección de Datos). También puede acudir a los tribunales.

17.2 Le agradecemos que se ponga primero en contacto con nosotros, por el chat de soporte del FIZ o por correo electrónico a [email protected], para intentar resolver la cuestión.

18.1 Podemos modificar esta política, por ejemplo, cuando cambiemos el FIZ o los proveedores, o cuando cambie la ley. La fecha de la versión vigente figura en la parte superior de la página. Esta versión se aplica desde el 5 de octubre de 2026 y sustituye a la política del 18 de septiembre de 2024. Quienes ya tenían cuenta reciben por correo electrónico un resumen de los principales cambios. Los nuevos fines de esta versión para los datos que el titular de la cuenta guarda en el FIZ se aplican a quien ya tenía cuenta solo a partir de la fecha indicada en ese correo. Esa fecha es la prevista en la sección 1.3(b) de los Términos y Condiciones, al menos 30 días después del envío de ese correo.

18.2 Si un cambio futuro es importante, avisamos al usuario por correo electrónico o en la aplicación antes de que entre en vigor. Un cambio puede ampliar los fines para los que tratamos los datos que el titular de la cuenta guarda en el FIZ. En ese caso, solo se aplica al titular de la cuenta con el aviso previo de 30 días y los derechos de las secciones 1.4 y 8.1 de los Términos y Condiciones. Cuando la ley lo exija, pedimos un nuevo consentimiento. Las versiones anteriores pueden solicitarse en el chat de soporte del FIZ o escribiendo a [email protected].

18.3 El cambio de proveedores que traten datos de clientes, proveedores o trabajadores del usuario sigue también el aviso previo de 30 días previsto en la sección 7.2.

18.4 Esta política está disponible en varios idiomas. En caso de divergencia, prevalece la versión portuguesa, salvo que la versión en el idioma en que la persona la leyó le resulte más favorable.